KI-Assistent zunächst nur mit Leserechten einrichten

Das Problem

Frau Müller arbeitet in einer Immobilienverwaltung in Basel. Die Firma möchte einen KI-Assistenten ausprobieren, der Mietverträge und Protokolle durchsucht und Fragen dazu beantwortet. Die Idee ist gut. Doch Frau Müller hat Respekt: Was, wenn der Assistent beim Aufräumen etwas verschiebt, überschreibt oder löscht?

Dieser Respekt ist begründet. KI-Assistenten, die Dateien nicht nur lesen, sondern auch ändern dürfen, können durch Missverständnisse oder falsche Anweisungen Schaden anrichten. Manchmal merkt man es erst Wochen später, wenn ein Dokument fehlt.

Die einfachste Sicherung ist ein Pilotbetrieb nur mit Lesezugriff: Die KI darf Dateien ansehen, aber nichts verändern. So können Sie den Nutzen testen, ohne Daten zu riskieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine überschaubare Aufgabe. Zum Beispiel: «Der Assistent beantwortet Fragen zu den Hausordnungen.» Je enger die Aufgabe, desto einfacher der Pilot.

1. Legen Sie einen eigenen Ordner an. Kopieren Sie die benötigten Dokumente in einen Ordner, den der Assistent lesen darf, statt ihm die Originalablage zu öffnen. Siehe Dateizugriff auf Ordner beschränken.

1. Prüfen Sie den Inhalt des Ordners. Gehören vertrauliche Dateien dazu, die nicht dorthin gehören? Entfernen Sie sie.

1. Richten Sie einen eigenen Zugang für den Assistenten ein. Mit der Rolle «nur lesen» und ohne Rechte auf andere Bereiche. Nicht das Konto einer Mitarbeiterin verwenden.

1. Prüfen Sie, dass Schreiben wirklich nicht geht. Bitten Sie den Assistenten im Test, eine Datei zu ändern oder zu löschen. Die Aktion muss scheitern. Prüfen Sie es nicht nur in den Einstellungen, sondern im Praxistest.

1. Definieren Sie Pilotregeln. Welche Personen testen? Welche Fragen sind erlaubt? Wie lange dauert der Pilot? Wer bewertet die Antworten?

1. Bewerten Sie die Ergebnisse. Sind die Antworten richtig und nützlich? Wo erfindet der Assistent etwas? Halten Sie Fehler fest.

1. Entscheiden Sie über weitere Rechte. Braucht der Assistent wirklich Schreibrechte? Dann nur für einen kleinen Bereich, mit Freigabe vor jeder Aktion und mit Sicherung, siehe Freigabe vor Aktionen.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt hilft Ihnen, einen Pilotplan mit Lesezugriff zu entwerfen. Verwenden Sie keine echten Dokumente.

Wir planen in einem Schweizer Betrieb ([Branche]) einen Pilot mit einem KI-Assistenten, der ausschliesslich Lesezugriff auf den Ordner [Ordnername] erhält. Aufgabe: [Aufgabe].
Erstelle einen Pilotplan mit:
1. Ziel und Erfolgskriterien (woran messen wir den Nutzen?)
2. Einrichtung (Ordner, eigener Zugang, Rolle «nur lesen»)
3. Testfälle: 5 Fragen, die er beantworten soll, und 3 Aktionen, die er ausdrücklich nicht ausführen darf
4. Teilnehmende und Dauer: [Personen], [Wochen]
5. Kriterien, wann wir Schreibrechte prüfen und wann nicht
Regeln: Keine Annahmen über unsere Software treffen, nur Prüfpunkte nennen. Einfache Sprache, Deutsch (Schweiz), nummerierte Liste.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Der Plan gilt als Grundlage für das Gespräch mit Ihrer IT.

Worauf Sie achten müssen

• Lesen ist nicht harmlos. Der Assistent sieht alle Inhalte im freigegebenen Ordner. Legen Sie nichts hinein, was er nicht sehen soll.
• Ausgaben können sich verbreiten. Was er liest, kann er in Antworten wiedergeben. Zugriffsrechte der fragenden Personen müssen weiter gelten, siehe Dateirechte bei der Wissenssuche.
• Lesezugriff ist keine Dauerlösung für alles. Manche Aufgaben brauchen Schreibrechte. Entscheiden Sie das bewusst.
• Fehler bleiben möglich. Auch ein lesender Assistent kann falsch antworten. Menschen prüfen wichtige Aussagen.
• Technisch durchsetzen: Die Regel «nur lesen» muss in der Berechtigung des Zugangs stehen, nicht nur im Anweisungstext an die KI.
• Pilotende: Legen Sie vorher fest, wann der Pilot endet und was mit dem Zugang passiert.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Bauverwaltung im Kanton Aargau testet einen Assistenten, der Bauvorschriften und frühere Entscheide durchsucht. Die Leiterin entscheidet, dass er zunächst nichts verändern darf.

Vorher: Die Idee ist, dem Assistenten Zugriff auf die gesamte Dossierablage zu geben, damit er auch Entwürfe ablegen kann. Nachher: Ein Ordner mit öffentlichen Vorschriften und anonymisierten Beispielentscheiden wird bereitgestellt. Der Assistent liest ausschliesslich. Nach vier Wochen zeigt sich, dass er für die Recherche nützlich ist, Ablagen aber nicht selbst übernehmen soll. Die Verwaltung beschliesst, es dabei zu belassen.

Im Rückblick bewährte sich besonders der Praxistest der Grenze. Die Leiterin bat einen Mitarbeiter, den Assistenten absichtlich zum Ändern einer Datei aufzufordern. Die Aktion schlug fehl, und die Gruppe sah mit eigenen Augen, dass der Schutz wirkt. Ein solcher Versuch schafft mehr Vertrauen als jede Beteuerung der Technik. Wiederholen Sie ihn nach jedem grösseren Update, denn Einstellungen können sich verändern, ohne dass es jemand bemerkt. Halten Sie das Ergebnis mit Datum in Ihren Pilotunterlagen fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Assistenten und -Agenten geordnet pilotieren möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Sie umfasst die Integration von KI-Agenten: Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung, dazu die Dokumentation der Umsetzung.

Pilot und Rechtekonzept lassen sich als Teil eines solchen Vorhabens planen. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann ein Assistent mit Leserechten etwas kaputt machen?

Er kann Dateien nicht verändern. Er kann aber falsche Antworten geben oder vertrauliche Inhalte in Antworten verwenden. Deshalb sind Ordnerauswahl und Prüfung der Antworten wichtig.

Wann sind Schreibrechte vertretbar?

Wenn der Nutzen klar ist, ein begrenzter Bereich genügt, Sicherungen bestehen und jede Aktion freigegeben wird. Auch dann beginnen Sie mit einem Probelauf, siehe Trockenlauf für KI-Agenten.

Wie lange soll ein Pilot dauern?

Lange genug für typische Fälle, aber begrenzt, etwa einige Wochen. Legen Sie vorher Kriterien fest, nach denen Sie entscheiden.

Ist eine lokale Kopie der Dokumente sicherer?

Sie kann helfen, weil die Originale unberührt bleiben. Aber auch die Kopie muss geschützt sein und aktuell gehalten werden.