KI-Regeln für das Praxisteam: Vorlage zum Anpassen

Das Problem

In Ihrer Praxis nutzt jede Mitarbeiterin KI auf ihre Weise. Die eine lässt sich Mails formulieren, die andere fasst Berichte zusammen, der Assistenzarzt probiert ein Übersetzungsprogramm aus. Niemand weiss genau, wer was nutzt und welche Daten dabei eingegeben werden. Bis zu dem Tag, an dem jemand sagt: «Ich habe gestern einen Brief mit dem Namen eines Patienten in ChatGPT eingefügt.»

In einer Arztpraxis ist das ein ernstes Thema. Patientendaten sind Gesundheitsdaten, also besonders schützenswerte Personendaten, und das Praxisteam unterliegt in der Regel dem Berufsgeheimnis. Ein unbedachter Klick kann weitreichende Folgen haben, rechtlich und für das Vertrauen der Patientinnen.

Die Lösung sind klare Regeln, die alle kennen. Sie müssen nicht lang sein. Eine Seite mit den wichtigsten Punkten genügt, wenn sie verständlich ist und gelebt wird. Eine KI kann beim Entwurf helfen, die Verantwortung für den Inhalt bleibt aber bei der Praxisleitung. Diese Seite zeigt, was hineingehört, und gibt eine Vorlage.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ist-Zustand erheben. Fragen Sie im Team, wer welche KI-Werkzeuge nutzt und wofür. Ohne Vorwurf, mit dem Ziel, den Überblick zu gewinnen.

1. Risiken benennen. Wo könnten Patientendaten in ein Werkzeug gelangen? Bei Briefen, Berichten, Terminen, Übersetzungen, Telefonnotizen?

1. Grundsätze festlegen. Entscheiden Sie: Welche Daten sind nie erlaubt, welche Aufgaben sind erlaubt, welche Werkzeuge sind freigegeben?

1. Entwurf mit KI erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten und lassen Sie sich einen Regelentwurf geben, ohne echte Daten.

1. Rechtlich prüfen lassen. Besprechen Sie den Entwurf mit Datenschutzberatung oder Rechtsberatung. Berufsgeheimnis und Datenschutz verlangen eine fachliche Prüfung.

1. Im Team besprechen. Erklären Sie die Gründe, nicht nur die Verbote. Regeln, die verstanden werden, werden eher befolgt.

1. Freigabe und Schulung. Die Praxisleitung gibt die Regel frei, alle bestätigen die Kenntnisnahme, und das Team wird geschult.

1. Regelmässig überprüfen. Besprechen Sie die Regeln mindestens einmal jährlich und bei Änderungen, zum Beispiel bei neuen Werkzeugen oder Vorfällen.

Vorlage zum Kopieren

Ich leite eine Arztpraxis in der Schweiz mit etwa [Zahl] Mitarbeitenden. Hilf mir, eine einseitige KI-Regel für das Praxisteam zu entwerfen, die ich danach mit unserer Datenschutzberatung prüfe.

Erstelle einen Entwurf in einfacher Sprache mit diesen Abschnitten:
1. Zweck der Regel
2. Was ist erlaubt (z. B. allgemeine Texte ohne Personenbezug, Vorlagen, Sprachhilfe mit erfundenen Beispielen)
3. Was ist nie erlaubt (z. B. Patientendaten, Befunde, Namen, Terminlisten, Fotos, Aufnahmen von Gesprächen in nicht freigegebene Werkzeuge)
4. Freigegebene Werkzeuge: [Platzhalter, wird von der Praxisleitung ausgefüllt]
5. Prüfpflicht: Wer prüft KI-Ergebnisse, bevor sie an Patienten oder Dritte gehen
6. Verantwortlichkeiten (Praxisleitung, Datenschutzverantwortliche, Team)
7. Was tun bei Fehlern oder versehentlicher Eingabe von Patientendaten (sofort melden, wohin)
8. Schulung und Überprüfung der Regel
Erfinde keine Gesetzesartikel und gib keine Rechtsberatung. Markiere Stellen, die rechtlich zu prüfen sind, mit [rechtlich prüfen].

