Kundenanfragen mit KI prüfen: Passt der Auftrag zu mir?

Das Problem

Eine neue Anfrage trifft ein: «Können Sie mir bei meiner Website helfen? Bis wann und was kostet das?» Mehr steht nicht da. Nun müssen Sie herausfinden, was die Person wirklich will, ob Sie dafür die richtige Anbieterin sind und ob sich der Aufwand lohnt.

Viele Selbstständige und kleine Betriebe antworten sofort mit einer Offerte oder umgekehrt zu spät mit einer Absage. Dazwischen liegen Telefonate, Nachfragen und viel unbezahlte Zeit. Und es passiert, dass man Aufträge annimmt, die man nicht liefern kann.

Eine KI (ein Programm, das Texte versteht und schreibt) kann Anfragen schnell analysieren: Was ist klar, was fehlt, was sollten Sie nachfragen? Sie hilft beim Sortieren. Ob Sie den Auftrag wollen, ist Ihre Entscheidung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Eigene Kriterien festlegen: Schreiben Sie auf, welche Aufträge zu Ihnen passen: Art, Grösse, Region, Mindestbudget, Zeitrahmen, Branche. Das ist Ihr Massstab.
2. Anfrage bereinigen: Entfernen Sie Namen, Telefonnummern und private Angaben aus der Mail, bevor Sie sie in ein KI-Werkzeug einfügen.
3. Analyse anfordern: Fügen Sie die Anfrage und Ihre Kriterien in die Vorlage unten ein.
4. Lücken erkennen: Die KI listet auf, was klar ist und was fehlt, zum Beispiel Umfang, Termin, Budget, Entscheidungsperson, Ausgangslage.
5. Rückfragen auswählen: Wählen Sie die drei bis fünf wichtigsten Fragen aus und lassen Sie sie freundlich formulieren.
6. Ersteinschätzung vornehmen: Prüfen Sie selbst, ob der Auftrag fachlich und zeitlich zu Ihnen passt. Die KI liefert nur Hinweise.
7. Antwort senden: Schicken Sie die Rückfragen innerhalb eines Arbeitstags. Schnelle Reaktion zählt mehr als perfekte Formulierung.
8. Ablehnen, wenn es nicht passt: Eine höfliche Absage mit Hinweis auf geeignete Stellen ist besser als ein unpassender Auftrag.
9. Muster erkennen: Sammeln Sie Anfragen und Ergebnisse. So sehen Sie, welche Anfragen sich lohnen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt mich bei der Prüfung einer Kundenanfrage. Ich bin [Beruf, Angebot] in der Schweiz. Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».
Meine Kriterien für passende Aufträge: [Art, Mindestumfang, Region, Zeitrahmen, Ausschlüsse]
Die Anfrage (bereinigt): [Text der Anfrage]
Aufgabe: 1. Fasse in drei Sätzen zusammen, was die Person will. 2. Liste auf, welche wichtigen Angaben fehlen. 3. Formuliere höchstens fünf freundliche Rückfragen. 4. Nenne Hinweise, die für oder gegen einen Auftrag sprechen, bezogen auf meine Kriterien. 5. Schreibe einen Antwortentwurf mit den Rückfragen, ohne Preise zu nennen.
Triff keine Entscheidung für mich, erfinde keine Angaben zur Person und nenne keine Preise.

Setzen Sie Ihre Kriterien und die bereinigte Anfrage ein. Streichen Sie im Antwortentwurf, was nicht zu Ihrem Stil passt.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Anfragen enthalten Personendaten. Entfernen Sie Namen, Adressen und Telefonnummern, bevor Sie Texte in KI-Werkzeuge geben.
• Keine automatische Ablehnung: Eine KI sollte nicht allein entscheiden, wer eine Absage erhält. Gefilterte Anfragen können zu Unrecht ausgeschlossen werden.
• Fehlende Fakten nicht ergänzen: Die KI darf nicht raten, was die Person «wahrscheinlich» meint. Fragen Sie nach.
• Schlechtes Bauchgefühl ernst nehmen: Wenn etwas komisch wirkt, etwa Druck, unrealistische Fristen oder Vorauszahlungswünsche an unbekannte Stellen, prüfen Sie genauer. Gerade bei unbekannten Absendern gibt es Betrugsversuche.
• Schnell und freundlich: Auch Absagen sollten höflich sein. Kunden erinnern sich daran.
• Aufbewahrung: Löschen Sie Anfragen, die Sie nicht mehr benötigen, im Rahmen Ihrer üblichen Abläufe.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Grafikerin in Olten erhält die Anfrage: «Ich brauche ein Logo und eine Website, schnell und günstig.» Früher hätte sie sofort eine Offerte geschrieben.

Vorher: Sie schickt eine Pauschale, die Kundin ist enttäuscht, weil sie mehr erwartet hat. Die Zusammenarbeit endet mit Streit um Korrekturschlaufen.

Nachher: Sie lässt die Anfrage prüfen. Die KI zeigt: Es fehlen Budget, Zeitrahmen, Anzahl Seiten, vorhandene Inhalte und Entscheidungsperson. Fünf Rückfragen gehen noch am gleichen Tag raus. Die Antworten zeigen, dass das Budget für ein Logo reicht, nicht aber für die Website. Sie bietet das Logo an und verweist für die Website an eine Kollegin.

Im Beispiel hat die Grafikerin am Ende weniger Aufträge angenommen, aber die richtigen. Das spart Nerven und Zeit.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit die KI bei solchen Aufgaben brauchbare Ergebnisse liefert, braucht es klare Aufträge. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen und Ihre Prompts zu überarbeiten. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess gehört zu den Kursinhalten. Zum Weiterlesen: Bedarfsanalyse: Kunden richtig fragen.

Häufige Fragen

Wie schnell sollte ich auf eine Anfrage antworten?

Wenn möglich innerhalb eines Arbeitstags. Auch eine kurze Antwort mit Rückfragen zeigt Interesse und Verlässlichkeit.

Darf ich Anfragen automatisch von einer KI beantworten lassen?

Technisch ist das möglich, bei Aufträgen aber heikel. Eine automatische Antwort kann Erwartungen wecken, die Sie nicht erfüllen. Besser ist ein Entwurf, den Sie prüfen und senden.

Soll ich bei jeder Anfrage eine Offerte schreiben?

Nicht unbedingt. Erst klären, dann offerieren. Bei unklaren Anfragen kostet eine voreilige Offerte viel Zeit und führt oft zu nichts.

Wie lasse ich Anfragen sortieren, wenn ich viele erhalte?

Hilfreich sind klare Kriterien und eine feste Reihenfolge. Mehr dazu in Kundenanfragen mit KI vorsortieren.