Gemini oder Copilot: Was passt zu unserem Büro?

Das Problem

Ihr Büro möchte einen KI-Assistenten einführen. Die Geschäftsleitung hat von Gemini gehört, der IT-Partner empfiehlt Copilot, und eine Mitarbeiterin schwört auf ihr privates Konto eines dritten Dienstes. Nun soll eine Entscheidung her, am besten schnell.

Der Vergleich ist schwierig, weil beide Produkte mehrere Dinge unter einem Namen vereinen: einen Chat, Funktionen in Programmen und je nach Lizenz Zugriff auf Ihre Firmendaten. Hinzu kommt, dass sich Angebote und Preise ändern. Eine Liste der Funktionen veraltet rasch.

Hilfreicher ist die Frage: Welche Bürosoftware nutzen wir ohnehin, wo liegen unsere Dokumente, und wer darf was sehen? Auf dieser Grundlage lässt sich die Wahl begründen. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme machen. Notieren Sie, womit Ihr Team arbeitet: Word, Excel, Outlook und Teams oder Google Docs, Sheets, Gmail und Meet. Hat Ihr Büro eine Mischung, zählen Sie nach Häufigkeit.

1. Datenablage klären. Liegen Ihre Dateien in SharePoint und OneDrive oder in Google Drive? Der Assistent ist umso nützlicher, je besser er auf Ihre Ablage zugreifen kann, und umso wichtiger sind dann die Zugriffsrechte.

1. Aufgaben sammeln. Welche Aufgaben sollen leichter werden: Mails beantworten, Protokolle schreiben, Tabellen auswerten, Dokumente suchen? Wählen Sie drei bis fünf.

1. Lizenzen und Kosten abklären. Fragen Sie Ihren IT-Partner oder den Anbieter, welche Lizenzen nötig sind und was sie kosten. Siehe Copilot: Kosten und Lizenzen. Preise ändern sich, holen Sie aktuelle Angaben ein.

1. Datenschutz prüfen. Wo werden Daten verarbeitet, was geschieht mit Gesprächen, wer verwaltet das Konto? Firmenkonten unterliegen anderen Regeln als private. Siehe Copilot Datenschutz im Büro.

1. Rechte vorbereiten. Ein Assistent mit Zugriff auf die Ablage findet alles, was ein Nutzer sehen darf. Prüfen Sie Freigaben vorher. Siehe Berechtigungen vor Copilot prüfen.

1. Mit drei Testpersonen ausprobieren. Lassen Sie drei Personen zwei Wochen mit echten, unkritischen Aufgaben arbeiten und Zeit und Qualität notieren.

1. Entscheiden und befristen. Wählen Sie, begrenzen Sie den Pilot auf wenige Personen und werten Sie nach einigen Wochen aus.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, die Wahl eines KI-Assistenten (Gemini oder Copilot) für unser Büro vorzubereiten. Du gibst Entscheidungshilfe, keine Produktempfehlung. Preise und Funktionen nennst du nur, wenn du sie sicher kennst, sonst schreibst du «bei Anbieter erfragen».

Unser Betrieb: [Branche, Anzahl Mitarbeitende]
Bürosoftware heute: [Microsoft 365 / Google Workspace / gemischt]
Dateiablage: [SharePoint, OneDrive, Google Drive, Netzlaufwerk]
Aufgaben, die leichter werden sollen: [3 bis 5 Aufgaben]
IT-Betreuung: [intern / extern / keine]
Bedenken: [z. B. Datenschutz, Kosten, Schulungsaufwand]

Erstelle:
1. Eine Tabelle «Gemini / Copilot» mit den Kriterien Passung zur Software, Datenzugriff, Verwaltung, Kosten (zu erfragen), Schulung.
2. Zehn Fragen, die wir unserem IT-Partner oder dem Anbieter stellen sollten.
3. Einen Testplan für zwei Wochen mit drei Personen.

Schreibe einfach, in Schweizer Rechtschreibung.

Tragen Sie Ihre Angaben ein. Die Tabelle der KI ersetzt keine Beratung, sie ordnet Ihre Fragen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Funktionsliste von gestern: Produkte ändern sich laufend. Verlassen Sie sich auf aktuelle Herstellerangaben und eigene Tests.
• Rechte vor Einführung: Der Assistent zeigt, was Nutzer sehen dürfen. Zu offene Freigaben werden sichtbar. Räumen Sie zuerst auf.
• Privat und Firma trennen: Firmendaten gehören in Firmenkonten mit klaren Bedingungen.
• Datenschutz: Klären Sie Standort, Auftragsbearbeitung und Aufbewahrung mit dem Anbieter. Für Personendaten gilt das Schweizer Datenschutzgesetz.
• Antworten prüfen: Beide Assistenten können Fehler machen. Fakten, Zahlen und Zusagen prüfen Sie selbst.
• Schulung: Ohne Einführung bleibt der Nutzen oft klein. Planen Sie kurze Schulungen mit konkreten Aufgaben.
• Mischformen: Manche Betriebe nutzen beide Welten. Dann entscheiden Sie pro Aufgabe und Datenablage.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau arbeitet mit Microsoft 365, die Schule der Gemeinde mit Google Workspace. Der Gemeinderat fragt, ob eine einheitliche Lösung sinnvoll wäre.

Vorher: Die Frage lautet «Welcher Assistent ist besser?». Nachher: Die Verwaltung stellt fest, dass beide Bereiche andere Software und Datenablagen haben und trennt die Entscheidung. Für die Verwaltung testet sie Copilot mit drei Personen und einer vorherigen Prüfung der Freigaben, für die Schule klärt die Schulleitung die Konten und Einstellungen von Gemini. Die Ergebnisse vergleichen sie nach acht Wochen.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei der Wahl und Einführung geht es um Ihre Prozesse, nicht um Produktnamen. Die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH umfasst nach Leistungsbeschreibung das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und einen Umsetzungsplan. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann ich beide parallel testen?

Ja, wenn Ihre Software es zulässt und Sie die Datenschutzregeln beachten. Testen Sie mit unkritischen Aufgaben und vergleichen Sie dieselben Aufträge. Ein Vergleich mit echten Aufgaben sagt mehr als eine Funktionsliste.

Was, wenn wir Microsoft und Google gemischt nutzen?

Dann entscheiden Sie pro Team und Datenablage. Prüfen Sie, wo die wichtigsten Dokumente liegen, und beginnen Sie dort. Ein einheitlicher Assistent für alle ist nicht Pflicht.

Ist einer der beiden grundsätzlich sicherer?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Sicherheit hängt von Konfiguration, Rechten und Konto ab. Prüfen Sie die Angaben beider Anbieter und fragen Sie Ihren IT-Partner.