Workshop mit KI vorbereiten: Ablauf, Übungen und Material

Das Problem

Frau Keller leitet in der Erwachsenenbildung Kurse und soll einen Workshop durchführen. Die Frage «Wie bereite ich einen Workshop vor?» klingt einfach, doch im Alltag fehlt die Zeit. Sie weiss, dass ein Workshop mehr ist als ein Vortrag mit Folien: Die Teilnehmenden sollen etwas tun, ausprobieren und mit einem Ergebnis nach Hause gehen.

Typische Stolpersteine sind ein überladenes Programm, unklare Ziele und Übungen, die nicht zur Gruppe passen. Wer alles Wichtige unterbringen will, hat am Ende keine Zeit für die Anwendung. Dabei lernen Erwachsene vor allem, wenn sie an eigenen Fragen arbeiten und ihre Erfahrung einbringen können.

KI kann die Vorbereitung beschleunigen. Sie liefert Entwürfe für Ablauf, Übungen und Material. Was für Ihre Gruppe passt, entscheiden Sie. Wer die Teilnehmenden kennt, merkt schnell, wo ein Vorschlag zu lang, zu leicht oder zu theoretisch ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Auftrag und Teilnehmende. Wer nimmt teil? Mit welchem Vorwissen und welchen Erwartungen? Wie viele Personen, wie viel Zeit, welcher Raum? Notieren Sie das in fünf Zeilen, ohne Namen.

1. Legen Sie das Ergebnis fest. Was soll am Ende konkret vorliegen: ein Plan, eine Checkliste, ein Prototyp? Formulieren Sie ein bis drei Lernziele. Ein Lernziel beschreibt, was Teilnehmende nachher können, etwa «einen Ablauf für ihr Team skizzieren».

1. Lassen Sie KI einen Ablauf in Zeitblöcken vorschlagen. Geben Sie Ziel, Dauer und Gruppe an. Verlangen Sie Einstieg, Inputphase, Übungen, Auswertung und Abschluss mit Minutenangaben.

1. Kürzen Sie konsequent. Streichen Sie, was nicht zum Ergebnis führt. Planen Sie lieber weniger Inhalt und mehr Zeit für die Anwendung ein. Siehe Seminar überladen? Inhalte didaktisch reduzieren.

1. Wählen Sie Übungen mit klaren Aufträgen. Bitten Sie die KI um zwei bis drei Varianten pro Übung (Einzel-, Partner-, Gruppenarbeit) und prüfen Sie, ob Auftrag, Zeit und Ergebnis eindeutig sind. Wie das gelingt, zeigt Gruppenarbeit im Seminar: Klare Aufträge formulieren.

1. Erstellen Sie das Material. Lassen Sie sich Entwürfe für Arbeitsblätter, Fallbeispiele, Checklisten und Folien vorschlagen. Prüfen Sie Fachinhalte selbst und ersetzen Sie erfundene Beispiele durch passende aus der Praxis der Gruppe.

1. Planen Sie Technik und Raum. Beamer, Flipchart, Stifte, Tische, Steckdosen, bei Online-Workshops Plattform und Breakout-Räume. Eine Checkliste von der KI spart Zeit, doch Sie kontrollieren sie am Ort.

1. Machen Sie einen Probelauf. Gehen Sie den Ablauf einmal mit Stoppuhr durch oder lassen Sie eine Kollegin die Übungen testen. Notieren Sie, was länger dauert.

1. Planen Sie die Auswertung. Wie erfahren Sie, ob der Workshop genützt hat? Eine kurze Rückmeldefrage am Schluss reicht oft.

Die Zeitangaben sind ein Beispiel. Planen Sie zusätzlich Reserve für Verzögerungen ein.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erzeugt einen Ablaufentwurf. Er enthält keine Angaben zu einzelnen Teilnehmenden.

Ich leite einen Workshop in der Erwachsenenbildung in der Schweiz.
Thema: [Thema, z. B. Kundenmails klar und freundlich schreiben]
Teilnehmende: [Anzahl, Beruf, Vorwissen, z. B. 12 Verwaltungsangestellte, Grundkenntnisse in E-Mail]
Dauer: [z. B. 3 Stunden inkl. 15 Minuten Pause]. Format: [Präsenz/online/hybrid]
Ergebnis am Ende: [z. B. jede Person hat zwei eigene Mailvorlagen]
Erstelle:
1. einen Ablauf in Zeitblöcken mit Minuten, Methode und Ziel pro Block,
2. zwei Übungsvarianten pro Übungsblock mit klarem Auftrag und Dauer,
3. eine Materialliste,
4. drei Reservevarianten, falls die Zeit knapp wird,
5. eine Frage für die Schlussrückmeldung.
Verwende einfache Sprache, keine erfundenen Studien und Zahlen. Markiere, wo ich Fachinhalte selbst prüfen muss.

