Unerwünschte KI-Bots aus Besprechungen fernhalten

Das Problem

Sie sind in einer Online-Besprechung mit einem Kunden, und plötzlich erscheint ein Teilnehmer namens «Notetaker» oder «Protokoll-Assistent». Niemand hat ihn eingeladen. Er hört mit, nimmt auf und schickt später eine Zusammenfassung an die Person, die ihn mitgebracht hat.

Solche KI-Bots treten Besprechungen bei, wenn jemand sie mit seinem Kalender verknüpft hat, oft ohne dass es die anderen merken. Für die Person, die ihn nutzt, ist er praktisch. Für alle anderen kann er heikel sein: Gespräche über Preise, Personalfragen oder Strategien landen bei einem Dienst, den niemand geprüft hat.

Hinzu kommt der rechtliche Aspekt. Die Aufnahme nicht öffentlicher Gespräche ohne Zustimmung der Beteiligten kann strafbar sein, und Inhalte können Personendaten enthalten. Deshalb lohnt es sich, solche Bots zu erkennen und klare Regeln zu haben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Achten Sie auf die Teilnehmerliste. Vor und während der Besprechung lohnt sich ein Blick darauf. Verdächtig sind Namen mit «Notetaker», «AI», «Assistant», «Recorder» oder ohne Personenname. Fragen Sie im Zweifel, wer das ist.

1. Entfernen Sie unbekannte Teilnehmende. Als Organisatorin oder Moderator können Sie Teilnehmende in der Regel aus der Besprechung entfernen. Weisen Sie die zugehörige Person darauf hin, dass sie ohne Zustimmung keine Mitschnitte machen darf.

1. Klären Sie, ob ein Mitschnitt gelaufen ist. Fragen Sie nach, was aufgezeichnet wurde und wohin Zusammenfassung und Aufnahme gehen. Bitten Sie um Löschung, wenn Sie nicht zugestimmt haben.

1. Nutzen Sie den Warteraum. Aktivieren Sie in Ihrer Besprechungs-Software den Warteraum (Lobby), so dass Sie jede Person einzeln zulassen. Das verhindert, dass sich Programme unbemerkt einschleichen.

1. Verlangen Sie Anmeldung für Teilnehmende, wenn möglich. Besprechungen, zu denen nur angemeldete Personen oder Personen aus dem eigenen Unternehmen zugelassen sind, sind besser geschützt. Bei Externen entscheiden Sie von Fall zu Fall.

1. Prüfen Sie die Einstellungen zu Apps und Bots. Viele Besprechungs-Programme erlauben Administratoren, Zusatz-Apps und Aufzeichnungsfunktionen zu steuern. Fragen Sie Ihre IT, was in Ihrem Betrieb möglich ist. Menüs unterscheiden sich je nach Anbieter und Version.

1. Legen Sie eine Regel fest. Zum Beispiel: Bots und Aufnahmen nur mit vorheriger Zustimmung aller; keine fremden Notiz-Bots in vertraulichen Besprechungen; nur freigegebene Dienste. Siehe Vertrauliche Besprechungen sicher mit KI transkribieren.

1. Sagen Sie es zu Beginn. Ein Satz in der Einladung genügt: «Bitte ohne KI-Mitschnitte; Aufzeichnung nur nach Absprache.» Bei Externen erinnern Sie zu Beginn der Sitzung.

1. Dokumentieren Sie Vorfälle. Notieren Sie, wann welcher Bot teilnahm und was Sie unternommen haben. Bei sensiblen Inhalten informieren Sie die verantwortliche Stelle, siehe Datenabfluss erkennen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen kurzen Hinweis für Einladungen zu Online-Besprechungen
und eine Regel für unser Team zu KI-Notiz-Bots.
Betrieb: [Branche, Ort]. Besprechungs-Software: [Name].
Der Hinweis (max. 40 Wörter) soll höflich bitten, keine KI-Bots
oder Aufzeichnungen ohne vorherige Zustimmung zu verwenden.
Die Regel (max. 8 Zeilen) soll festlegen: Wann Aufnahmen erlaubt
sind, wer zustimmen muss, welche Dienste erlaubt sind, was bei
einem unerwünschten Bot zu tun ist, wer informiert wird.
Zusätzlich: Ein Satz, den ich mündlich sagen kann, wenn ein
unbekannter Bot erscheint.
Schreibe in einfacher Sprache, Anrede «Sie».

Passen Sie Betrieb und Software an. Besprechen Sie die Regel im Team, bevor Sie sie verwenden.

Wie reagieren Sie in welcher Situation?

Worauf Sie achten müssen

• Bots gehören oft zu Gästen: Ein Bot wird meist von der Person ausgelöst, die ihn mit ihrem Kalender verbunden hat. Das ist selten böse Absicht, sondern Bequemlichkeit.
• Strafbarkeit: Das Aufnehmen nicht öffentlicher Gespräche ohne Einwilligung kann strafbar sein. Siehe Meeting-Bots und Einladung.
• Daten beim Anbieter: Was ein Bot aufnimmt, wird beim Anbieter des Bots gespeichert und verarbeitet. Ob und wie lange, regeln dessen Bedingungen.
• Kalender-Zugriff: Bots arbeiten oft über Verbindungen zum Kalender. Prüfen Sie auch, welche Apps Zugriff auf Ihren Kalender haben, siehe Kalender und Kontakte für KI.
• Funktionen in der eigenen Software: Auch eingebaute KI-Zusammenfassungen können Aufnahmen verursachen. Siehe KI-Funktionen in Bürosoftware erkennen.
• Keine Rechtsberatung: Bei Streit über Aufnahmen wenden Sie sich an eine Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Die Geschäftsführerin eines Handwerksbetriebs in Aarau führt eine Preisverhandlung per Videokonferenz mit einem Lieferanten. Mitten im Gespräch tritt ein «AI Notetaker» bei. Der Lieferant sagt, das sei sein Assistent, der immer mitlaufe.

Die Geschäftsführerin bittet freundlich, den Bot zu entfernen, und weist darauf hin, dass Aufnahmen vorab abgesprochen sein müssen. Er wird entfernt. Sie lässt zusichern, dass keine Aufnahme gespeichert wurde, und notiert den Vorgang.

Nachher nutzt ihr Betrieb den Warteraum, vermerkt in Einladungen den Hinweis zu Aufnahmen und prüft in den Einstellungen, welche Apps der Kalender zulässt. Mit der Regel hat das Team eine einfache Linie, und die Lieferanten kennen sie inzwischen.

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Die Konfiguration Ihrer Besprechungs-Software übernehmen die Kurse nicht. Weiterführend: Vertrauliche Besprechungen sicher mit KI transkribieren und Was ist Schatten-KI im Unternehmen?.

Häufige Fragen

Darf ich einen fremden Bot einfach entfernen?

Als Organisatorin oder Moderator dürfen Sie in der Regel Teilnehmende entfernen, die Sie nicht eingeladen haben. Bei Gästen ist ein freundlicher Hinweis hilfreich, besonders bei Geschäftspartnern.

Wie erkenne ich, ob ein Bot aufnimmt?

Oft zeigen Besprechungs-Programme eine Aufnahmeanzeige oder der Bot meldet sich im Chat. Fragen Sie im Zweifel direkt nach und bitten Sie um Bestätigung, was gespeichert wurde.

Was kann ich tun, wenn ich später von einer Aufnahme erfahre?

Verlangen Sie die Löschung, fragen Sie nach der Nutzung der Inhalte und informieren Sie die verantwortliche Stelle im Betrieb. Bei Personendaten prüfen Sie, ob eine Meldung nötig ist.