Workshop mit KI planen: Ablauf und Arbeitsaufträge

Das Problem

Die Chefin möchte einen halbtägigen Workshop zum Thema «Wie werden wir als Team effizienter?». Frau Müller soll ihn organisieren und moderieren. Sie hat noch nie einen Workshop geleitet. Wie füllt man vier Stunden sinnvoll? Wie bringt man alle zum Mitmachen? Und wie verhindert man, dass am Ende nur diskutiert, aber nichts beschlossen wird?

Ein Workshop ist mehr als eine lange Sitzung. Die Teilnehmenden arbeiten aktiv an einem Thema, oft in Gruppen, mit Methoden wie Brainstorming, Bewertung oder Planung. Ein guter Ablauf führt Schritt für Schritt vom Problem zu konkreten Ergebnissen.

KI kennt viele Workshop-Methoden und kann einen Ablauf schnell entwerfen. Sie liefert auch konkrete Arbeitsaufträge für Gruppen. Was sie nicht weiss: wie Ihr Team tickt, welche Konflikte es gibt und wie viel Energie nach dem Mittag noch übrig ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Formulieren Sie das Ziel klar. Was soll am Ende des Workshops vorliegen? «Drei konkrete Massnahmen mit Verantwortlichen» ist besser als «Ideen sammeln». Besprechen Sie das Ziel mit der Auftraggeberin.

1. Beschreiben Sie die Rahmenbedingungen. Anzahl Teilnehmende, Dauer, Raum oder online, verfügbares Material, Vorwissen der Gruppe. Diese Angaben braucht die KI, um passende Methoden vorzuschlagen.

1. Lassen Sie einen Ablauf entwerfen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI teilt den Workshop in Phasen ein, etwa Einstieg, Bestandesaufnahme, Ideen, Bewertung, Massnahmen und Abschluss.

1. Prüfen Sie Methoden und Zeiten. Passen die Methoden zu Ihrem Team? Eine laute Gruppe braucht andere Methoden als eine zurückhaltende. Sind die Zeiten realistisch? Gruppenarbeiten dauern fast immer länger als geplant.

1. Lassen Sie Arbeitsaufträge formulieren. Jede Gruppenarbeit braucht einen klaren schriftlichen Auftrag: Was ist zu tun, wie lange, was soll am Ende vorliegen? Die KI kann diese Aufträge formulieren; Sie passen sie an.

1. Planen Sie Pausen und Puffer. Alle 60 bis 90 Minuten eine Pause. Lassen Sie zwischen den Phasen etwas Luft. Die Seite Sitzungen moderieren gibt zusätzliche Tipps für die Leitung.

1. Sichern Sie die Ergebnisse. Fotografieren Sie Flipcharts und Pinnwände. Lassen Sie danach mit KI eine Zusammenfassung mit Massnahmen, Verantwortlichen und Terminen erstellen. Verschicken Sie diese innerhalb weniger Tage.

Vorlage zum Kopieren

Plane einen Workshop als Moderationsplan in Tabellenform.
Thema: [Thema]
Ziel (was am Ende vorliegen soll): [Ziel]
Teilnehmende: [Anzahl], [Funktionen], Vorwissen: [gering/mittel/hoch]
Dauer: [z. B. 09.00–12.30 Uhr], Format: [vor Ort/online], Material: [z. B. Flipchart, Pinnwand, Moderationskarten]
Besonderheiten der Gruppe: [z. B. eher zurückhaltend, unterschiedliche Abteilungen]
Bitte:
1. Teile den Workshop in Phasen ein (Einstieg, Bestandesaufnahme, Ideen, Bewertung, Massnahmen, Abschluss).
2. Tabelle: Zeit | Phase | Ziel der Phase | Methode | Ablauf in Stichworten | Material | Ergebnis.
3. Formuliere für jede Gruppenarbeit einen schriftlichen Arbeitsauftrag (Aufgabe, Zeit, erwartetes Ergebnis).
4. Plane Pausen und 10–15 % Pufferzeit ein.
5. Nenne eine Alternative, falls eine Phase länger dauert.
Einfache, klare Sprache. Keine aufwendigen Methoden, die eine Ausbildung voraussetzen.

Füllen Sie Thema, Ziel und Gruppe aus; prüfen Sie danach Methoden und Zeiten mit Blick auf Ihr Team.

Worauf Sie achten müssen

• Zu viel Programm: KI-Entwürfe sind oft zu voll. Lieber weniger Methoden und mehr Zeit für Diskussion.
• Methoden ohne Erfahrung: Komplizierte Methoden, die Sie nie ausprobiert haben, sind riskant. Wählen Sie Bekanntes oder testen Sie vorher.
• Gruppendynamik: Die KI kennt Spannungen im Team nicht. Überlegen Sie selbst, wie Sie Gruppen zusammensetzen und wer wo mitarbeitet.
• Vertrauliche Informationen: Wenn der Workshop heikle Themen behandelt, geben Sie der KI nur allgemeine Angaben.
• Ergebnisse ohne Verbindlichkeit: Ohne Verantwortliche und Termine versanden Workshop-Ergebnisse schnell.
• Online-Workshops: Online braucht es kürzere Phasen, mehr Pausen und ein passendes Werkzeug für die Zusammenarbeit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Bibliothek in einer Kleinstadt im Thurgau wollte mit ihrem Team die Öffnungszeiten neu organisieren. Die Leiterin liess sich mit KI einen Ablauf für drei Stunden erstellen. Der erste Entwurf enthielt sieben Methoden, viel zu viel.

Sie strich drei Methoden und plante mehr Zeit für die Bewertung ein. Für die Gruppenarbeit liess sie klare Aufträge formulieren. Am Ende des Workshops lagen zwei Varianten für neue Öffnungszeiten mit Vor- und Nachteilen vor. Die Zusammenfassung mit Massnahmen verschickte sie zwei Tage später.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Sitzungen oder Workshops mit KI vorbereiten und Ergebnisse festhalten möchten, behandeln die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Bürokommunikation rund um Meetings und Präsentationen sowie Projektmanagement. Praxisaufgaben greifen die Vorbereitung von Veranstaltungen und Unterlagen auf.

Häufige Fragen

Wie viele Teilnehmende sind für einen Workshop ideal?

Für intensive Arbeit sind sechs bis zwölf Personen gut machbar. Bei mehr Teilnehmenden arbeiten Sie häufiger in Kleingruppen und brauchen eventuell eine zweite moderierende Person.

Kann die KI auch während des Workshops helfen?

Ja, etwa um gesammelte Ideen zu gruppieren oder eine Zusammenfassung zu erstellen. Achten Sie aber darauf, dass die Technik die Gruppe nicht ablenkt.

Wie gehe ich mit einer Person um, die den Workshop dominiert?

Methoden wie stilles Schreiben auf Karten oder Runden, in denen jede Person kurz spricht, helfen. Klären Sie zu Beginn gemeinsame Regeln.

Was mache ich, wenn das Ziel nicht erreicht wird?

Halten Sie fest, was erreicht wurde und was offen ist. Vereinbaren Sie konkrete nächste Schritte, damit die Arbeit nicht verloren geht.