Passen Sie Thema, Gruppe und Ergebnis an. Streichen Sie, was für Ihre Gruppe nicht realistisch ist.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Teilnehmerdaten in öffentliche KI-Dienste: Anmeldelisten, Namen, Firmeninterna und persönliche Angaben gehören nicht in Prompts. Beschreiben Sie die Gruppe allgemein.
• Fachliche Richtigkeit: KI kann Fakten, Zahlen und Quellen erfinden. Prüfen Sie Inhalte, besonders bei Recht, Technik und Gesundheit.
• Urheberrecht: Verwenden Sie Bilder, Texte und Vorlagen nur, wenn Sie die Rechte haben. Geben Sie fremde Unterlagen nicht vollständig in KI-Dienste ein.
• Passung zur Gruppe: Ein KI-Ablauf kennt Ihre Gruppe nicht. Erwachsene bringen Erfahrung und Erwartungen mit, die Sie in der Vorbereitung berücksichtigen sollten.
• Zugänglichkeit: Planen Sie lesbares Material, ausreichend Pausen und Alternativen für Personen mit Einschränkungen. Auch Sprachkenntnisse können stark variieren.
• Zeitplanung realistisch halten: KI-Entwürfe sind oft zu dicht. Erfahrungsgemäss dauern Übungen und Austausch länger als geplant.
• Rolle bewahren: Moderation und Beziehung zur Gruppe bleiben Ihre Aufgabe. KI ersetzt keine Anwesenheit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Erwachsenenbildnerin im Kanton Bern soll einen Halbtagsworkshop «Klare Mails im Verwaltungsalltag» für zwölf Mitarbeitende einer Gemeinde leiten. Sie hat zwei Abende Zeit.

Sie beschreibt Gruppe, Ziel und Zeit in einem Prompt und erhält einen Ablaufentwurf. Er enthält fünf Inputs und zwei Übungen. Sie streicht drei Inputs, damit mehr Zeit für Übungen bleibt, und ersetzt erfundene Beispielmails durch anonymisierte aus dem Gemeindealltag, die ihr der Auftraggeber freigegeben hat. Im Probelauf stellt sie fest, dass die erste Übung statt 40 Minuten eher 55 braucht. Sie passt den Ablauf an. Am Workshop haben alle am Ende zwei eigene Vorlagen und eine Checkliste.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Entwürfe entstehen, wenn Sie der KI klare Aufträge geben. Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format einzusetzen und Prompts zu überarbeiten. Ergebnisse prüfen und Datenschutz berücksichtigen gehören dazu. Der Online-Kurs läuft mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse. Im Kurs entwickeln Sie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, zum Beispiel die Vorbereitung von Workshops.

Der Kurs ersetzt keine Ausbildung in Erwachsenenbildung. Er hilft, die Vorbereitung gezielter mit KI zu unterstützen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Workshop vorbereiten?

Das hängt von Thema und Erfahrung ab. Planen Sie Zeit für Klärung, Ablauf, Material und Probelauf ein, und beginnen Sie früh genug, damit Sie noch Änderungen machen können. Ein Material-Check hilft, siehe Seminar vorbereiten: KI-Check für Material und Lernablauf.

Wie starte ich einen Workshop so, dass alle mitmachen?

Mit einer kurzen Frage, die an den Alltag der Teilnehmenden anknüpft, statt mit Vorstellungsrunden ohne Zweck. Wichtig ist, dass jede Person früh etwas sagen oder tun kann. Ideen finden Sie unter Seminareinstieg mit KI.

Kann KI den Workshop auch durchführen?

Nein. KI kann Material und Ideen liefern, doch Moderation, Reaktion auf die Gruppe und Beziehung gehören zu Ihnen. Setzen Sie KI auch im Workshop nur ein, wenn Teilnehmende zustimmen und Datenschutz geklärt ist.