Verkaufsunterlagen mit KI übersetzen und prüfen

Das Problem

Ein Kunde aus der Romandie, dem Tessin oder dem Ausland interessiert sich für Ihr Produkt und bittet um eine Offerte in seiner Sprache. Ihre Prospekte, Preislisten und Produktbeschreibungen gibt es aber nur auf Deutsch. Sie könnten sie mit einer KI übersetzen lassen, das geht in Sekunden. Aber stimmt das Ergebnis?

Sie sprechen die Zielsprache vielleicht nicht gut genug, um das zu beurteilen. Eine Übersetzung kann flüssig klingen und trotzdem falsch sein: ein Fachbegriff, der nicht passt, eine Masseinheit, die verwechselt wird, eine Garantiezusage, die anders klingt als gemeint. In Verkaufsunterlagen sind solche Fehler heikel, weil sie wie eine Zusage wirken können.

Die Lösung ist weder «alles der KI überlassen» noch «alles teuer übersetzen lassen», sondern ein Vorgehen, bei dem Sie je nach Wichtigkeit entscheiden und die KI gezielt einsetzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sortieren Sie die Unterlagen nach Wichtigkeit. Unverbindliche Werbetexte, Produktbeschreibungen, Offerten, Verträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen haben unterschiedlichen Anspruch. Je verbindlicher, desto sorgfältiger die Prüfung.

1. Vereinheitlichen Sie den Ausgangstext. Kurze, klare Sätze übersetzen sich besser. Streichen Sie Floskeln und Mehrdeutigkeiten, bevor Sie übersetzen lassen. Erklären Sie Abkürzungen aus.

1. Erstellen Sie eine Begriffsliste. Ihre wichtigsten Fachbegriffe, Produktnamen und feste Formulierungen mit der gewünschten Übersetzung. Wenn Sie sie nicht kennen, fragen Sie Kollegen, Lieferanten oder die Kundin. Namen von Produkten werden meist nicht übersetzt.

1. Übersetzen Sie mit klaren Vorgaben. Geben Sie der KI Zielgruppe, Ton, Zielsprache (und Variante, z. B. Schweizer Französisch), die Begriffsliste und die Anweisung, Masseinheiten und Zahlen unverändert zu lassen. Siehe Vorlage unten.

1. Lassen Sie zurückübersetzen. Bitten Sie die KI in einem neuen Chat, die Übersetzung wieder ins Deutsche zu übertragen, und vergleichen Sie. Abweichungen zeigen Stellen, die man prüfen sollte. Das ist ein Hinweis, kein Beweis für Richtigkeit.

1. Prüfen Sie Zahlen und Einheiten. Preise, Währung (CHF/EUR), Mengen, Masse, Gewichte, Datumsformate. Vergleichen Sie jede Zahl mit dem Original.

1. Lassen Sie eine sprachkundige Person lesen. Eine Kollegin, die die Sprache beherrscht, oder die Kundin selbst: «Passt das so?» Muttersprachliche Prüfung deckt Unnatürliches auf.

1. Entscheiden Sie über Fachübersetzung. Für Verträge, AGB, Garantiebedingungen, Sicherheitsangaben und beglaubigte Dokumente brauchen Sie in der Regel eine Fachperson. Siehe KI-Übersetzung oder Sprachdienst?.

1. Geben Sie frei und archivieren Sie. Wer gibt die Übersetzung frei? Legen Sie die geprüfte Version mit Datum ab und verwenden Sie sie künftig als Grundlage: KI-Freigabe vor Versand.

Welche Prüfung für welches Dokument?

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt übersetzen Sie einen Text mit Begriffsliste. Fügen Sie keine vertraulichen Kundendaten ein.

Übersetze den folgenden Verkaufstext vom Deutschen ins [Französische (Schweiz) / Italienische / Englische]. Zielgruppe: [z. B. Einkaufsverantwortliche im Maschinenbau]. Ton: [sachlich, freundlich].
Regeln: Zahlen, Preise, Währungen und Masseinheiten unverändert übernehmen. Produktnamen nicht übersetzen. Verwende diese Begriffsliste: [Deutsch = Zielsprache, je Zeile].
Wenn ein Satz mehrdeutig ist oder eine Zusage enthält (Garantie, Lieferfrist, Haftung), markiere ihn mit [PRÜFEN] und erkläre kurz, worauf ich achten soll.
Text: [Text einfügen]
Gib danach eine Liste der Stellen, bei denen du dir unsicher bist.

