Wann sollten wir offenlegen, dass wir KI einsetzen?

Das Problem

Ihre Kundin schreibt eine Anfrage und erhält innerhalb einer Minute eine freundliche, ausführliche Antwort. Hat eine Mitarbeiterin sie geschrieben, ein Assistent oder beide zusammen? Für Kundinnen ist das nicht immer gleichgültig. Manche fühlen sich getäuscht, wenn sie es später erfahren.

Auf der anderen Seite haben viele Betriebe Hemmungen, KI zu erwähnen. Sie fürchten, unprofessionell zu wirken oder Aufträge zu verlieren. Das Ergebnis: Man sagt nichts, hofft, dass niemand fragt, und riskiert einen Vertrauensschaden, wenn es doch herauskommt.

Die gute Nachricht: Offenheit muss nicht umständlich sein. Mit ein paar klaren Regeln entscheiden Sie, wo ein Hinweis nötig oder sinnvoll ist, und formulieren ihn so, dass er Vertrauen schafft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einsatzorte auflisten: Wo nutzen Sie KI im Kontakt mit anderen? Zum Beispiel Chat auf der Website, Texte in Newslettern, Übersetzungen, Bilder, Telefonassistenz, Auswertung von Kundendaten.
2. Wirkung auf Menschen prüfen: Könnte jemand glauben, mit einem Menschen zu sprechen? Werden persönliche Daten bearbeitet? Beeinflusst das Ergebnis eine Entscheidung über die Person?
3. Drei Stufen festlegen: Stufe 1: Hinweis nötig (Chatbot, KI-Stimme, Bilder von Menschen, die nicht echt sind). Stufe 2: Hinweis sinnvoll (Texte, die ohne Prüfung veröffentlicht werden, Entscheidungen mit KI-Hilfe). Stufe 3: Hinweis nicht nötig (Rechtschreibhilfe, interne Notizen).
4. Formulierung wählen: Kurz, freundlich, konkret, ohne Entschuldigung. Beispiele finden Sie in der Vorlage.
5. Ort bestimmen: Dort, wo es auffällt: im Chatfenster, am Ende der E-Mail, in der Datenschutzerklärung, in der Bildunterschrift.
6. Menschlichen Ansprechpartner nennen: Sagen Sie, wie man eine Person erreicht und Fragen stellen kann.
7. Team informieren: Alle Mitarbeitenden sollten die Regel kennen und auf Fragen antworten können.
8. Jährlich prüfen: Neue Werkzeuge, neue Pflichten. Passen Sie die Hinweise an.

Vorlage zum Kopieren

Diesen Auftrag können Sie einem Assistenten geben, damit er Ihnen Hinweistexte entwirft:

Ich führe [Betrieb, Branche, z. B. eine Physiotherapiepraxis in Zürich].
Wir setzen KI ein für: [z. B. Chat auf der Website, Entwürfe für Newsletter, Terminerinnerungen].
Schreibe für jeden Einsatz einen kurzen Hinweistext (maximal zwei Sätze) in verständlichem Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».
Der Text soll ehrlich, freundlich und nicht ängstlich klingen. Er soll sagen, wofür KI genutzt wird, dass ein Mensch prüft und wie man eine Person erreicht.
Schlage zusätzlich vor, wo der Hinweis stehen sollte.

Beispiele für Ergebnisse: «Dieser Chat wird von einem KI-Assistenten betrieben. Für persönliche Anliegen erreichen Sie uns unter [Telefonnummer].» Oder: «Diesen Beitrag haben wir mit KI-Unterstützung entworfen und von unserem Team geprüft.»

