KI-Dateizugriff auf ausgewählte Ordner beschränken

Das Problem

Frau Müller hat auf ihrem Arbeitsrechner ein KI-Programm installiert, das Dokumente lesen und zusammenfassen kann. Bei der Einrichtung fragt es: «Auf welche Ordner darf ich zugreifen?» Eine Auswahl «Gesamter Computer» ist vorangewählt, weil das am bequemsten ist.

Frau Müller zögert. Auf ihrem Rechner liegen auch Lohnabrechnungen, Verträge, private Fotos und Passwortlisten. Was, wenn das Programm etwas liest, was es nicht lesen soll? Oder aus Versehen etwas ändert?

Ihr Instinkt ist richtig. Ein KI-Programm braucht nur den Zugriff, den die konkrete Aufgabe erfordert. Für eine Zusammenfassung von Sitzungsprotokollen genügt ein einziger Ordner. Diese Seite zeigt, wie Sie ihn einrichten und überprüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie die Aufgabe. Zum Beispiel: «Das Programm fasst Sitzungsprotokolle zusammen.» Alles, was dafür nicht nötig ist, bleibt ausser Reichweite.

1. Legen Sie einen eigenen Arbeitsordner an. Nennen Sie ihn klar, etwa «KI-Arbeitsordner». Er liegt an einem Ort, der keine sensiblen Daten enthält.

1. Kopieren Sie nur die benötigten Dateien hinein. Nicht die Originale verschieben, sondern Kopien. So bleibt das Original unberührt, falls etwas schiefgeht.

1. Prüfen Sie den Inhalt. Liegt dort etwas, das die KI nicht sehen soll? Passwörter, Lohnlisten, Kundenakten? Entfernen Sie es.

1. Geben Sie in den Einstellungen nur diesen Ordner frei. Wählen Sie nicht «Computer», «Dokumente» oder «Laufwerk C», sondern genau den Arbeitsordner. Siehe auch Assistent zunächst nur mit Leserechten.

1. Achten Sie auf Verknüpfungen und Netzlaufwerke. Eine Verknüpfung im Ordner kann auf andere Bereiche zeigen. Entfernen Sie sie. Prüfen Sie, ob der Ordner auf einem Netzlaufwerk liegt, auf das mehr Personen Zugriff haben.

1. Testen Sie die Grenze. Lassen Sie die Berechtigungen technisch prüfen. Bitten Sie ergänzend das Programm, eine Datei ausserhalb des Ordners zu öffnen oder aufzulisten. Ein solcher Negativtest ist nur eine zusätzliche Kontrolle und beweist für sich allein nicht, dass der Zugriff wirksam beschränkt ist. Testen Sie auch, ob es Dateien innerhalb des Ordners verändern kann, falls das nicht erwünscht ist.

1. Leeren Sie den Ordner nach der Arbeit. Dateien, die nicht mehr gebraucht werden, löschen Sie. Das hält den Ordner übersichtlich und die Fläche klein, siehe Dateien beim Anbieter löschen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie eine kleine Checkliste für die Einrichtung. Er arbeitet ohne echte Dateien.

Ich richte auf einem Arbeitsrechner in einem Schweizer Betrieb ([Branche]) ein KI-Programm ([Name]) ein, das Dateien lesen darf. Aufgabe: [Aufgabe].
Erstelle eine Checkliste mit 10 Punkten für:
1. Anlegen und Benennen eines Arbeitsordners
2. Auswahl der Dateien (Kopien statt Originale)
3. Freigabe in den Einstellungen (nur dieser Ordner)
4. Prüfung auf Verknüpfungen, Netzlaufwerke und Unterordner
5. Test der Grenze (Zugriff ausserhalb muss scheitern)
6. Regeln für das Aufräumen und für Zugriffsrechte anderer Personen
Regeln: Keine Annahmen über unsere Software treffen, jeden Punkt als Frage «erledigt: ja/nein» formulieren, einfache Sprache, Deutsch (Schweiz).

Ersetzen Sie die Platzhalter. Arbeiten Sie die Liste bei jeder neuen KI-Anwendung durch.

Worauf Sie achten müssen

• Lesen genügt oft. Gewähren Sie Schreibrechte nur, wenn nötig. Sonst droht versehentliches Überschreiben oder Löschen, siehe Dateien löschen durch KI-Agenten verhindern.
• Ordnergrenzen sind nicht immer eindeutig. Unterordner, Verknüpfungen und synchronisierte Cloud-Ordner können die Grenze verwischen.
• Programme laufen mit Ihren Rechten. Ein lokales KI-Programm hat meist so viele Rechte wie Sie. Die Ordnerauswahl in der Software ist deshalb eine Schutzmassnahme, aber keine Garantie. Zusätzliche Mittel bietet Ihre IT.
• Inhalt kann Anweisungen enthalten. Dokumente aus fremden Quellen können versteckte Anweisungen für die KI enthalten. Lesen Sie dazu Prompt Injection in Dokumenten.
• Vertrauliche Daten: Auch im Arbeitsordner gilt: Was die KI liest, kann an den Anbieter gehen, wenn das Programm in der Cloud arbeitet. Prüfen Sie Datenschutz und Speicherort.
• Sicherung: Halten Sie Originale gesichert, bevor ein Programm Dateien ändern darf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Zug lässt eine Mitarbeiterin ein KI-Programm testen, das Normen-PDFs durchsucht und zusammenfasst.

Vorher: Das Programm erhält den Ordner «Projekte», in dem Verträge, Offerten und Pläne aller Kunden liegen. Nachher: Die IT legt einen Ordner «KI-Normen» an und kopiert nur die öffentlichen Normenunterlagen hinein. Dieser Ordner ist die einzige Freigabe, und das Programm darf dort nur lesen. Beim Test scheitert der Zugriff auf andere Ordner wie gewünscht. Nach dem Pilot wird der Ordner geleert, und die Freigabe bleibt bestehen für kommende Normenprojekte.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Assistenten geordnet einführen und Zugriffe sauber begrenzen wollen, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Sie umfasst die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung sowie die Dokumentation der Umsetzung.

Arbeitsordner und Zugriffsgrenzen lassen sich darin als Einsatzregeln festhalten. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht es, der KI im Prompt zu sagen, sie solle nur den Ordner nutzen?

Nein. Die Grenze muss in den Einstellungen und Rechten stehen. Eine Anweisung im Text kann missverstanden oder überstimmt werden.

Was, wenn das Programm keine Ordnerauswahl anbietet?

Dann prüfen Sie, ob es ein Konto mit eingeschränkten Rechten oder eine getrennte Umgebung gibt, und fragen Sie Ihre IT. Wenn nicht möglich, setzen Sie es nicht für sensible Dateien ein.

Sind Cloud-Ordner sicher genug?

Das hängt vom Anbieter, Vertrag und Zugriffsrechten ab. Klären Sie, wer den Ordner sehen kann, und lesen Sie Dateiupload sicher konfigurieren.

Muss ich Dateien im Arbeitsordner schützen?

Ja. Auch Kopien sind Daten. Schützen Sie den Ordner wie die Originale, und löschen Sie ihn, wenn er nicht mehr gebraucht wird.