KI-Strategieworkshop: Agenda und Vorbereitung

Das Problem

Frau Müller soll für ihre Firma, einen Fachbetrieb für Heizungsbau in Sursee, einen Workshop zur KI-Strategie organisieren. Die Geschäftsleitung hat «etwas Halbtägiges» im Kopf. Eingeladen werden sollen «alle, die interessiert sind». Frau Müller ahnt, wie das enden kann: Jeder bringt eine Idee mit, es wird viel diskutiert, am Schluss gibt es ein Flipchart voller Pfeile und keine Entscheidung.

Ein Workshop lebt von Vorbereitung. Ohne klares Ziel, passende Teilnehmende und einen straffen Ablauf wird er schnell zur Gesprächsrunde. Mit Vorbereitung dagegen entsteht in wenigen Stunden eine Grundlage, auf der die Geschäftsleitung entscheiden kann.

Diese Seite ist eine Vorlage. Sie gibt Ihnen einen Ablauf, Leitfragen und eine Nachbereitungsliste, die Sie anpassen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Formulieren Sie das Ziel in einem Satz. Zum Beispiel: «Am Ende des Workshops haben wir drei priorisierte Anwendungsfälle, vorläufige Regeln und einen Verantwortlichen je Thema.» Ohne dieses Ziel bleibt der Workshop beliebig.

1. Wählen Sie die Teilnehmenden. Eine Gruppe von fünf bis acht Personen ist meist arbeitsfähig: Geschäftsleitung, zwei bis drei Personen aus den Fachabteilungen, eine Person für Informatik oder IT-Betreuung, ein bis zwei Personen mit Kundenkontakt. Auch eine kritische Stimme gehört dazu.

1. Verschicken Sie eine kurze Vorbereitung. Eine halbe Seite: Ziel, Ablauf, Fragen zum Nachdenken, zum Beispiel «Welche Aufgabe kostet mich jede Woche am meisten Zeit?»

1. Sammeln Sie vorab Ideen. Eine kurze Abfrage im Team liefert Material. Eine Vorlage finden Sie unter KI-Ideen aus dem Team sammeln.

1. Planen Sie den Ablauf mit Zeiten. Beispiel für einen Halbtag (Richtwerte, passen Sie sie an): Einführung und Ziele (20 Minuten), Ausgangslage und Grundlagen (30), Ideen sichten (40), Pause (15), Bewerten und Priorisieren (50), Regeln und Verantwortung (40), Ergebnisse und nächste Schritte (25).

1. Bereiten Sie das Material vor. Flipchart oder Whiteboard, Karten, Bewertungstabelle, Zeitnehmer. Eine Matrix zum Bewerten finden Sie unter Ideen priorisieren mit einer Matrix.

1. Moderieren Sie und halten Sie Ergebnisse fest. Eine Person schreibt mit. Offene Fragen kommen auf eine Liste «Später klären», damit der Fluss erhalten bleibt.

1. Bereiten Sie die Nachbereitung vor. Innerhalb weniger Tage geht ein Protokoll mit Entscheiden, Verantwortlichen und Terminen an alle. Der nächste Schritt ist meist ein Pilotprojekt.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt entwerfen Sie die Agenda und die Einladung. Verwenden Sie keine vertraulichen Angaben.

Wir sind ein Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Wir planen einen Halbtagesworkshop zum Thema «KI in unserem Betrieb» mit [Anzahl] Teilnehmenden aus [Bereichen].
Ziel des Workshops: [Ziel in einem Satz].
Erstelle:
1. Eine Agenda mit Zeiten und Zielen je Block (Dauer: [Stunden])
2. 8 Leitfragen für die Diskussion
3. Eine halbseitige Einladung mit Vorbereitung für die Teilnehmenden
4. Eine Vorlage für das Ergebnisprotokoll (Entscheid, Verantwortliche, Termin, offene Fragen)
5. Hinweise, wie man mit Skepsis und Vielrednern umgeht
Regeln: Einfache Sprache, Deutsch (Schweiz), keine Fachbegriffe ohne Erklärung, keine konkreten Produktempfehlungen.

Ersetzen Sie die Platzhalter und kürzen Sie, was für Ihre Gruppe zu viel ist.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht zu viele Themen. Besser ein Ergebnis klar erarbeiten als fünf halb.
• Gemischte Gruppe. Nur Technikbegeisterte führen zu unrealistischen Plänen, nur Skeptiker zu Stillstand.
• Daten schützen. Bringen Sie keine vertraulichen Kundendaten ins Material, vor allem nicht, wenn Sie KI zur Vorbereitung nutzen.
• Entscheidungsbefugnis klären. Wer darf am Ende entscheiden? Sonst bleibt alles Empfehlung.
• Erwartungen dämpfen. Ein Workshop liefert Richtung, keine fertige Strategie.
• Nachfassen. Ohne Protokoll und Termine verpufft die Energie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde im Kanton Bern mit rund 60 Angestellten lädt zu einem Halbtagesworkshop über KI in der Verwaltung ein.

Vorher: Es gibt viele Ideen, aber keine gemeinsame Richtung. Die Gemeindeschreiberin befürchtet endlose Diskussionen. Nachher: Sie verschickt vorab eine Einladung mit Leitfragen und sammelt Ideen per Formular. Im Workshop werden 14 Ideen bewertet, drei bleiben übrig. Für jede wird eine Verantwortliche bestimmt, und es werden erste Regeln für Datenschutz festgelegt. Nach vier Tagen liegt das Protokoll vor, und ein kleiner Pilot wird geplant.

Am Tag nach dem Workshop trafen sich die Gemeindeschreiberin und die Projektleiterin kurz, um das Protokoll gemeinsam durchzugehen und die drei Verantwortlichen für die ausgewählten Themen zu informieren. Dabei zeigte sich ein Vorteil der Vorbereitung: Weil im Workshop Ziel, Rollen und nächste Schritte schriftlich festgehalten worden waren, gab es keine Diskussion über das Gemeinte. Nützlich ist ausserdem, nach dem Workshop eine kurze anonyme Rückmeldung einzuholen, was gut war und was beim nächsten Mal besser laufen sollte. So wird auch der Workshop selbst lernfähig.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den Workshop nicht allein vorbereiten möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Typische Bausteine sind das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen und das Priorisieren von Vorhaben, aus denen ein Umsetzungsplan entsteht.

Auch die Weiterbildung Ihres Teams lässt sich über absofort einbeziehen. Der Umfang wird individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie lange soll ein Workshop dauern?

Für den Einstieg genügt ein Halbtag. Bei grösseren Organisationen können zwei kürzere Termine besser sein als ein langer Tag.

Brauche ich eine externe Moderation?

Nicht zwingend. Eine neutrale Person aus dem Betrieb, die nicht selbst Ideen verteidigen muss, kann moderieren. Bei Konflikten oder grossen Gruppen hilft externe Unterstützung.

Darf ich KI für die Vorbereitung nutzen?

Ja, für Agenda, Leitfragen und Protokollvorlagen. Geben Sie keine vertraulichen Daten ein. Ein Ziel dafür setzen Sie am besten vorher, siehe Ziele mit der Geschäftsleitung festlegen.

Was kommt nach dem Workshop?

Ein Protokoll mit Entscheiden, ein Pilot für den wichtigsten Anwendungsfall und ein Termin zur Überprüfung. Ohne diese Schritte bleibt der Workshop folgenlos.