Redaktionsplan mit KI erstellen: Vorlage für KMU

Das Problem

Jeden Montag dieselbe Frage: Was posten wir diese Woche? Die Website-News sind ein halbes Jahr alt, der Newsletter ist seit dem Frühling nicht mehr erschienen, und auf Instagram war es still. Ideen hätten Sie eigentlich genug, aber nie dann, wenn Sie sie brauchen.

Unregelmässige Kommunikation wirkt nach aussen, als wäre der Betrieb nicht aktiv. Gleichzeitig kostet das ständige Suchen nach Themen Zeit und Nerven, besonders wenn das Marketing neben vielen anderen Aufgaben läuft.

Ein Redaktionsplan, also ein Kalender für Ihre Inhalte, nimmt diesen Druck weg. Wer einmal im Quartal plant, muss im Alltag nur noch umsetzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Ihre Kanäle. Welche nutzen Sie realistisch? Für viele KMU genügen zwei: zum Beispiel Website-News und eine Social-Media-Plattform, oder Newsletter und LinkedIn.
2. Legen Sie die Häufigkeit fest, die Sie wirklich durchhalten. Lieber zwei Beiträge pro Monat zuverlässig als drei pro Woche für kurze Zeit.
3. Sammeln Sie Grundlagen in Stichworten: Ihre Angebote, Ihre wichtigsten Kundengruppen, häufige Kundenfragen, saisonale Höhepunkte, geplante Anlässe. Wer Ihre Kundschaft genau ist, klärt Zielgruppe mit KI beschreiben.
4. Öffnen Sie einen KI-Chat und lassen Sie mit der Vorlage unten einen Plan für drei Monate als Tabelle erstellen.
5. Streichen und ergänzen Sie. Nicht jeder Vorschlag passt. Behalten Sie Themen, zu denen Sie wirklich etwas zu sagen haben, und ergänzen Sie eigene Ideen.
6. Prüfen Sie Daten und Anlässe. Feiertage, Messen, lokale Feste oder Schulferien kann die KI falsch angeben. Kontrollieren Sie diese im Kalender.
7. Legen Sie Zuständigkeiten fest. Wer schreibt, wer macht Fotos, wer gibt frei? Ohne Namen in der Spalte bleibt der Plan Theorie.
8. Verwerten Sie Inhalte mehrfach. Ein Fachbeitrag auf der Website liefert Stoff für einen Newsletter-Abschnitt und zwei Social-Media-Beiträge; wie das geht, zeigt Inhalte mehrfach nutzen.
9. Schauen Sie den Plan monatlich an. Was gut ankam, bekommt mehr Platz, was nicht funktioniert, fliegt raus.

Ein Ausschnitt, wie der Plan aussehen kann:

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen Redaktionsplan für [Zeitraum, z. B. März bis Mai 2027] für ein kleines Schweizer Unternehmen.
Branche und Ort: [z. B. Heizungs- und Sanitärbetrieb in Wil SG]
Angebote: [Hauptleistungen in Stichworten]
Kundschaft: [z. B. Hausbesitzer, Verwaltungen]
Häufige Kundenfragen: [2–4 Fragen]
Kanäle und Häufigkeit: [z. B. Website 2× pro Monat, Instagram 1× pro Woche, Newsletter 1× pro Quartal]
Besondere Anlässe: [z. B. Frühlingsaktion, Tag der offenen Tür, Jubiläum]

Gib den Plan als Tabelle aus: Woche | Kanal | Thema | Format | Ziel des Beitrags | benötigtes Material (Text, Foto, Video).
Mische Ratgeber, Einblicke hinter die Kulissen und Angebote, mit höchstens einem Drittel Werbung.
Markiere Daten, die ich überprüfen sollte, mit [prüfen].

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben und kopieren Sie die Tabelle danach in Excel oder Ihr Planungswerkzeug, um Zuständigkeit und Status zu ergänzen.

Worauf Sie achten müssen

• Themen müssen zu Ihnen passen. KI-Vorschläge sind oft allgemein. Ein Beitrag wirkt nur glaubwürdig, wenn Sie wirklich etwas dazu wissen oder zeigen können.
• Fakten prüfen. Wenn die KI Themen wie Förderbeiträge oder Gesetzesänderungen vorschlägt, prüfen Sie diese an offizieller Stelle, bevor Sie darüber schreiben.
• Bildrechte und Einwilligungen. Fotos von Kundschaft, Mitarbeitenden oder fremden Häusern brauchen eine Einwilligung. Planen Sie das bei der Themenwahl ein.
• Keine Kundendaten im Prompt. Für den Plan genügen allgemeine Angaben zur Kundschaft.
• Werbung dosieren. Wer nur Angebote postet, verliert Aufmerksamkeit. Nützliche Tipps und Einblicke halten die Leserschaft bei der Stange.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Heizungs- und Sanitärbetrieb in Wil SG mit neun Mitarbeitenden hat eine Instagram-Seite und eine Website mit News-Bereich.

Vorher: Gepostet wird, wenn jemand daran denkt, meist nach einem besonders schönen Auftrag. Monatelang passiert nichts.

Nachher: Die Inhaberin erstellt mit der Vorlage einen Plan für drei Monate. Sie streicht zwei Themen, die nicht zum Betrieb passen, und ergänzt den Tag der offenen Tür. Die KI hatte ein falsches Datum für einen lokalen Anlass eingetragen, das korrigiert sie. Der Lernende übernimmt die Fotos, das Büro schreibt die Texte. Zum ersten Mal erscheint über ein ganzes Quartal regelmässig etwas.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie wiederkehrende Planungs- und Textaufgaben im Redaktionsalltag mit KI angehen möchten, behandeln die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Bürokommunikation, Vertrieb, KI-Bilder und Video-Teaser. Dabei üben Sie, Ergebnisse zu prüfen.

Häufige Fragen

Welches Werkzeug brauche ich für einen Redaktionsplan?

Für den Anfang reicht eine Excel-Tabelle oder eine geteilte Tabelle im Team. Wer mehrere Personen und Kanäle koordiniert, kann später ein Planungswerkzeug mit Kalenderansicht nutzen. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass alle den Plan kennen.

Wie weit im Voraus sollte ich planen?

Drei Monate sind für viele KMU ein guter Rhythmus. Das ist lang genug, um saisonale Themen vorzubereiten, und kurz genug, um flexibel zu bleiben.

Kann die KI auch gleich die Beiträge schreiben?

Ja, aus dem Plan lassen sich direkt Entwürfe erstellen. Wie Sie dabei vorgehen und worauf Sie achten, zeigt Social-Media-Beiträge mit KI schreiben.