Wie berechnen wir die KI-Kosten pro bearbeitetem Vorgang?

Das Problem

Die Rechnung der KI-Lizenz ist übersichtlich: CHF pro Person und Monat. Doch was kostet es, wenn Ihr Team damit eine einzelne Kundenanfrage beantwortet, eine Rechnung erfasst oder ein Protokoll schreibt? Wer das nicht weiss, kann nicht beurteilen, ob die KI wirtschaftlich ist, und kann sie nicht mit der bisherigen Arbeitsweise vergleichen.

Die Lizenzkosten sind nur ein Teil. Dazu kommen die Zeit für das Formulieren des Auftrags, das Prüfen und Korrigieren der Ergebnisse, die Einrichtung, die Schulung, die Pflege der Vorlagen und gegebenenfalls die Folgen von Fehlern. Andererseits fallen bei der Handarbeit Lohnkosten und Zeit an.

Die «Kosten pro Vorgang» (oder Stückkosten) sind eine anschauliche Kennzahl: Sie zeigen, was ein typischer Fall insgesamt kostet. Sie lässt sich mit einem Taschenrechner oder einer Tabelle ermitteln.

Aus welchen Bausteinen besteht die Rechnung?

Die Formel in Worten: Gesamtkosten des Zeitraums geteilt durch die Zahl der bearbeiteten Vorgänge im selben Zeitraum.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Definieren Sie den Vorgang. Was zählt als ein Fall: eine Kundenanfrage, eine Rechnung, ein Protokoll? Je klarer, desto aussagekräftiger.
2. Wählen Sie den Zeitraum. Zum Beispiel einen Monat oder die Pilotdauer. Zählen Sie die Vorgänge in diesem Zeitraum.
3. Erfassen Sie die direkten KI-Kosten. Lizenzen und Verbrauch für diesen Zeitraum, nur den Anteil, der auf diesen Vorgang entfällt.
4. Verteilen Sie die Einmalkosten. Einrichtung und Schulung geteilt durch die erwartete Nutzungsdauer (etwa 24 Monate) und durch die erwartete Zahl der Vorgänge. Wählen Sie eine ehrliche Annahme.
5. Messen Sie die Arbeitszeit. Zeit pro Vorgang für Eingabe, Prüfung und Korrektur, an einer Stichprobe von 20 bis 30 Fällen. Siehe Nachbearbeitungszeit erfassen. Rechnen Sie mit einem internen Stundensatz.
6. Addieren Sie Pflege und Betrieb. Monatsaufwand durch Zahl der Vorgänge.
7. Berücksichtigen Sie Fehlerfolgen. Wie oft führen Fehler zu Mehraufwand, und wie gross ist er? Schätzen Sie vorsichtig und nennen Sie die Annahme.
8. Berechnen Sie die Kosten pro Vorgang. Alles zusammen geteilt durch die Zahl der Vorgänge. Rechnen Sie dasselbe für die bisherige Arbeitsweise.
9. Vergleichen und prüfen Sie die Empfindlichkeit. Wie ändert sich das Ergebnis, wenn die Menge halb so gross ist oder die Prüfzeit doppelt? Siehe Wirtschaftlichkeit bei unsicherem Nutzen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie ein Rechenblatt vorbereiten. Die Zahlen tragen Sie selbst ein:

Erstelle ein Rechenschema für die Kosten pro bearbeitetem Vorgang bei KI-Einsatz in [Betrieb, Branche, Schweiz]. Vorgang: [z. B. eine Kundenanfrage beantworten].
Gliedere in: A) direkte KI-Kosten pro Monat (Lizenzen/Verbrauch), B) Einmalkosten (Einrichtung, Schulung) verteilt auf [24] Monate, C) Arbeitszeit pro Vorgang (Eingabe, Prüfung, Korrektur) mit internem Stundensatz, D) Pflege und Betrieb pro Monat, E) geschätzte Fehlerfolgen, F) Anzahl Vorgänge pro Monat.
Erstelle eine Tabelle mit Spalten: Posten | Wert (leer, zum Ausfüllen) | Einheit | Quelle/Annahme.
Zeige die Formeln für: Kosten pro Vorgang mit KI, Kosten pro Vorgang bisher, Differenz pro Vorgang und pro Monat.
Gib ein ausgefülltes Beispiel mit erfundenen Zahlen und markiere es als Beispiel. Erfinde keine Richtwerte oder Preise.

Übernehmen Sie das Schema in Ihre Tabelle, tragen Sie Ihre Zahlen ein und prüfen Sie die Formeln.

Worauf Sie achten müssen

• Prüfzeit nicht weglassen: Sie ist bei KI oft der grösste Teil der Arbeitszeit. Ohne sie wirkt die KI zu günstig.
• Durchschnitt verdeckt Streuung: Einfache Fälle gehen schnell, schwierige brauchen Mehrarbeit. Betrachten Sie auch Fälle, bei denen die KI nicht half.
• Annahmen offenlegen: Nutzungsdauer, Stundensatz, Menge sind Annahmen. Halten Sie sie schriftlich fest.
• Schwankende Mengen: Bei geringer Menge steigen die Stückkosten, weil Fixkosten verteilt werden.
• Kosten ändern sich: Preise, Aufwand und Qualität verändern sich. Rechnen Sie jährlich neu.
• Nicht alles ist Geld: Qualität, Entlastung und Tempo sind ebenfalls wertvoll, siehe Qualitativen Nutzen bewerten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gartenbaubetrieb in Thun beantwortet monatlich rund 200 Kundenanfragen. Das Team testet eine KI, die Antwortentwürfe erstellt.

Vorher: Der Inhaber sieht nur die Lizenzkosten und denkt, jede Anfrage koste mit KI nur wenige Rappen. Er übersieht die Zeit für Prüfung und Korrektur.

Nachher: Die Sekretärin misst an 30 Anfragen: Eingabe und Prüfung dauern im Schnitt weniger lang als die Handarbeit, aber nicht null. Zusammen mit Lizenz, verteilter Einrichtung und Pflege ergeben sich Kosten pro Anfrage, die bei den Standardanfragen deutlich unter den bisherigen liegen. Bei Anfragen zu Spezialwünschen lohnt sich die KI nicht, und das Team lässt sie dort weg.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer die Wirtschaftlichkeit von KI-Vorhaben beurteilen will, braucht klare Prozesse und Mengen. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Projekte werden individuell offeriert; Sie schildern Ihre Lage, und der Umfang wird gemeinsam geklärt.

Häufige Fragen

Welchen Stundensatz soll ich verwenden?

Einen internen Satz, der Lohn, Lohnnebenkosten und anteilige Gemeinkosten abbildet, oft von der Buchhaltung oder Geschäftsleitung vorgegeben. Wichtig ist, dass Sie für KI und Handarbeit denselben Satz verwenden.

Wie behandle ich Einrichtungskosten?

Verteilen Sie sie über die erwartete Nutzungsdauer. Wählen Sie eine vorsichtige Dauer, denn Werkzeuge ändern sich schnell.

Reicht eine grobe Schätzung?

Für erste Entscheide ja. Bei grösseren Investitionen lohnt sich eine Messung an einer Stichprobe, weil Schätzungen den Prüfaufwand oft unterschätzen.