KI-Sicherheit in der Buchhaltung: Was sollte das Team können?

Das Problem

In der Buchhaltung geht es um Geld, und das macht sie zum Ziel. Betrüger schicken gefälschte Rechnungen, melden «neue Bankverbindungen» von Lieferanten oder geben sich per Mail, Anruf oder Video als Geschäftsleitung aus. Mit KI sind solche Nachrichten sprachlich fehlerfrei, persönlich formuliert und manchmal mit nachgeahmter Stimme unterlegt. Die früher typischen Rechtschreibfehler fehlen.

Gleichzeitig nutzen Buchhaltungsteams selbst KI: zum Vorbereiten von Belegen, Zusammenfassen von Verträgen, Formulieren von Mahnungen. Dabei sind Finanzdaten im Spiel, die nicht in jedes Werkzeug gehören.

Teams wissen oft nicht genau, was sie können sollten. Diese Seite formuliert Lernziele für Buchhaltung und Finanzen. Sie lässt sich als Checkliste für das Team oder als Grundlage für ein Gespräch mit der Leitung nutzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Zahlungswege. Wer darf Zahlungen freigeben, wer Stammdaten ändern, wie werden Rechnungen geprüft? Schreiben Sie die heutige Praxis auf, ehrlich.

1. Führen Sie die Regel «zweiter Weg» ein. Jede Änderung einer Bankverbindung wird über eine bekannte Telefonnummer oder einen bekannten Ansprechpartner bestätigt, nie über die Nummer oder Mailadresse aus der Änderungsmeldung selbst. Siehe Rechnung mit neuer Bankverbindung.

1. Sichern Sie die Vier-Augen-Freigabe. Zahlungen ab einem festgelegten Betrag oder an neue Empfänger gibt eine zweite Person frei. Die Grenzen bestimmt die Leitung.

1. Trainieren Sie die Chef-Masche. Anrufe, Videoanrufe und Nachrichten der «Geschäftsleitung» mit dringendem Zahlungswunsch sind klassisch. Üben Sie, ruhig zu bleiben und zu bestätigen. Siehe Deepfake-Zahlungsauftrag vom Chef.

1. Klären Sie, welche Finanzdaten in KI dürfen. Kontonummern, Lohndaten, Steuerunterlagen und Personendaten gehören nur in freigegebene Systeme. Für Übungen verwenden Sie erfundene Daten.

1. Prüfen Sie KI-Ergebnisse nach. Rechnen Sie Zahlen nach, vergleichen Sie Beträge mit dem Beleg. Eine KI kann Summen falsch addieren oder Angaben erfinden.

1. Sichern Sie Freigaben bei Automatisierung ab. Sollen Teile der Buchhaltung automatisiert werden, bleibt das Auslösen von Zahlungen beim Menschen. Siehe KI-Agent: Zahlungen absichern.

1. Üben Sie und dokumentieren Sie. Zwei bis drei kurze Übungen im Jahr mit erfundenen Fällen, Ergebnisse in einem Protokoll. So haben Sie auch einen Nachweis für Versicherung und Revision.

Checkliste: Kenntnisse in der Buchhaltung

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine Teamübung vor. Verwenden Sie nur erfundene Beträge und Firmen:

Erstelle für unser Buchhaltungsteam ([Anzahl] Personen, Branche [Branche]) [Anzahl] erfundene Übungsfälle zu Rechnungs- und Zahlungsbetrug mit KI-gestützten Fälschungen: eine Rechnung mit geänderter Bankverbindung, ein Anruf in der Stimme der Geschäftsleitung, eine Mahnung mit Druck.
Zu jedem Fall: Beschreibung (4 bis 5 Sätze), drei Fragen ans Team, Musterlösung mit der richtigen Reaktion (Rückruf über bekannte Nummer, Vier-Augen-Freigabe, Meldung) und Hinweise, was nicht getan werden soll.
Verwende ausschliesslich erfundene Namen, Firmen und Beträge und keine echten Kontodaten.

Ersetzen Sie Anzahl, Branche und Fälle. Besprechen Sie die Lösungen im Team und halten Sie die Regeln fest.

Worauf Sie achten müssen

• Hinweise auf Fälschungen sind unsicher: Gute Fälschungen haben keine Fehler mehr. Vertrauen Sie auf Verfahren, nicht auf Bauchgefühl.
• Verfahren schützen Personen: Wenn die Regel lautet «nie ohne Rückruf», muss niemand allein entscheiden und sich später rechtfertigen.
• Meldung ohne Zeitverlust: Bei einer ausgelösten betrügerischen Zahlung zählt Zeit. Informieren Sie sofort Bank und Leitung und bringen Sie den Fall zur Anzeige, siehe Betrug melden in der Schweiz.
• Datenschutz und Geschäftsgeheimnis: Finanzdaten sind sensibel. Das Datenschutzgesetz gilt für Personendaten in Buchhaltung und Lohn; Auskünfte klärt Ihre Verantwortliche.
• Haftung und Versicherung: Ob Schäden gedeckt sind, hängt von den Bedingungen ab. Klären Sie das vorab mit Versicherung und Treuhand.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Buchhalterin eines Grosshandels in Zofingen erhält eine Mail eines langjährigen Lieferanten mit der Bitte, künftig auf ein neues Konto zu überweisen. Die Mail ist freundlich, mit korrektem Briefkopf. Eine Rechnung über CHF 18 400 ist fällig.

Vorher hätte sie das Konto geändert. Nachher ruft sie den Lieferanten auf der in den Stammdaten hinterlegten Nummer an. Dort weiss man von nichts. Die Mail war gefälscht, und die Zahlung geht auf das bekannte Konto. Die Buchhalterin meldet den Vorfall der IT und das Team bespricht ihn in der nächsten Sitzung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer sich beruflich auf KI vorbereiten möchte, findet bei absofort die KI-Kurse für Berufsrollen: 46 rollenbezogene Kurse mit durchgehendem Praxisfall und Praxis-Prompts, KI-Lerncoach und einem verifizierbaren Zertifikat. Ein kostenloses fachliches Jobrollen-Assessment unterstützt bei der Auswahl von bis zu drei Zertifizierungen. Die KI-Kurse für Arbeitsaufgaben behandeln unter anderem die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen.

Eine Prüfung Ihrer Zahlungsprozesse gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Darf ich Rechnungen von KI auslesen lassen?

Das hängt vom Werkzeug und von den Regeln Ihres Betriebs ab. Rechnungen enthalten Kontonummern und oft Personendaten. Nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge und prüfen Sie jedes Ergebnis am Beleg.

Wie erkenne ich eine gefälschte Rechnung?

Oft gar nicht allein am Dokument. Vergleichen Sie mit früheren Rechnungen, prüfen Sie Bestellung und Lieferung, und bestätigen Sie Änderungen bei Kontodaten über einen bekannten Kontakt.

Was, wenn ich unter Druck gesetzt werde?

Dringlichkeit ist ein klassisches Warnzeichen. Sagen Sie ruhig, dass Sie die Zahlung erst nach der üblichen Prüfung freigeben. Seriöse Auftraggeber verstehen das.