Setzen Sie die Grösse der Praxis ein und ergänzen Sie Besonderheiten. Der Entwurf wird erst durch Besprechung und Freigabe zur Regel.

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis und Datenschutz. Beides gilt auch für KI-Werkzeuge. Welche Nutzung zulässig ist, ist rechtlich zu klären. Siehe KI und Patientendaten in der Arztpraxis.
• Private Konten und Geräte. Mitarbeitende nutzen Werkzeuge oft privat. Regeln Sie, ob und wie das für Praxisaufgaben erlaubt ist.
• Freigegebene Werkzeuge. Ein Werkzeug gilt erst als freigegeben, wenn Datenverarbeitung, Verträge und Sicherheit geprüft sind. Siehe KI-Richtlinie für Mitarbeitende: Vorlage.
• Fehlerkultur. Wer einen Fehler meldet, soll keine Angst vor Konsequenzen haben. Sonst bleiben Vorfälle unentdeckt.
• Meldepflichten. Bei einer Datenpanne können Meldepflichten bestehen. Klären Sie vorab, wer entscheidet und wie das Vorgehen aussieht.
• Aufnahmen und Diktate. Sprachaufnahmen von Patientengesprächen sind besonders heikel. Regeln Sie sie ausdrücklich.
• Verhältnismässigkeit. Die Regel soll praxistauglich sein. Zu strenge oder unrealistische Vorgaben werden umgangen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Gruppenpraxis in Baden stellt die Praxismanagerin fest, dass einzelne Mitarbeitende KI-Werkzeuge für Briefe und Übersetzungen nutzen. Eine MPA hat einmal einen Arztbrief mit Namen übersetzen lassen und ist danach verunsichert.

Die Praxismanagerin sammelt in einer Teamrunde die bisherigen Anwendungen, ohne Schuldzuweisung. Mit der Vorlage entwirft sie eine einseitige Regel und lässt sie von der Datenschutzberatung der Ärztegesellschaft prüfen. Zwei Punkte werden geschärft: Aufnahmen sind grundsätzlich verboten, und neue Werkzeuge brauchen eine Freigabe.

Alle bestätigen die Regel per Unterschrift. Bei einer späteren versehentlichen Eingabe meldet eine Mitarbeiterin den Fall sofort, und die Praxis kann reagieren. Vorher gab es Unsicherheit und individuelle Lösungen, nachher gibt es eine gemeinsame Linie. Die Praxis überprüft die Regel einmal jährlich.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihr Praxisteam im verantwortungsvollen Umgang mit KI und sensiblen Daten schulen möchten, bietet Alpasana über absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt, der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten und verifizierbare Abschlüsse. Für Teambuchungen und Firmenlösungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Die Weiterbildung ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihrer Regel. Die Beurteilung zum Berufsgeheimnis und Datenschutz holen Sie bei Ihrer Datenschutzberatung oder Ihrem Berufsverband ein.

Häufige Fragen

Muss jede Praxis eine solche Regel haben?

Eine gesetzliche Pflicht für genau diese Regel können wir hier nicht pauschal beurteilen. Aber Datenschutz und Berufsgeheimnis verlangen organisatorische Massnahmen, und eine klare Regel ist ein sinnvoller Weg. Klären Sie Ihre Pflichten mit Fachleuten.

Wie lang soll die Regel sein?

Eine bis zwei Seiten. Alles, was länger ist, wird kaum gelesen. Fügen Sie bei Bedarf einen Anhang mit der Liste der freigegebenen Werkzeuge an.

Wer ist für die Regel verantwortlich?

Die Praxisleitung. Sie kann Aufgaben delegieren, zum Beispiel an die Datenschutzverantwortliche. Die Verantwortung bleibt aber bei der Leitung.

Was tun, wenn jemand gegen die Regel verstösst?

Führen Sie zuerst ein Gespräch, klären Sie den Fall und fragen Sie nach den Gründen. Oft zeigt sich, dass die Regel unklar oder unpraktisch war. Bei schwerwiegenden Verstössen gelten arbeitsrechtliche Mittel, die Sie mit Fachleuten besprechen.