KI-Protokolle im Meeting: Welche Regeln braucht der Betrieb?

Das Problem

Die Sitzungsprotokolle sind eine ungeliebte Aufgabe: Jemand muss mitschreiben, später ausformulieren und herumschicken. Nun gibt es KI-Werkzeuge, die das Gespräch aufzeichnen, in Text umwandeln und eine Zusammenfassung mit Aufgabenliste erstellen. In manchen Videokonferenzprogrammen ist die Funktion nur einen Klick entfernt.

Das ist verlockend, aber heikel. In einem Gespräch sagen Menschen Dinge, die nicht für die Ewigkeit bestimmt sind: Meinungen, Vermutungen, Namen, vielleicht Angaben zu Kundschaft oder Personal. Wird alles aufgezeichnet und an einen KI-Dienst geschickt, entstehen Daten, die jemand speichert, auswertet und weitergeben könnte.

Ein Betrieb braucht deshalb klare Regeln: Wann darf aufgezeichnet werden, wer muss zustimmen, wo werden die Daten verarbeitet, und wer prüft das Ergebnis? Mit wenigen einfachen Vorgaben nutzen Sie den Zeitgewinn, ohne Vertrauen oder Datenschutz zu opfern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Meetingarten einteilen: Unterscheiden Sie: Routinebesprechungen ohne heikle Inhalte, Kundengespräche, Personalgespräche, Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen, Gespräche unter Berufsgeheimnis. Für jede Art entscheiden Sie, ob KI-Aufzeichnung erlaubt, nur mit Zustimmung oder verboten ist.
2. Rechtlichen Rahmen kennen: Die unbefugte Aufnahme eines nichtöffentlichen Gesprächs kann strafbar sein; welche Regel gilt, hängt unter anderem davon ab, ob eine teilnehmende oder eine dritte Person aufnimmt (Art. 179bis und 179ter Strafgesetzbuch). Sind Personen anhand von Stimme oder Inhalt bestimmbar, ist auch das Datenschutzrecht zu beachten. Mehr unter Telefonaufnahmen und Transkription.
3. Information und Zustimmung regeln: Teilnehmende müssen vor Beginn wissen, dass aufgezeichnet oder mitgeschrieben wird, wofür und wie lange. Holen Sie die Zustimmung ein, am besten schriftlich in der Einladung und mündlich zu Beginn. Wer nicht einverstanden ist, kann das Gespräch ohne Aufzeichnung führen.
4. Werkzeug festlegen: Nur freigegebene Werkzeuge verwenden, die für Geschäftsdaten geeignet sind. Fremde Programme, die sich selbst in Meetings einladen, sind zu untersagen oder zu melden. Siehe unerwünschte Meeting-Bots.
5. Daten behandeln: Wo wird die Aufnahme gespeichert, wer hat Zugriff, wann wird sie gelöscht? Oft genügt es, nach der Erstellung des Protokolls die Aufnahme zu löschen. Siehe Transkription vertraulicher Meetings.
6. Ergebnis prüfen: KI-Protokolle haben Fehler: Falsch verstandene Namen, vertauschte Aussagen, erfundene Beschlüsse. Eine Person prüft das Protokoll vor der Verteilung, besonders Beschlüsse, Zahlen und Aufgaben.
7. Freigabe und Verteilung: Nur freigegebene Protokolle gehen an die Beteiligten, nicht automatisch an alle. Heikle Passagen entfernen Sie.
8. Regeln festhalten und üben: Schreiben Sie die Regeln auf einer Seite auf, nehmen Sie sie in die Meetingeinladung auf und gehen Sie sie im Team durch.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entwerfen Sie den Teilnehmerhinweis und die Regel. Geben Sie keine echten Protokolle ein:

Erstelle für ein Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) (1) einen kurzen Hinweistext für Meeting-Einladungen und den Beginn einer Sitzung, in dem wir erklären, dass das Gespräch mit [Werkzeug] mitgeschrieben/transkribiert wird, wofür, wer Zugriff hat, wann gelöscht wird und dass man widersprechen kann; (2) eine einseitige Regel mit den Punkten: Meetingarten (erlaubt/mit Zustimmung/verboten), Werkzeug, Speicherort und Löschfrist, Prüfung des Protokolls, Verteilung.
Sprache: einfach, Anrede «Sie», freundlich und klar. Weise darauf hin, dass die Texte von den Datenschutzverantwortlichen und der Geschäftsleitung geprüft werden müssen und dass in der Schweiz das heimliche Aufnehmen von Gesprächen verboten sein kann.