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlicher Rahmen: In der Schweiz gibt es nach heutigem Stand keine allgemeine Pflicht, jeden KI-Einsatz zu kennzeichnen. Das Datenschutzgesetz verlangt aber Transparenz, wenn Personendaten bearbeitet werden. Der EU AI Act enthält Transparenzpflichten, etwa für Chatbots und künstlich erzeugte Inhalte, die bei EU-Bezug gelten können. Prüfen Sie Ihren Fall fachlich. Siehe Chatbot-Kennzeichnung.
• Keine Täuschung: Geben Sie einen Assistenten nie als Person aus, und erfinden Sie keine Mitarbeitenden mit KI-Fotos.
• Nicht übertreiben: Ein Warnhinweis auf jeder Seite ist ermüdend. Setzen Sie Hinweise dort, wo sie etwas bedeuten.
• Qualität bleibt Ihre Sache: Ein Hinweis entlastet nicht von der Prüfung. Sie stehen für den Inhalt gerade.
• Datenschutz: Sagen Sie klar, welche Daten in welche Dienste gelangen, und halten Sie sich daran. Siehe KI-Nutzung im Team kennzeichnen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Zahnarztpraxis in St. Gallen setzt einen Assistenten ein, der Terminanfragen per Chat beantwortet.

Vorher: Der Chat trägt einen Vornamen und ein freundliches Foto. Patientinnen glauben, mit einer Assistentin zu schreiben. Eine ältere Patientin fühlt sich hintergangen, als sie es erfährt.

Nachher: Das Foto wird durch ein Symbol ersetzt, der Chat beginnt mit: «Ich bin der digitale Assistent der Praxis. Für medizinische Fragen vermittle ich Sie gern an das Team.» Auf der Seite steht, dass keine Gesundheitsdaten im Chat eingegeben werden sollen. Die Rückmeldungen sind besser, und die Praxis wird als ehrlich wahrgenommen.

Kurze Mustertexte für verschiedene Orte: Auf der Website im Chatfenster: «Ich bin ein KI-Assistent und beantworte erste Fragen. Fachliche Auskünfte gibt Ihnen unser Team.» In der E-Mail-Signatur bei KI-Entwürfen ist ein Hinweis meist nicht nötig, wenn Sie den Text geprüft haben und dafür einstehen. In der Datenschutzerklärung: «Wir setzen KI-Dienste ein, um [Zweck]. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: [Angaben].» Bei künstlich erzeugten Bildern von Menschen oder Orten: «Bild mit KI erstellt». Prüfen Sie die Formulierungen mit Ihrer Datenschutzstelle, bevor Sie sie veröffentlichen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team den Einsatz von KI verständlich kennzeichnen und darüber informieren soll, kann die KI-Weiterbildung für Unternehmen Kommunikation und Datenschutz aufgreifen. Sie behandelt auch den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten; konkrete Rechtsfragen zu Hinweistexten gehören in fachkundige Hände.

Häufige Fragen

Muss ich jeden KI-Einsatz offenlegen?

Nach heutigem Stand nicht jeden. Wo Menschen mit einer Maschine sprechen, wo Personendaten bearbeitet werden oder Bilder täuschen könnten, ist Offenheit richtig, teils auch rechtlich geboten. Lassen Sie im Zweifel fachlich prüfen.

Verliere ich Kunden, wenn ich KI erwähne?

Das ist nach der Erfahrung vieler Betriebe eher unwahrscheinlich, wenn Sie zeigen, dass ein Mensch prüft und Verantwortung trägt. Belegte Zahlen dazu gibt es für den einzelnen Betrieb nicht. Beobachten Sie die Reaktionen.

Muss ich die Plattform nennen, die ich nutze?

Meist nicht. Wichtiger ist, wofür Sie KI nutzen und wie Sie mit Daten umgehen. Nennen Sie Dienste in der Datenschutzerklärung, soweit dort Personendaten betroffen sind.

Wie gehe ich mit Mitarbeitenden um, die nichts offenlegen wollen?

Besprechen Sie die Regeln im Team und erklären Sie den Nutzen. Eine gemeinsame Vorlage nimmt Unsicherheit. Hilfreich ist auch eine KI-Grundsatz-Vorlage.