Newsletter mit KI schreiben: Vom Anlass zum Entwurf

Das Problem

Sie haben eine Liste mit E-Mail-Adressen von Kundinnen und Kunden, die sich für Neuigkeiten angemeldet haben. Eigentlich wollten Sie jedes Quartal einen Newsletter verschicken. Der letzte ist ein Jahr her. Jedes Mal scheitert es an derselben Frage: Was schreiben wir, und wie, damit es nicht wie eine Werbebroschüre klingt?

Newsletter, die nur Angebote anpreisen, werden schnell abbestellt oder ungelesen gelöscht. Gleichzeitig ist ein guter Newsletter eine der wenigen Möglichkeiten, Ihre Kundschaft direkt zu erreichen, ohne von den Regeln einer Social-Media-Plattform abhängig zu sein.

Der Aufwand für Planung und Texte ist die grösste Hürde. Genau hier kann eine KI viel abnehmen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie den Anlass. Jeder Newsletter braucht einen Grund: neue Saison, neues Angebot, wichtiger Hinweis, Jubiläum, Rückblick. Ohne Anlass wird der Text beliebig.
2. Wählen Sie höchstens drei Themen. Ein Hauptthema und ein bis zwei kurze Meldungen genügen. Mehr liest kaum jemand.
3. Sammeln Sie Fakten in Stichworten: Daten, Öffnungszeiten, Preise, konkrete Tipps. Nur, was stimmt und was Sie veröffentlichen dürfen.
4. Öffnen Sie einen KI-Chat und lassen Sie mit der Vorlage unten eine Gliederung und einen ersten Entwurf erstellen.
5. Prüfen Sie jeden Satz. Hat die KI Fakten, Superlative oder Versprechen ergänzt? Streichen Sie diese. Tipps dazu bietet Marketingtexte auf Fakten prüfen.
6. Machen Sie den Text persönlich. Ein Einstieg aus Ihrem Alltag, etwa «Diese Woche hat unser Team …», wirkt stärker als jede KI-Formulierung.
7. Testen Sie die Betreffzeile. Lassen Sie sich mehrere Vorschläge geben und wählen Sie einen klaren, ehrlichen. Mehr dazu unter Newsletter-Betreff mit KI.
8. Schicken Sie einen Test an sich selbst. Prüfen Sie Darstellung auf dem Handy, Links und Abmeldelink.
9. Werten Sie nach dem Versand aus, welche Themen angeklickt wurden, und nutzen Sie das für den nächsten Newsletter.

Ein bewährter Aufbau für KMU-Newsletter:

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, einen Newsletter für unsere Kundschaft zu schreiben.
Betrieb: [Branche, Ort]
Leserschaft: [z. B. Privatkundschaft aus der Region, Stammkunden]
Anlass: [z. B. Start der Gartensaison]
Hauptthema mit Fakten:
[Fakt 1]
[Fakt 2]
[Fakt 3]
Kurzmeldungen:
[Meldung 1]
[Meldung 2, optional]
Tonfall: [z. B. Sie-Form, herzlich, sachlich]

Bitte erstelle:
1. Fünf Vorschläge für die Betreffzeile, ehrlich und ohne Reizwörter wie «GRATIS» oder «!!!».
2. Einen Einstieg mit Platzhalter [persönlicher Satz].
3. Den Haupttext mit höchstens 180 Wörtern, mit einem konkreten Nutzen für die Lesenden.
4. Die Kurzmeldungen mit je höchstens 40 Wörtern.
5. Einen kurzen Abschluss.
Verwende nur die genannten Fakten. Keine Superlative, keine erfundenen Zahlen. Schweizer Rechtschreibung mit «ss».

Passen Sie Anlass, Fakten und Ton an; den persönlichen Satz am Anfang schreiben Sie selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Einwilligung der Empfangenden. Nach dem Schweizer Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ist Massenwerbung per E-Mail grundsätzlich nur mit vorheriger Einwilligung erlaubt; eine Ausnahme kann für bestehende Kundschaft gelten, wenn Sie auf eigene ähnliche Angebote hinweisen und eine einfache Abmeldung ermöglichen. Jeder Newsletter braucht einen funktionierenden Abmeldelink und eine korrekte Absenderangabe. Bei Unsicherheit klären Sie den Einzelfall fachlich ab.
• Keine Adresslisten in die KI. E-Mail-Adressen und Kundendaten bleiben in Ihrem Newsletter-Programm. Für die Texte braucht die KI sie nicht.
• Fakten und Preise prüfen. KI ergänzt gern Details. Ein falsches Datum oder ein falscher Preis im Newsletter erreicht sofort alle Empfangenden.
• Datenschutz beim Versanddienst. Newsletter-Dienste speichern Adressen und Öffnungsdaten. Prüfen Sie, wo der Anbieter Daten bearbeitet, und informieren Sie in Ihrer Datenschutzerklärung darüber.
• Nicht zu oft. Lieber regelmässig und gehaltvoll als häufig und dünn.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gärtnerei mit Hofladen im Zürcher Weinland hat rund 400 angemeldete Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten.

Vorher: Der Newsletter besteht aus einer Liste mit Aktionspreisen und erscheint unregelmässig. Viele Empfangende öffnen ihn nicht.

Nachher: Die Inhaberin wählt pro Ausgabe einen Anlass, etwa den Start der Tomatensaison, und nutzt die Vorlage. Hauptthema ist ein Pflanztipp, die Aktion folgt als Kurzmeldung. Die KI hatte «unsere preisgekrönten Setzlinge» geschrieben; die Inhaberin streicht das. Den Einstieg schreibt sie selbst mit einer kleinen Geschichte aus dem Gewächshaus. Mehr Leserinnen antworten direkt auf den Newsletter, und im Hofladen wird nach dem Tipp gefragt.

So hilft Ihnen Alpasana

Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort behandeln Bürokommunikation, Vertrieb und mehrsprachige Kommunikation mit KI. Sie üben, aus Stichworten verständliche Texte zu entwickeln und sie verantwortungsvoll zu prüfen.

Ein KI-Lerncoach und Praxisaufgaben begleiten Sie, und der Abschluss ist verifizierbar. Auch betriebliche KI-Richtlinien, etwa zum Umgang mit Kundendaten, sind Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ein KMU einen Newsletter verschicken?

Das hängt von Ihren Themen ab. Viele kleine Betriebe fahren mit einem Newsletter pro Monat oder pro Quartal gut. Entscheidend ist, dass jede Ausgabe einen echten Anlass hat.

Kann ich Newsletter-Inhalte auch anderswo verwenden?

Ja. Ein Ratgeberthema aus dem Newsletter eignet sich oft auch für die Website oder Social Media. Wie Sie Inhalte geschickt mehrfach verwenden, zeigt Inhalte mehrfach nutzen.

Darf ich gekaufte Adresslisten anschreiben?

Davon ist dringend abzuraten. Ohne Einwilligung der Empfangenden verstossen Werbe-E-Mails in der Regel gegen das UWG und schaden zudem Ihrem Ruf. Bauen Sie Ihre Liste lieber selbst auf, etwa mit einem Anmeldeformular auf der Website oder an der Ladenkasse.