KI spart Zeit, macht aber Nacharbeit: Wie rechnen wir das?

Das Problem

Die KI schreibt einen Entwurf in Sekunden. Sie sind beeindruckt, aber dann beginnt die eigentliche Arbeit: Zahlen prüfen, Formulierungen anpassen, Fehler korrigieren, Namen ersetzen, den Ton verbessern. Am Ende fragen Sie sich, ob Sie wirklich Zeit gespart haben, oder ob die Arbeit nur an eine andere Stelle gerutscht ist.

Diese Nachbearbeitung wird in vielen Berechnungen vergessen. Wer nur die Erstellungszeit betrachtet, überschätzt den Nutzen. Wer nur das Gefühl fragt, bekommt widersprüchliche Antworten: Manche sagen «viel schneller», andere «ich muss alles neu machen».

Die echte Zeitersparnis ergibt sich erst, wenn Sie beide Wege vergleichen: die Aufgabe ohne KI und die Aufgabe mit KI, einschliesslich Prüfen und Korrigieren. Mit einer einfachen Messung lässt sich das belegen, ohne Spezialsoftware.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe. Zum Beispiel Kundenantworten, Protokolle oder Offerten. Sie sollte häufig genug vorkommen, damit Sie über mehrere Wochen Daten sammeln können.
2. Messen Sie den Weg ohne KI. Notieren Sie bei einigen Fällen, wie lange die Aufgabe gewöhnlich dauert, von Anfang bis versandfertig. Das ist Ihr Ausgangswert. Siehe Ausgangswerte erfassen.
3. Teilen Sie den Weg mit KI in drei Phasen. Vorbereiten (Prompt, Unterlagen bereitstellen), Erzeugen (Wartezeit, lesen) und Nacharbeit (prüfen, korrigieren, ergänzen, freigeben). Messen Sie jede Phase.
4. Erfassen Sie einfach. Ein Zettel oder eine Tabelle mit den Spalten «Datum | Aufgabe | Minuten Vorbereiten | Minuten Erzeugen | Minuten Nacharbeit | Qualität ok? | Bemerkung». Wichtig ist, dass jede Person es in zwei Minuten ausfüllen kann.
5. Zählen Sie auch die Fälle, in denen die KI nicht half. Wenn Sie nach fünf Minuten abbrechen und von Hand schreiben, gehört die verlorene Zeit in die Rechnung. Sonst sehen die Zahlen besser aus als die Wirklichkeit.
6. Rechnen Sie die echte Ersparnis. Zeit ohne KI minus Gesamtzeit mit KI, im Durchschnitt über alle Fälle. Rechnen Sie auch pro Aufgabentyp, denn die Ersparnis ist nicht überall gleich.
7. Ziehen Sie Folgerungen. Hohe Nacharbeit kann an unklaren Anweisungen, schlechten Unterlagen oder ungeeigneten Aufgaben liegen. Verbessern Sie dort, wo die Nacharbeit entsteht, und messen Sie erneut.

Vorlage zum Kopieren

Mit einer KI können Sie eine Erfassungstabelle und eine Rechenanleitung erstellen. Erfundene Zahlen dienen nur zur Illustration:

Ich möchte bei der Aufgabe [Aufgabe] die echte Zeitersparnis durch KI messen, inklusive Nacharbeit.
Erstelle:
1. eine Erfassungstabelle mit den Spalten: Datum, Fall-Nr., Vorbereiten (Min.), Erzeugen/Lesen (Min.),
   Nacharbeit (Min.), Gesamt mit KI (Min.), Geschätzte Zeit ohne KI (Min.), Qualität ok (ja/nein), Bemerkung,
2. eine einfache Rechenanleitung für die durchschnittliche Ersparnis pro Fall und pro Woche,
3. drei Hinweise, wie ich verhindere, dass abgebrochene Versuche vergessen werden,
4. fünf Fragen, die ich nach vier Wochen zur Auswertung stelle.
Verwende erfundene Beispielzahlen und kennzeichne sie klar als Beispiel.

Tragen Sie danach nur echte Messwerte ein und vergleichen Sie diese mit Ihrem Ausgangswert.

Eine einfache Beispielrechnung (erfunden)

Worauf Sie achten müssen

• Schätzungen sind unscharf. Nachträgliche Schätzungen fallen oft zu optimistisch aus. Notieren Sie die Zeiten direkt bei der Arbeit.
• Lernkurve beachten. In den ersten Wochen ist die Nacharbeit meist höher, weil Prompts noch nicht gut sind. Messen Sie über mehrere Wochen und beobachten Sie die Entwicklung.
• Qualität nicht ausblenden. Eine schnelle, aber fehlerhafte Antwort spart keine Arbeit, wenn sie später korrigiert werden muss. Siehe KI-Ergebnisse bewerten.
• Datenschutz bei der Erfassung. Notieren Sie Zeiten und Aufgabentypen, aber keine Kundendaten oder Personendaten in der Erfassungstabelle. Messen Sie Anwendungen, nicht einzelne Personen.
• KI-Rechnungen prüfen. Wenn Sie eine KI Zahlen auswerten lassen, kontrollieren Sie die Rechnung an den Rohdaten. Eine KI kann falsch rechnen.

Wo entsteht viel Nacharbeit?

Typische Gründe: zu knapper Auftrag, fehlende Unterlagen, unpassende Aufgabe, ungeeignetes Werkzeug oder fehlendes Fachwissen zur Beurteilung. Beobachten Sie über eine Woche, in welchen Fällen Korrekturen am häufigsten sind, und verbessern Sie dort die Anweisung oder entscheiden Sie, diese Aufgabe nicht mit KI zu erledigen. Hinweise zu Prüfschritten: KI-Ergebnisse mit Vier-Augen-Prinzip prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller koordiniert in einer Immobilienverwaltung in Zürich das Büro. Das Team nutzt KI für Mieterkorrespondenz. Alle sagen, es gehe schneller, doch die Geschäftsleitung zweifelt.

Vorher gab es nur Eindrücke. Nachher notiert das Team vier Wochen lang für je 15 Briefe die Zeiten in der Tabelle, inklusive Vorbereiten und Nacharbeit. Das Ergebnis: Bei Standardbriefen sinkt die Gesamtzeit deutlich, bei Briefen mit Sonderfällen kaum. Das Team nutzt KI künftig für Standardfälle und schreibt Sonderfälle weiter von Hand.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana unterstützt bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Geschäftsprozesse verbessern und digitale Workflows entwickeln. So lassen sich Aufgaben finden, bei denen KI wirklich entlastet, und solche, bei denen die Nacharbeit überwiegt.

Die Messung führen Sie im Betrieb selbst durch. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Zeiten erfassen?

Einige Wochen reichen meist, mit mindestens zehn bis fünfzehn Fällen je Aufgabentyp. Zu wenige Fälle führen zu zufälligen Ergebnissen. Hinweise dazu: Kleine Stichproben auswerten.

Was, wenn die Nacharbeit grösser ist als die Ersparnis?

Dann ist die KI für diese Aufgabe derzeit nicht geeignet oder die Anweisung muss verbessert werden. Beides ist ein nützliches Ergebnis. Mögliche Ursachen beschreibt KI bringt weniger als erwartet.

Muss ich die Zeit in Franken umrechnen?

Nicht unbedingt. Wenn Sie es tun möchten, finden Sie Hilfe unter Zeitersparnis in Geld umrechnen. Rechnen Sie mit realistischen Stundenansätzen und nennen Sie Annahmen.