Ausschreibungsunterlagen als Elektroplaner mit KI sichten

Das Problem

Eine Ausschreibung trifft ein: 80 Seiten Projektbeschrieb, Anhänge, Leistungsverzeichnis, Vertragsbedingungen, Pläne, Fristen. Als Elektroplanerin oder Elektroplaner müssen Sie in kurzer Zeit entscheiden, ob Sie anbieten, was Sie anbieten und was verlangt wird. Wichtige Anforderungen stehen verstreut, manche in Fussnoten, andere widersprechen sich.

Wer etwas übersieht, riskiert ein unvollständiges Angebot, falsche Annahmen in der Kalkulation oder im schlimmsten Fall den Ausschluss. Gleichzeitig ist die Zeit knapp, und das gründliche Lesen aller Dokumente kostet Stunden.

KI kann die erste Sichtung beschleunigen: Anforderungen ausziehen, nach Themen sortieren, offene Fragen und Widersprüche markieren. Sie ersetzt das genaue Lesen nicht. Gerade bei Fristen, Formvorschriften und Eignungskriterien ist das Original massgebend. Die KI ist dann ein Wegweiser, der Ihnen zeigt, wo Sie genau hinschauen müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie, ob Sie die Unterlagen verwenden dürfen. Ausschreibungen können vertrauliche Angaben enthalten. Klären Sie, ob die Unterlagen öffentlich sind (zum Beispiel auf der Plattform simap.ch bei öffentlichen Beschaffungen) und ob Ihr KI-Werkzeug freigegeben ist.

1. Lesen Sie zuerst die Eckdaten selbst. Auftraggeber, Objekt, Abgabefrist, Verfahrensart, Zuschlagskriterien. Diese Angaben nehmen Sie immer direkt aus dem Original.

1. Teilen Sie die Unterlagen auf. Legen Sie einzelne Dokumente (Projektbeschrieb, Leistungsverzeichnis, Bedingungen) getrennt vor. Das verbessert die Ergebnisse und die Zuordnung der Fundstellen.

1. Lassen Sie eine Anforderungsliste erstellen. Mit der Vorlage unten: Anforderung, Fundstelle (Dokument, Seite oder Abschnitt), Art (technisch, organisatorisch, Nachweis, Termin), Pflicht oder Wunsch.

1. Lassen Sie Widersprüche und Lücken suchen. Wo widersprechen sich Dokumente? Welche Angaben fehlen für eine Offerte? Daraus entstehen Fragen an die Ausschreibende, soweit das Verfahren Rückfragen vorsieht.

1. Prüfen Sie jede Fundstelle. Öffnen Sie die genannte Seite und vergleichen Sie. Streichen Sie jeden Eintrag, den Sie nicht im Original finden.

1. Ergänzen Sie mit Ihrem Fachwissen. Normen, Schnittstellen zu anderen Gewerken und praktische Risiken erkennen Sie als Fachperson. Hilfreich sind Datenblätter vergleichen und Berechnungen prüfen.

1. Entscheiden Sie über das Angebot. Mit Anforderungsliste, offenen Fragen und Aufwandsschätzung entscheiden Sie, ob und wie Sie anbieten.

1. Behalten Sie die Liste im Projekt. Sie dient später als Grundlage für Planung und Abnahme.

Anforderungsliste, Beispiel

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistent für die Sichtung von Ausschreibungsunterlagen
eines Schweizer Elektroplanungsbüros.
Lies das folgende Dokument [Name, z. B. Projektbeschrieb] und
erstelle eine Tabelle: Nr. | Anforderung (knapp, in meinen Worten) |
Fundstelle (Seite/Abschnitt) | Art (technisch / organisatorisch /
Nachweis / Termin / kommerziell) | Pflicht oder Wunsch (laut Text).
Liste danach getrennt auf: (1) Widersprüche innerhalb des
Dokuments, (2) Angaben, die für eine Offerte fehlen, (3) Fragen,
die wir der Ausschreibenden stellen könnten.
Nenne keine Fristen, Zuschlagskriterien oder Eignungsanforderungen,
sondern verweise darauf, dass diese im Original zu prüfen sind.
Erfinde nichts, und schreibe «Fundstelle unklar», wenn du die Stelle
nicht benennen kannst.
Dokument: [Text einfügen]

Passen Sie die Dokumentart an und arbeiten Sie dokumentweise. Die Fundstellen sind Hinweise, die Sie kontrollieren müssen.

Worauf Sie achten müssen

• Fristen und Formvorschriften: Diese können über Ausschluss entscheiden. Entnehmen Sie sie dem Original und halten Sie sie selbst im Kalender fest. Verfahrensregeln bei öffentlichen Beschaffungen richten sich nach den jeweiligen Vorgaben, Fragen dazu klärt eine Fachperson.
• Vollständigkeit: Die KI kann Anforderungen übersehen oder zusammenfassen, die wichtig sind. Lesen Sie kritische Teile selbst.
• Normen und Zahlen: Technische Angaben und Normbezüge prüfen Sie am Dokument und an der Norm, nicht an der KI-Antwort.
• Vertraulichkeit: Nicht öffentliche Unterlagen gehören nur in freigegebene Werkzeuge.
• Rückfragen: Stellen Sie Fragen im vorgesehenen Verfahren und halten Sie sich an Fristen und Kanäle.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektroplanungsbüro in Baden erhält die Ausschreibung für ein Schulhaus mit Photovoltaik, Notlicht und Gebäudeautomation. Der Leiter hat zwei Tage Zeit, um zu entscheiden.

Er teilt die 90 Seiten in Dokumente auf und lässt je eine Anforderungsliste erstellen. Die KI findet 64 Anforderungen und markiert drei Widersprüche, etwa zwischen Projektbeschrieb und Leistungsverzeichnis bei der Notlichtanlage. Der Leiter prüft jede markierte Stelle, bestätigt zwei Widersprüche und streicht einen Eintrag, den es im Dokument nicht gibt.

Die Fragen an die Ausschreibende gehen fristgerecht ein. Das Büro entscheidet mit klarer Grundlage, anzubieten.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, KI klar zu beauftragen: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, komplexe Aufgaben schrittweise bearbeiten, Prompts überarbeiten und Ergebnisse prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, etwa für die Sichtung von Unterlagen.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse, mit Zertifikat. Beratung zu Vergaberecht oder Elektronormen gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Kann die KI entscheiden, ob wir anbieten sollen?

Nein. Sie kann Anforderungen sichtbar machen, die Entscheidung hängt von Kapazität, Risiko, Marge und Strategie ab. Das bleibt bei Ihnen.

Wie lange dürfen die Unterlagen sein?

Sehr lange Dokumente sollten Sie in Teile aufteilen. Werkzeuge haben Grenzen, und Ergebnisse werden bei grossen Mengen ungenauer. Gehen Sie kapitelweise vor.

Hilft das auch beim Leistungsverzeichnis?

Ja, ähnlich. Lesen Sie dazu Leistungsverzeichnis prüfen. Positionen und Mengen prüfen Sie dabei fachlich selbst.

Was ist mit Normen in der Ausschreibung?

Normbezüge prüfen Sie an der aktuellen Norm. Eine KI kann Norminhalte falsch wiedergeben, siehe Normen und KI im Elektrogewerbe.