Bewerbungen mit KI übersichtlich zusammenfassen

Das Problem

Fünfzig Bewerbungen liegen in Ihrem Postfach, alle unterschiedlich aufgebaut: ein Lebenslauf chronologisch, einer nach Themen, einer als Fliesstext. Es ist mühsam, die Angaben zu vergleichen, und nach dem zwanzigsten Dossier lässt die Aufmerksamkeit nach. Eine KI, die Lebensläufe in eine einheitliche Tabelle bringt, wäre eine grosse Hilfe.

Die Idee ist verlockend und kann sinnvoll sein, birgt aber Fallstricke. Bewerbungen enthalten viele Personendaten, teilweise heikle Angaben. Wenn diese in einen KI-Dienst gelangen, müssen Sie sicher sein, dass dies zulässig ist. Zudem ist es ein Unterschied, ob die KI zusammenfasst oder bewertet und rangiert. Bewertende Systeme gelten im Personalbereich als besonders heikel und stehen im Verdacht, versteckte Vorurteile zu übernehmen.

Der Weg dazwischen: Die KI darf ordnen und zusammenfassen, Menschen entscheiden. Mit klaren Regeln gewinnen Sie Zeit und behalten die Kontrolle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungen vorab festlegen: Bevor Sie Bewerbungen ansehen, halten Sie die Anforderungen schriftlich fest, siehe Anforderungsprofil erstellen. Die Übersicht soll sich an diesen Kriterien orientieren, nicht an dem, was die KI «auffällig» findet.
2. Datenschutz klären: Verwenden Sie nur ein vom Betrieb freigegebenes Werkzeug mit geeignetem Vertrag, und informieren Sie Bewerbende im Verfahren über den Einsatz. Siehe KI im Recruiting: Datenschutz klären und Bewerbende über KI informieren.
3. Nur Nötiges verarbeiten: Geben Sie nur eignungsrelevante Teile ein. Foto, Geburtsdatum, Zivilstand, Nationalität und Kinder gehören nicht dazu. Entfernen oder verdecken Sie sie vorher.
4. Vorlage für die Übersicht festlegen: Bestimmen Sie die Spalten: Ausbildung, Berufserfahrung (Funktionen und Zeiträume), Fachkenntnisse, Sprachen, Verfügbarkeit, Besonderes. Keine Spalten für Eindruck, Passung oder Punktzahl.
5. Zusammenfassung erstellen lassen: Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI soll nur Angaben aus dem Lebenslauf übernehmen und fehlende Angaben als «nicht angegeben» kennzeichnen.
6. Gegen das Original prüfen: Vergleichen Sie jede Zusammenfassung mit dem Lebenslauf: Stimmen Daten, Stationen und Abschlüsse? KI kann Angaben verwechseln oder erfinden.
7. Alle Dossiers gleich behandeln: Alle Bewerbungen durchlaufen dieselbe Schrittfolge, unabhängig von der Form. Prüfen Sie ausserdem Dossiers, die schlecht formatiert sind. Gute Leute schreiben nicht immer gute Lebensläufe.
8. Menschlich auswählen: Entscheiden Sie anhand Ihrer Kriterien, wen Sie einladen. Eine Bewertungsmatrix hilft dabei, siehe Bewertungsmatrix.
9. Daten löschen: Entfernen Sie Zusammenfassungen und Hilfsdateien nach Abschluss des Verfahrens gemäss Ihrer Frist. Siehe Bewerberdaten speichern.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie einen Lebenslauf in eine einheitliche Zeile bringen. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge und entfernen Sie vorher persönliche Angaben, die nicht zur Eignung gehören:

Du unterstützt eine Personalverantwortliche in der Schweiz bei der Vorbereitung einer Auswahl. Fasse den folgenden bereinigten Lebenslauf in einer Tabellenzeile zusammen mit den Spalten: Ausbildung (Abschluss, Jahr) | Berufserfahrung (Funktion, Betrieb, Zeitraum) | Fachkenntnisse | Sprachen mit angegebenem Niveau | Verfügbarkeit | Besonderes laut Dokument.
Regeln: Übernimm nur Angaben aus dem Text. Schreibe «nicht angegeben», wenn etwas fehlt. Bewerte nicht, vergib keine Punkte, rangiere nicht und ziehe keine Schlüsse über Persönlichkeit, Alter, Herkunft oder Familie. Erwähne Lücken im Lebenslauf nur als Zeitraum, ohne Wertung.
Gib am Ende eine Liste von Angaben, die unklar oder widersprüchlich sind.