Setzen Sie Werkzeug und Löschfristen ein. Prüfen Sie die Texte, bevor Sie sie verwenden.

Worauf Sie achten müssen

• Personenbezug prüfen: Stimmen und Aussagen können Personendaten enthalten, wenn Personen bestimmbar sind. Beachten Sie dann Zweck, Verhältnismässigkeit und Information.
• Externe Teilnehmende: Bei Gesprächen mit Kundschaft oder Lieferanten holen Sie deren Zustimmung ein, und beachten Sie, dass sie möglicherweise eigene Regeln haben.
• Drittanbieter-Bots: Programme, die sich als «Gast» einladen, senden Inhalte an externe Dienste. Legen Sie fest, wer solche Gäste zulassen darf.
• Fehler in der Transkription: Dialekt, Fachwörter und mehrere Sprecher führen zu Fehlern. Nehmen Sie das Protokoll nicht ungeprüft als Beweis.
• Löschpflicht: Aufnahmen sind nicht auf Vorrat zu speichern. Legen Sie Fristen fest und halten Sie sie ein.
• Betriebsrat oder Mitwirkung: Je nach Betrieb gelten Mitwirkungsrechte der Arbeitnehmenden bei Überwachungsmassnahmen. Siehe Mitwirkung in der Schweiz.
• Rechtliche Prüfung: Die Rechtslage hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie die Regeln fachlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Aarau mit 15 Personen nutzt Videokonferenzen für die Projektbesprechungen.

Vorher: Ein Projektleiter schaltet die KI-Mitschrift ein, ohne das anzukündigen. Ein externer Partner bemerkt es am Ende und ist verärgert. Die Aufnahme liegt zudem auf einem privaten Konto.

Nachher: Das Büro führt eine Regel ein: Die Einladung enthält den Hinweis auf die Mitschrift, zu Beginn fragt der Leiter nach. Nur das Firmenwerkzeug ist erlaubt. Die Aufnahme wird nach Fertigstellung des Protokolls gelöscht, und eine Person prüft jedes Protokoll. Bei Gesprächen mit Kundschaft wird zuvor das Einverständnis eingeholt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, KI-Mitschriften und Meeting-Werkzeuge sicher und sinnvoll zu nutzen, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Laut Beschreibung gehören dazu KI für Verwaltung und Kommunikation sowie der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten, mit verifizierbaren Abschlüssen und einer Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen. Die rechtliche Prüfung Ihrer Regeln übernimmt das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich alle um Erlaubnis fragen?

Für betriebliche Aufnahmen empfiehlt diese Seite, alle Teilnehmenden vorher zu informieren und ihre Zustimmung einzuholen. Das heimliche Aufnehmen nichtöffentlicher Gespräche kann strafbar sein; die rechtlichen Anforderungen hängen von der Aufnahmekonstellation und dem Zweck ab. Prüfen Sie den Einzelfall fachlich.

Reicht es, wenn die Software einen Hinweis zeigt?

Ein Banner kann helfen, ersetzt aber das Gespräch nicht, besonders bei externen Gästen. Sagen Sie es zusätzlich deutlich.

Darf ich eine Zusammenfassung ohne Aufnahme machen lassen?

Auch eine KI-Mitschrift kann Gesprächsinhalte und Stimmen verarbeiten. Klären Sie je nach Technik, ob überhaupt eine Aufnahme entsteht, und beachten Sie Information, Zweckbindung und Datenschutz, wenn Personen bestimmbar sind.

Wie lange darf ich Aufnahmen aufbewahren?

So kurz wie möglich, nur solange sie für den Zweck gebraucht werden, zum Beispiel bis das Protokoll geprüft ist. Danach löschen, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.