Lassen Sie die markierten Stellen von einer sprachkundigen Person prüfen, bevor die Unterlage versendet wird.

Worauf Sie achten müssen

• Flüssig heisst nicht richtig. KI-Übersetzungen lesen sich oft gut, auch wenn der Sinn verfälscht ist. Prüfen Sie nicht nur den Klang.
• Fachbegriffe und Branchenjargon. Hier sind Fehler häufig. Eine Begriffsliste und Gegenlesen durch Fachleute sind wichtig.
• Rechtliche Wirkung. In Verkaufsunterlagen können Zusagen zu Preis, Lieferung, Garantie oder Haftung stehen. Fehlerhafte Übersetzungen können Streit auslösen. Verbindliche Texte sollten Fachleute prüfen.
• Datenschutz. Offerten enthalten Namen, Preise und Konditionen. Verwenden Sie für KI-Übersetzungen ein von Ihrem Betrieb freigegebenes Werkzeug und entfernen Sie vertrauliche Angaben; siehe Dokumentation mit KI übersetzen.
• Sprachvarianten. Schweizer Französisch, Österreichisches Deutsch, britisches und amerikanisches Englisch unterscheiden sich in Wortwahl und Schreibweise. Geben Sie die gewünschte Variante an.
• Kulturelle Anpassung. Anrede, Höflichkeit und Beispiele passen nicht immer 1:1. Eine Übersetzung ist nicht automatisch eine gute Lokalisierung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Hersteller von Werkstatteinrichtungen in Solothurn bekommt eine Anfrage aus der Westschweiz. Die Verkaufsleiterin lässt das Produktblatt und die Offerte mit KI ins Französische übersetzen.

Vorher: Sie schickt die Übersetzung ungeprüft. Nachher: Sie legt zuerst eine Begriffsliste an, lässt zurückübersetzen und stellt fest, dass «Tragfähigkeit» zweimal unterschiedlich übersetzt wurde und «Lieferfrist» wie eine Garantie klingt. Eine französischsprachige Kollegin liest gegen und korrigiert. Die Garantiebedingungen lässt die Firma von einer Fachperson übersetzen. Die Kundin erhält saubere, einheitliche Unterlagen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Verkaufsunterlagen verbindlich oder fachlich anspruchsvoll sind, bietet Alpasana Sprachdienste: Laut Leistungsbeschreibung gehören juristische, technische und geschäftliche Fachübersetzungen, Korrektorat und Lektorat sowie betreute mehrsprachige Projekte dazu, ausserdem Dokumentprüfung und eine verbindliche Offerte. Schwerpunkt sind Ukrainisch, Russisch und Deutsch, weitere Kombinationen nach Projekt. Mehr unter Übersetzen, Dolmetschen und Sprachtraining.

Welche Sprachen und Dokumentarten möglich sind, klärt die Dokumentprüfung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Reicht es, die KI zu fragen, ob die Übersetzung stimmt?

Nein. Die KI kann Fehler übersehen oder bestätigen, was falsch ist. Eine menschliche Prüfung mit Sprachkenntnis ist zuverlässiger.

Was ist mit Webseiten und Produktkatalogen?

Für grosse Mengen kann KI eine Rohübersetzung liefern, die Sie dann prüfen lassen. Legen Sie Begriffslisten an, damit alles einheitlich bleibt.

Muss ich Übersetzungen kennzeichnen?

Es ist eine Frage der Transparenz. Bei verbindlichen Dokumenten klären Sie, welche Sprachfassung massgebend ist, und halten das im Dokument fest.

Kann ich Kosten sparen, ohne Qualität zu verlieren?

Ja: KI für den Entwurf, Fachperson für die Prüfung der wichtigen Teile. So bezahlen Sie nur für das, was Fachwissen braucht.