Kalender und Kontakte mit KI verbinden: Rechte begrenzen

Das Problem

Ein KI-Assistent soll Ihnen Termine vorschlagen, Besprechungen planen und Erinnerungen setzen. Dafür bittet er um Zugriff auf Ihren Kalender, oft gleich auch auf Ihre Kontakte. Ein Klick auf «Zulassen», und es funktioniert. Aber was haben Sie genau erlaubt?

In Ihrem Kalender stehen nicht nur Termine, sondern auch Arzttermine, Gespräche mit Kundinnen, Namen von Teilnehmenden und Einladungstexte mit vertraulichen Angaben. Im Adressbuch stehen Telefonnummern, private Adressen, Geburtstage und Notizen über Personen, deren Daten verarbeitet werden; die Verarbeitung muss datenschutzrechtlich zulässig und betrieblich freigegeben sein.

Viele Verbindungen sind grosszügiger, als nötig wäre. Wer nur «einen Termin vorschlagen» möchte, braucht weder das ganze Adressbuch noch das Recht, Einladungen im eigenen Namen zu verschicken.

Welche Rechte sind üblich?

Mehr zur Prüfung solcher Freigaben: Berechtigungen bei der Kontoverbindung prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Definieren Sie die Aufgabe. Zum Beispiel: «Freie Zeiten finden und Terminvorschläge formulieren.» Daraus folgt, welche Rechte nötig sind.
2. Wählen Sie das passende Konto. Verbinden Sie nicht das private Konto mit privaten Terminen und Kontakten, wenn Sie beruflich planen. Trennung lohnt sich, siehe Verbundene Konten trennen.
3. Lesen Sie die Freigabeseite. Bevor Sie «Zulassen» klicken, lesen Sie die genannten Berechtigungen. Achten Sie auf «ändern», «löschen», «senden» und «alle Kontakte».
4. Wählen Sie die kleinste Berechtigung. Fragt das Programm mehr, als Ihre Aufgabe braucht, lehnen Sie ab, wählen Sie eine eingeschränkte Option oder verzichten Sie auf das Programm.
5. Verbinden Sie nur den nötigen Kalender. Wenn möglich einen separaten Kalender für Termine, die die KI sehen darf, statt Ihres Hauptkalenders.
6. Kontrollieren Sie die Verbindung danach. In den Kontoeinstellungen Ihres Kalender- oder Mailanbieters finden Sie meist eine Liste verbundener Apps mit deren Berechtigungen. Prüfen Sie dort, ob sie stimmen.
7. Testen Sie mit einem erfundenen Termin. Lassen Sie die KI einen Testtermin vorschlagen und prüfen Sie, was sie dabei sehen kann. Fragen Sie sie nicht nach vertraulichen Terminen, aber merken Sie sich, was sichtbar ist.
8. Widerrufen Sie, was nicht mehr gebraucht wird. Entfernen Sie Verbindungen, die Sie nicht mehr nutzen, und überprüfen Sie alle paar Monate die Liste.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich eine kurze Prüfliste für Freigabeseiten erstellen. Geben Sie keine echten Kontakt- oder Termindaten ein:

Ich möchte [Name des KI-Programms] mit meinem [Kalender/Adressbuch] bei [Anbieter, z. B. Microsoft 365 / Google] verbinden, um [Aufgabe, z. B. Terminvorschläge zu erhalten].
Das Programm verlangt diese Berechtigungen: [Liste von der Freigabeseite einfügen].
Erkläre mir in einfacher Sprache:
1. Was jede Berechtigung konkret erlaubt.
2. Welche davon für meine Aufgabe nötig sind und welche nicht.
3. Welche Risiken die nicht nötigen Berechtigungen bergen.
4. Worauf ich in den Kontoeinstellungen achten sollte.
Sage klar, was du nicht sicher weisst, und erfinde keine Funktionen des Programms.

Gleichen Sie die Antwort mit den Angaben des Anbieters ab. Bei Unsicherheit lassen Sie die Verbindung weg.

Worauf Sie achten müssen

• Daten Dritter: Kontakte und Teilnehmende betreffen Personendaten. Die Verarbeitung muss datenschutzrechtlich zulässig und betrieblich freigegeben sein. Klären Sie berufliche Freigaben mit der verantwortlichen Stelle und beachten Sie den Datenschutz, siehe EDÖB-Hinweise zu KI und Datenschutz.
• Fehler mit Wirkung: Eine KI mit Schreibrecht kann Einladungen verschicken oder Termine löschen. Das Risiko übermässiger Befugnisse beschreibt das OWASP-Projekt für LLM-Anwendungen.
• Versteckte Anweisungen: Einladungstexte stammen oft von Dritten. Sie können Anweisungen enthalten, die ein Assistent befolgt, siehe Prompt Injection in E-Mails.
• Beruf und Privates mischen: Ein privates Konto mit geschäftlichen Terminen ist ein Datenschutzproblem. Siehe Private KI-Konten im Büro.
• Zeitlich begrenzen: Wo möglich, Freigaben befristen. Das Vorgehen dafür steht in der Freigabe-Vorlage für KI-Werkzeuge.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Praxisleiterin einer Zahnarztpraxis in Thun möchte, dass ein KI-Assistent Teamsitzungen plant. Das Programm verlangt Zugriff auf Kalender und Kontakte, mit Lese- und Schreibrechten.

Vorher: Sie klickt «Alle zulassen». Im Kalender stehen Patiententermine mit Namen, im Adressbuch private Nummern von Mitarbeitenden und Patienten.

Nachher: Sie legt einen separaten Kalender «Teamplanung» an, in dem nur Sitzungen stehen, und verbindet nur diesen mit «nur lesen». Kontakte bleiben ausgeschlossen. Die Sitzungsvorschläge schreibt sie selbst in den Kalender. In den Kontoeinstellungen prüft sie, dass nichts anderes freigegeben wurde.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI im Büroalltag mit Kalender, Mail und Dokumenten nutzen will, lernt das am besten an Praxisaufgaben. Die Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort behandeln unter anderem Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen, Copilot und Google Workspace sowie No-Code-Automatisierung und KI-Agenten. Sie arbeiten mit einem KI-Lerncoach und erhalten einen verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Reicht «nur lesen», damit nichts passiert?

Es verhindert Änderungen, aber nicht, dass die KI vertrauliche Inhalte sieht und an den Anbieter weitergibt. Prüfen Sie daher auch, was gelesen werden darf.

Wie finde ich heraus, was ich früher freigegeben habe?

In den Sicherheits- oder Kontoeinstellungen Ihres Kalender- oder Mailanbieters gibt es meist eine Liste verbundener Apps mit Berechtigungen. Dort können Sie Verbindungen einsehen und entfernen.

Darf ich die Kontakte meiner Kundschaft freigeben?

Das hängt von Ihren internen Regeln und dem Datenschutz ab. Klären Sie es vorab mit der verantwortlichen Stelle in Ihrem Betrieb. Im Zweifel geben Sie die Kontakte nicht frei.