KI-Kosten pro erledigter Aufgabe vergleichen

Das Problem

Ein KI-Programm kostet wenig pro Monat, und doch fragen Sie sich, ob es sich lohnt. Ein anderes ist teurer, soll aber bessere Ergebnisse liefern. Oder Sie haben den Eindruck, dass die KI zwar schnell schreibt, Sie aber hinterher viel korrigieren müssen. Wie lässt sich das fair vergleichen?

Wer nur auf den Abopreis schaut, übersieht den grössten Kostenfaktor: die Arbeitszeit. Eine günstige KI, die viel Nachbearbeitung braucht, kann teurer sein als eine bessere, die mehr kostet.

Mit einer einfachen Rechnung pro erledigter Aufgabe sehen Sie, was eine Lösung im Alltag wirklich kostet.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe wählen: Nehmen Sie eine konkrete, wiederkehrende Aufgabe, zum Beispiel «Kundenantwort verfassen» oder «Protokoll schreiben».
2. Bisherigen Aufwand messen: Stoppen Sie bei fünf bis zehn Durchläufen, wie lange die Aufgabe ohne KI dauert, von Beginn bis zum fertigen Ergebnis.
3. KI-Aufwand messen: Stoppen Sie dieselbe Aufgabe mit KI: Auftrag schreiben, Entwurf lesen, korrigieren, prüfen, freigeben. Zählen Sie die gesamte Zeit.
4. Qualität bewerten: Notieren Sie, ob das Ergebnis ohne Beanstandung fertig war oder nachgebessert werden musste. Zählen Sie, wie viele Durchläufe wirklich brauchbar waren.
5. Kosten pro Programm ermitteln: Teilen Sie die monatlichen Kosten durch die Zahl der damit erledigten Aufgaben. Bei Abrechnung nach Verbrauch nehmen Sie die tatsächlichen Beträge.
6. Arbeitszeit bewerten: Rechnen Sie die Minuten in Franken um, mit dem internen Stundenansatz Ihres Betriebs. Fragen Sie bei Unsicherheit die Buchhaltung.
7. Gesamtkosten pro Aufgabe berechnen: Programmkosten pro Aufgabe plus Arbeitskosten für Auftrag, Prüfung und Nachbearbeitung. Dasselbe für die bisherige Methode.
8. Ergebnis interpretieren: Vergleichen Sie beide Werte. Berücksichtigen Sie auch Qualität, Aufwand für Schulung und Datenschutz, nicht nur den Franken-Betrag. Siehe Spare ich mit KI wirklich Zeit?.

Rechenschema

Tragen Sie Ihre eigenen Messwerte ein. Erfundene oder geschätzte Zahlen helfen nicht, solange Sie sie nicht gemessen haben.

Vorlage zum Kopieren

Ich vergleiche die Kosten pro erledigter Aufgabe mit und ohne KI.
Aufgabe: [Aufgabe, z. B. Antwort auf eine Kundenanfrage].
Messwerte (pro Aufgabe, Durchschnitt aus [Anzahl] Durchläufen):
Ohne KI: Gesamtzeit [Minuten].
Mit KI: Zeit für Auftrag [Minuten], Prüfung und Korrektur [Minuten]; Anteil ohne Beanstandung [Prozent].
Interner Stundenansatz: [CHF]. Programmkosten pro Monat: [CHF], erledigte Aufgaben pro Monat mit KI: [Anzahl].
Berechne die Gesamtkosten pro erledigter Aufgabe für beide Varianten und zeige die Rechenschritte.
Weise darauf hin, welche Annahmen unsicher sind, und gib keine Zahlen an, die ich nicht genannt habe.

Setzen Sie Ihre Messwerte ein und prüfen Sie die Rechnung mit dem Taschenrechner.

Worauf Sie achten müssen

• Ehrlich messen: Messen Sie auch die Zeit für Prüfen und Korrigieren. Wer sie weglässt, rechnet die KI schön.
• Lernkurve: Am Anfang dauert es länger. Wiederholen Sie die Messung nach einigen Wochen.
• Qualität berücksichtigen: Eine schnelle, aber fehlerhafte Antwort kann teure Folgen haben, etwa bei Kundenbeziehungen.
• Nicht alles lässt sich in Franken messen: Entlastung, weniger Routine und bessere Verständlichkeit zählen auch, brauchen aber eigene Kriterien.
• Datenschutz: Für Tests mit echten Aufgaben klären Sie, welche Daten erlaubt sind, oder verwenden Sie Beispiele.

Wann sich die Rechnung wiederholen lohnt

Die erste Messung zeigt eine Momentaufnahme. Wiederholen Sie sie nach drei Monaten, wenn Ihr Team Routine gewonnen hat und vielleicht bessere Vorlagen nutzt. Oft sinkt dann die Zeit für Prüfen und Nachbearbeiten. Auch wenn der Anbieter Preise oder Modelle ändert, lohnt sich ein neuer Blick. Halten Sie jede Messung mit Datum fest, so entsteht ein Verlauf, der Ihre Entscheide gegenüber der Geschäftsleitung stützt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sachbearbeiterin einer Gemeindeverwaltung im Aargau misst, wie lange sie für Antworten auf Standardanfragen braucht. Vorher sind es im Schnitt zwölf Minuten pro Anfrage. Mit KI dauert der Entwurf eine Minute, doch Prüfen und Korrigieren brauchen im Schnitt sechs Minuten.

Nachher zeigt die Rechnung: Pro Anfrage spart sie etwa fünf Minuten, bei komplexeren Anfragen jedoch nichts. Die Verwaltung setzt KI nur für Standardfälle ein, bei denen der Nutzen belegt ist, und prüft die Zahlen nach drei Monaten erneut.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den Nutzen von KI in Ihrem Betrieb ernsthaft prüfen möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind das Aufnehmen von Prozessen, das Analysieren von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und ein Umsetzungsplan. Projekte werden individuell offeriert.

Konkrete Einsparungen lassen sich dadurch nicht versprechen. Sie ermitteln sie anhand Ihrer eigenen Messungen.

Häufige Fragen

Wie viele Durchläufe soll ich messen?

Mindestens fünf bis zehn, wenn möglich verteilt über verschiedene Tage und Schwierigkeitsgrade. Ein einzelner Durchlauf sagt wenig.

Welchen Stundenansatz nehme ich?

Den internen Verrechnungs- oder Kostensatz Ihres Betriebs. Fragen Sie bei der Buchhaltung oder Geschäftsleitung nach, statt zu schätzen.

Was, wenn die KI keine Zeit spart?

Dann ist das ein wertvolles Ergebnis. Prüfen Sie, ob ein anderer Auftrag, eine andere Aufgabe oder ein anderes Programm besser passt. Mehr dazu unter Warum macht mir KI mehr Arbeit statt weniger?.

Zählen auch Schulungskosten?

Ja, sie gehören zu den Einführungskosten. Verteilen Sie sie über die Zeit, in der Sie die Lösung nutzen wollen, siehe KI-Schulungskosten budgetieren.