Verhindern, dass ein KI-Agent wichtige Dateien löscht

Das Problem

Der gemeinsame Ordner Ihres Betriebs ist über Jahre gewachsen: doppelte Dateien, «Kopie von Kopie», Entwürfe, deren Zweck niemand mehr kennt. Ein KI-Assistent könnte aufräumen: Duplikate finden, Dateien umbenennen, Alte archivieren. Das klingt verlockend.

Das Risiko liegt im Wort «aufräumen». Was ein Mensch mit Wissen über die Firma als wichtig erkennt, wirkt für eine KI vielleicht wie ein Duplikat oder eine überholte Version. Die Vertragsfassung mit handschriftlichen Anmerkungen, das einzige Exemplar einer Offerte, die Vorlage, die in vielen Dokumenten verlinkt ist: Wird so etwas gelöscht, fällt es oft erst Wochen später auf.

Dazu kommen Fehler wie missverstandene Anweisungen («lösche alles ausser den Ordnern von 2026»), zu weite Zugriffsrechte und Löschvorgänge, die ohne Papierkorb direkt endgültig sind. Die Lösung ist, dem Agenten das Löschen schwer zu machen und das Rückgängigmachen leicht.

Welche Schutzstufen helfen?

Mehr zur Beschränkung auf Ordner: Dateizugriff auf Ordner begrenzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie das Aufräumziel genau. Zum Beispiel: «Doppelte Fotos im Ordner Marketing/2024 finden und auflisten.» Je enger die Aufgabe, desto kleiner das Risiko.
2. Legen Sie einen Arbeitsordner fest. Kopieren Sie die Dateien, die aufgeräumt werden sollen, in einen eigenen Ordner, oder geben Sie dem Agenten nur diesen Ordner frei.
3. Entziehen Sie das Löschrecht. Stellen Sie, soweit das Werkzeug es zulässt, die Berechtigungen so ein, dass der Agent lesen, umbenennen und verschieben, aber nicht endgültig löschen darf. Fehlt diese Einstellung, benutzen Sie das Werkzeug nur auf einer Kopie.
4. Machen Sie eine Sicherung. Vor dem ersten Einsatz sichern Sie den Ordner, am besten auf ein getrenntes Medium oder einen separaten Speicher. Prüfen Sie, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.
5. Lassen Sie zuerst nur eine Liste erstellen. Der Agent schlägt vor, was gelöscht oder verschoben werden soll, begründet es und führt nichts aus (Trockenlauf, siehe KI-Abläufe als Trockenlauf prüfen).
6. Prüfen Sie die Liste. Öffnen Sie Stichproben. Besonders kritisch: Dateien mit «final», Verträge, Unterschriebenes, Vorlagen, Dateien, die zuletzt kürzlich geändert wurden.
7. Verschieben Sie in den Ordner «Zum Löschen». Warten Sie einige Wochen. Meldet sich niemand, löschen Sie von Hand.
8. Halten Sie das Vorgehen fest. Wer darf den Agenten aufräumen lassen, mit welchen Rechten, wie wird gesichert? Siehe auch Fehlerhafte KI-Aktionen rückgängig machen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Arbeitsauftrag lassen Sie einen Agenten Aufräumvorschläge machen, ohne dass er etwas verändert:

Du darfst im Ordner [Pfad des Arbeitsordners, z. B. «Marketing/2024 (Kopie)»] Dateien lesen und auflisten. Du darfst nichts löschen, verschieben, umbenennen oder ändern.
Aufgabe: Finde [z. B. doppelte Dateien und Dateien, die älter als zwei Jahre sind und nicht in Verträgen oder Offerten stehen].
Erstelle eine Tabelle: Dateiname | Pfad | Grund für den Vorschlag | Sicherheit deiner Einschätzung (hoch/mittel/niedrig) | Hinweis, falls die Datei wichtig sein könnte.
Regeln:
- Dateien mit Namensbestandteilen wie «final», «unterschrieben», «Vertrag», «Offerte», «Vorlage» nur als «nicht löschen» markieren.
- Bei Unsicherheit schreibe «Mensch prüfen».
- Führe keine Änderung aus. Wenn dir eine Aktion fehlt oder du etwas löschen möchtest, frage nach.

Prüfen Sie die Liste selbst, bevor jemand etwas verschiebt. Die Ausführung bleibt bei Menschen.

Worauf Sie achten müssen

• Papierkorb ist kein Backup: Er hat Aufbewahrungsfristen und leert sich teils automatisch. Er ersetzt keine Sicherung.
• Geteilte Ordner: Löscht ein Agent im gemeinsamen Ordner, trifft es alle. Arbeiten Sie dort besonders vorsichtig.
• Synchronisierte Ordner: Eine Löschung auf einem Gerät kann sich auf andere Geräte und die Cloud übertragen.
• Rechte überprüfen: Das OWASP-Projekt zählt übermässige Befugnisse von KI-Anwendungen zu den Hauptrisiken.
• Ransomware und Verwechslung: Ein Agent, der nach einem Angriff oder Fehler Dateien «bereinigt», kann Schaden vergrössern. Regelmässige, getrennte Sicherungen sind der beste Schutz, auch laut BACS.
• Aufbewahrungspflichten: Geschäftsunterlagen müssen teils aufbewahrt werden. Bevor etwas verschwindet, klären Sie die Regeln im Betrieb.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Winterthur möchte den Projektordner mit 40'000 Dateien durch einen KI-Assistenten aufräumen lassen.

Vorher: Der Assistent erhält Zugriff auf das ganze Laufwerk mit Löschrecht. Nach dem ersten Lauf fehlen mehrere Planstände, die als «Duplikate» erkannt wurden und nur in Details voneinander abwichen.

Nachher: Das Büro kopiert einen Projektordner in einen Arbeitsordner, sichert ihn und entzieht dem Assistenten das Löschrecht. Er erstellt nur eine Vorschlagsliste. Der Büroleiter prüft sie, verschiebt 300 klare Duplikate in «Zum Löschen» und löscht erst nach vier Wochen. Planstände mit abweichendem Inhalt bleiben erhalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Aufräum- und Ablageprozesse mit KI-Agenten gestalten will, braucht klare Einsatzregeln. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt bei der Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung und beim Entwickeln von Workflows und Automatisierungen. Projekte werden individuell offeriert.

Die Datensicherung Ihrer Systeme ist in dieser Beschreibung nicht enthalten; klären Sie sie mit Ihrer IT.

Häufige Fragen

Kann ich dem Agenten das Löschen in einem Testordner erlauben?

Ja, in einem Testordner mit erfundenen Dateien ist das sinnvoll, um das Verhalten kennenzulernen. Auf echten Daten bleibt das Löschen bei Menschen.

Wie lange soll ich Dateien im Ordner «Zum Löschen» behalten?

Mehrere Wochen bis einige Monate, je nach Betrieb. Es sollte mindestens ein Abschlusszyklus durchlaufen sein, damit auffällt, wenn etwas fehlt.

Und wenn es doch passiert ist?

Stoppen Sie den Agenten, sichern Sie den aktuellen Stand, prüfen Sie Papierkorb und Versionsverlauf und stellen Sie aus der Sicherung wieder her. Notieren Sie, was passiert ist, damit sich der Fehler nicht wiederholt.