[Bereinigten Lebenslauf einfügen]

Verwenden Sie dieselbe Vorlage für alle Bewerbungen. Prüfen Sie das Ergebnis am Original.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Grundlage: Arbeitgeber dürfen Daten von Bewerbenden nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für die Stelle betreffen (Art. 328b OR). Das gilt auch beim Einsatz von KI.
• Automatisierte Entscheidungen: Ein ausschliesslich automatisierter Entscheid mit erheblicher Wirkung löst besondere Informationspflichten aus und gibt Betroffenen Rechte. Siehe automatisierte Einzelentscheidung.
• EU AI Act: KI zur Auswahl von Bewerbenden gilt im EU-Recht als Hochrisiko, mit besonderen Pflichten für Betreiber. Fristen und Einzelheiten verändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand, wenn Sie EU-Bezug haben.
• Verzerrung: Auch eine reine Zusammenfassung kann Unterschiede erzeugen, etwa wenn sie bestimmte Formulierungen weglässt. Prüfen Sie, ob Gruppen unterschiedlich behandelt werden. Siehe Verzerrungen bei der Bewerberauswahl.
• Fehlerquellen: Lebensläufe in Bildform, Tabellen und ungewöhnliche Formate werden schlechter gelesen. Prüfen Sie diese Fälle besonders.
• Vertrauliche Unterlagen: Zeugnisse und Referenzen sind besonders heikel. Verwenden Sie sie nicht ohne klare Grundlage.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Logistikunternehmen in Dagmersellen erhält 70 Bewerbungen für zwei Lagerstellen.

Vorher: Die Personalleiterin sichtet nach Gefühl und bleibt bei den ersten zwanzig Dossiers hängen. Die späteren Bewerbungen liest sie nur noch flüchtig.

Nachher: Sie legt zuerst die Muss-Kriterien fest, informiert die Bewerbenden im Inserat über den KI-Einsatz und entfernt Fotos und Geburtsdaten. Die KI erstellt aus den bereinigten Lebensläufen eine Tabelle ohne Wertung. Die Personalleiterin prüft jede Zeile am Original, vergleicht mit ihren Kriterien und lädt zwölf Personen ein. Danach löscht sie die Hilfsdateien.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Bewerbungen strukturiert und fair vorzubereiten, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören dazu Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung, ausserdem Bürokommunikation und betriebliche KI-Richtlinien, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach. Rechtliche Beratung zu Ihrem Auswahlverfahren gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Darf ich Bewerbungen in einen öffentlichen Chat kopieren?

Nein, besser nicht. Es sind Personendaten, und Sie wissen nicht, was der Dienst damit macht. Verwenden Sie freigegebene Werkzeuge mit Vertrag und bereinigen Sie die Unterlagen.

Muss ich die Bewerbenden informieren?

Ja, Transparenz ist ein Grundsatz des Datenschutzes. Eine kurze Information im Inserat oder in der Eingangsbestätigung genügt als Einstieg.

Kann die KI auch Zeugnisse zusammenfassen?

Technisch ja, aber Zeugnisse enthalten besonders heikle Wertungen und Formulierungen. Lesen Sie sie selbst, und lassen Sie die KI höchstens strukturieren.

Wie viel Zeit spare ich?

Das hängt von Menge und Qualität der Bewerbungen ab. Die Zeitersparnis entsteht beim Ordnen, nicht beim Prüfen. Messen Sie sie mit einem ersten Verfahren.