Angebotsschreiben mit KI erstellen: Vorlage zum Anpassen

Das Problem

Eine Anfrage trifft ein: Die Kundin will eine Offerte, am liebsten gestern. Sie wissen, was Sie leisten können, aber der Text fehlt. Die alte Offerte als Vorlage enthält veraltete Preise, einen fremden Kundennamen oder Leistungen, die diesmal nicht gelten.

Ein unklares Angebot ist riskant. Fehlt die Gültigkeitsdauer, bleibt der Preis offen. Fehlen Ausschlüsse, erwartet die Kundin mehr, als Sie liefern wollten. Und ein Tippfehler im Preis kann teuer werden.

Eine KI (ein Programm, das Text versteht und erzeugt) kann Ihre Stichworte in ein sauberes Angebotsschreiben verwandeln. Inhalt und Zahlen bleiben Ihre Verantwortung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anfrage verstehen: Lesen Sie die Anfrage noch einmal. Was genau wünscht die Kundin? Fehlt etwas? Klären Sie Unklarheiten zuerst, am besten schriftlich.
2. Leistung festlegen: Notieren Sie in Stichworten, was Sie liefern, was nicht dazugehört und bis wann.
3. Preis kalkulieren: Rechnen Sie den Preis selbst, in Excel oder auf Papier. Geben Sie an, ob die Beträge inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer gelten.
4. Bedingungen festlegen: Gültigkeitsdauer, Zahlungsfrist, Liefer- oder Ausführungstermin, Annahme der Offerte, allfällige Anzahlung.
5. Platzhalter statt Kundendaten: Verwenden Sie beim Chat Platzhalter wie [Kundin]. Namen und Adresse tragen Sie später selbst ein.
6. Entwurf erstellen lassen: Geben Sie die Angaben mit der Vorlage unten in die KI.
7. Entwurf prüfen: Vergleichen Sie jede Zahl und jede Leistung mit Ihrer Kalkulation. Streichen Sie Zusagen, die Sie nicht machen wollen. Ausschlüsse können Sie mit Ausschlüsse in Offerten formulieren präzisieren.
8. Vollständigkeit kontrollieren: Eine Checkliste bietet Offerte auf Vollständigkeit prüfen. Dann in Ihre Firmenvorlage übertragen und versenden.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe den Text eines Angebotsschreibens auf Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie», sachlich-freundlich.
Anlass: Anfrage von [Kundin] vom [Datum] zu [Thema]
Leistungen (nur diese verwenden): [Liste der Leistungen]
Nicht enthalten: [Ausschlüsse]
Preis: [Betrag in CHF], [exkl./inkl.] Mehrwertsteuer, Zahlungsfrist [Tage]
Termin: [Ausführung oder Lieferung]
Gültigkeit der Offerte: bis [Datum]
Struktur: kurzer Einstieg mit Bezug zur Anfrage, Leistungsbeschreibung als Aufzählung, Preis, Bedingungen, Hinweis auf die Annahme (z. B. Rückmeldung bis zum Datum), Schlussformel.
Erfinde keine Leistungen, Preise oder Garantien. Fehlende Angaben markierst du mit [ergänzen].

Passen Sie Anlass, Leistungen und Bedingungen an; lassen Sie die Zeile «Erfinde keine Leistungen» unverändert.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Wirkung: Eine Offerte ist ein Vertragsangebot. Nach Schweizer Obligationenrecht bindet sich, wer ein Angebot mit Frist macht, für diese Frist. Nennen Sie deshalb Gültigkeit und Vorbehalte klar. Details prüfen Sie im Einzelfall, die Grundlage ist das Obligationenrecht (siehe Quelle).
• Zahlen von Ihnen: Die KI darf keine Preise und Rabatte erfinden. Rechnen Sie selbst und prüfen Sie die Summe.
• Zusagen: KI-Texte versprechen gern «höchste Qualität» oder «schnelle Lieferung». Streichen Sie, was Sie nicht belegen oder halten können.
• Vertrauliches: Interne Kalkulation, Margen und Kundendaten gehören nicht in den Chat. Geben Sie nur die Angaben ein, die im Angebot stehen sollen.
• Letzte Prüfung: Lesen Sie das Angebot, als wären Sie die Kundin: Verständlich? Vollständig? Fair?
• Varianten anbieten: Wenn Sie zwei Preisstufen anbieten, etwa Standard und erweitert, stellen Sie diese in einer Tabelle gegenüber. Die KI kann das Layout vorschlagen, die Beträge kommen von Ihnen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine selbstständige Grafikerin in Zürich erhält die Anfrage eines Gewerbebetriebs für ein neues Logo und zwei Visitenkartenvarianten. Bisher schrieb sie jede Offerte von Grund auf neu und brauchte dafür eine Stunde.

Vorher: Eine Offerte enthielt aus Versehen die Preise eines früheren Kunden, die Gültigkeit fehlte ganz.

Nachher: Sie kalkuliert in Excel, nennt der KI Leistungen, Ausschlüsse (keine Druckkosten, keine Textarbeit), den Preis exklusive Mehrwertsteuer und die Gültigkeit von 30 Tagen. Die KI liefert einen sauberen Entwurf. Die Grafikerin streicht einen Satz mit «unbegrenzten Korrekturschleifen», legt stattdessen zwei Korrekturrunden fest, prüft die Zahlen und sendet das Angebot nach 15 Minuten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Verkaufs- und Kundenkommunikation mit KI unterstützen möchte, findet bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Vertrieb, Kundenservice und Bürokommunikation. Dazu zählen die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten und Excel für Zahlen.

Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten Sie, der Abschluss ist verifizierbar. Wenn nach der Offerte keine Antwort kommt, hilft Nach einem Angebot nachfassen.

Häufige Fragen

Wie lange soll eine Offerte gültig sein?

Das richtet sich nach Branche und Preisschwankung. Üblich sind einige Wochen. Wichtig ist, dass ein Datum oder eine Dauer klar im Angebot steht.

Muss die Mehrwertsteuer im Angebot stehen?

Sie sollten klar angeben, ob Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer gelten. Je nach Kundschaft, etwa Privatpersonen oder Firmen, sind andere Darstellungen üblich. Ihre Treuhandstelle gibt Auskunft.

Darf ich bestehende Offerten als Vorlage für die KI verwenden?

Ja, wenn Sie Kundendaten und Preise entfernen oder durch Platzhalter ersetzen. Die Struktur kann der KI als Muster dienen. Kontrollieren Sie, dass nichts Fremdes im Text bleibt.

Soll ich Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) mitschicken?

Wenn Sie AGB verwenden, verweisen Sie im Angebot ausdrücklich darauf und legen sie bei. Zur Formulierung von AGB lassen Sie sich fachlich beraten, KI-Entwürfe sind dafür nicht ausreichend.

Wie gehe ich mit Änderungswünschen nach der Offerte um?

Halten Sie Änderungen schriftlich fest und erstellen Sie bei grösseren Abweichungen ein neues Angebot mit neuem Datum. So bleibt klar, welche Version gilt.