Wie mache ich den Einsatz von KI nachvollziehbar?

Das Problem

Ein Kunde fragt, wie eine Auswertung entstanden ist. Eine Vorgesetzte möchte wissen, woher eine Zahl im Bericht stammt. Oder Sie selbst stehen ein halbes Jahr später vor einem Dokument und wissen nicht mehr, was daran von Ihnen und was von der KI kommt, und ob jemand es geprüft hat.

Ohne Dokumentation bleibt nur das Gedächtnis, und das ist unzuverlässig. Dazu kommt: Wer mit KI arbeitet, trägt für das Ergebnis die Verantwortung. Kann er nicht erklären, wie es entstand, wirkt das schnell unseriös, selbst wenn die Arbeit gut war.

Die gute Nachricht: Nachvollziehbarkeit kostet wenig, wenn man sie früh einplant. Mit ein paar Notizen lässt sich später vieles klären. Diese Seite zeigt, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheiden, wann dokumentiert wird. Nicht jede kleine Hilfe braucht ein Protokoll. Dokumentieren Sie, wenn das Ergebnis nach aussen geht, Entscheide beeinflusst, Zahlen oder Fakten enthält oder einen Wert für Kundschaft hat.

1. Werkzeug und Datum festhalten. Notieren Sie, welche KI Sie verwendet haben und wann. Das hilft, weil sich Modelle ändern.

1. Auftrag speichern. Kopieren Sie Ihren Prompt oder fassen Sie ihn in einem Satz zusammen. So können Sie das Vorgehen wiederholen.

1. Eingaben und Quellen benennen. Halten Sie fest, welche Dokumente oder Daten Sie der KI gegeben haben, in welcher Version, und welche Quellen für Fakten gelten. Keine Personendaten ins Protokoll schreiben, die dort nicht hingehören.

1. Änderungen kennzeichnen. Notieren Sie, was Sie an der Rohfassung der KI verändert haben: «Zahlen korrigiert, Absatz 3 gestrichen, Ton angepasst.»

1. Prüfung festhalten. Schreiben Sie auf, wer was geprüft hat und wann: «Zahlen mit Buchhaltung verglichen, am 10.10.»

1. Protokoll beim Ergebnis ablegen. Speichern Sie die Notiz im gleichen Ordner oder am Anfang des Dokuments. Siehe Ergebnisse speichern.

1. Nach Bedarf offenlegen. Entscheiden Sie, ob und wie Sie gegenüber Dritten auf KI-Unterstützung hinweisen. Siehe Wann sollten wir offenlegen?.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage halten Sie die Entstehung eines Ergebnisses fest. Sie können sie auch von einer KI nach Ihren Stichworten ausfüllen lassen, aber kontrollieren Sie jede Zeile:

Entstehungsprotokoll KI-unterstütztes Ergebnis
Dokument / Ergebnis: [Titel]
Datum: [Datum]   Verfasst von: [Name]
KI-Werkzeug: [Name, ggf. Version]
Auftrag (Kurzfassung): [Prompt]
Eingaben und Quellen: [Dokumente, Daten, Links, mit Version/Datum]
Was die KI geliefert hat: [Entwurf, Zusammenfassung, Tabelle ...]
Was ich geändert habe: [Korrekturen, Streichungen, Ergänzungen]
Geprüft: [Was] durch [Name] am [Datum]
Offene Punkte / Unsicherheiten: [...]
Weitergabe: [intern / Kundschaft] – KI-Hinweis: [ja / nein, Text]

Kürzen Sie, was Sie nicht brauchen, und passen Sie die Felder an Ihren Betrieb an. Für vertrauliche Ergebnisse legen Sie das Protokoll im gleichen geschützten Ordner ab.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz im Protokoll: Notieren Sie keine Personendaten, die dort nicht nötig sind. Verweisen Sie stattdessen auf den Ordner oder die Vorgangsnummer.
• Verantwortung bleibt beim Menschen: Das Protokoll ersetzt keine Prüfung. Es zeigt nur, dass sie stattgefunden hat.
• Ehrlichkeit: Schreiben Sie nur, was tatsächlich geprüft wurde. Ein falsch ausgefülltes Protokoll ist schlimmer als keins.
• Aufwand begrenzen: Wenn die Dokumentation zu aufwendig ist, wird sie nicht gemacht. Beginnen Sie mit fünf Zeilen.
• Interne Regeln: Fragen Sie, ob Ihr Betrieb Vorgaben zu KI-Hinweisen hat. Bei rechtlichen Fragen, etwa in regulierten Branchen, holen Sie fachlichen Rat ein.
• Urheberrecht und Quellen: Notieren Sie, woher Inhalte stammen, damit Sie keine Fremdinhalte unbemerkt übernehmen.
• Aufbewahrung: Behandeln Sie Protokolle wie andere Geschäftsunterlagen und räumen Sie sie nach festgelegter Dauer auf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Projektleiterin eines Ingenieurbüros in Baden lässt mit KI eine Zusammenfassung eines Gutachtens erstellen, die sie dem Auftraggeber schickt. Drei Wochen später fragt dieser, woher eine bestimmte Zahl stammt.

Vorher: Die Projektleiterin weiss nicht mehr, ob die Zahl aus dem Gutachten kam oder von der KI ergänzt wurde. Nachher: Sie hat zu jedem solchen Dokument ein kurzes Protokoll abgelegt: Werkzeug, Auftrag, Quelle (Gutachten, Version vom 3. September), Änderungen und Prüfung. Sie findet den Eintrag, sieht, dass die Zahl auf Seite 14 steht, und kann sie belegen. Der Auftraggeber ist zufrieden, und das Büro wirkt professionell.

Für kleine Teams hat sich bewährt, das Protokoll direkt in das jeweilige Dokument zu schreiben, zum Beispiel in eine Fussnote oder einen Kommentar. So geht die Information nicht verloren, wenn die Datei weitergegeben wird. Wichtig ist, dass alle im Team dieselbe Form verwenden, damit Protokolle schnell verständlich sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team KI nachvollziehbar einsetzt, braucht es gemeinsame Regeln und Wissen. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort nennt laut Beschreibung Datenschutz, verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten sowie verifizierbare Abschlüsse als Teil ihres Angebots. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Muss ich jede KI-Nutzung dokumentieren?

Nein. Für kleine Hilfen wie Rechtschreibung genügt es nicht. Dokumentieren Sie, wenn das Ergebnis wichtig, nach aussen gerichtet oder nachweispflichtig ist. Vereinbaren Sie im Team eine einfache Regel.

Muss ich Kundschaft sagen, dass ich KI verwendet habe?

Eine allgemeine Pflicht dafür lässt sich nicht pauschal sagen. Es hängt von Vertrag, Branche und Rechtsgrundlage ab. Klären Sie das mit Ihrer Leitung oder einer Fachperson, und denken Sie auch an Vertrauen: Offenheit wird oft geschätzt.

Wie kann ich mir das Dokumentieren erleichtern?

Legen Sie die Vorlage als Datei an und füllen Sie sie unmittelbar nach der Arbeit aus. Wenn Sie nur fünf Zeilen verlangen, wird sie eher verwendet.