KI-Schulkonten beim Klassenwechsel geordnet verwalten

Das Problem

Am Ende des Schuljahres wechselt ein Teil von Frau Kellers Klasse in eine andere Klasse, einzelne Kinder verlassen die Schule. Die Klasse nutzt ein von der Schule freigegebenes KI-Werkzeug mit Schulkonten. Frau Keller fragt sich: Was passiert mit den Konten und Chatverläufen? Wer sieht, was die Kinder im letzten Jahr eingegeben haben?

Solche Fragen werden oft übersehen. Konten bleiben bestehen, Gruppenzuordnungen ändern sich nicht, Lehrpersonen behalten Zugriff auf alte Verläufe, und an gemeinsam genutzten Geräten sind Sitzungen noch angemeldet. So können Verläufe sichtbar bleiben, die für andere Personen nicht bestimmt sind, etwa für die neue Lehrperson, für Mitlernende oder für Kinder, die das Gerät als Nächste nutzen.

Datenschutzrechtlich gelten die Grundsätze der Zweckbindung und der Datensparsamkeit: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Zweck gebraucht werden. Eine klare Routine beim Wechsel schützt Kinder und entlastet Lehrpersonen. Der Stand ist Oktober 2026; zuständig sind Schulleitung, Schul-IT und die Datenschutzstelle Ihres Kantons.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Zuständigkeiten. Wer verwaltet Konten, wer entscheidet über Löschungen, wer informiert Lernende? Meist ist die Schul-IT zuständig, die Schulleitung entscheidet. Halten Sie das schriftlich fest.
2. Erfassen Sie, welche Konten bestehen. Welche KI-Werkzeuge, welche Konten, welche Klassen und Gruppen? Eine kurze Liste ohne Personendaten genügt für die Planung.
3. Legen Sie Regeln für den Wechsel fest. Beim Klassenwechsel: Gruppenzugehörigkeit und Zugriffsrechte der Lehrpersonen anpassen. Beim Austritt: Konto sperren und nach definierter Frist löschen. Die Tabelle unten zeigt einen Ablauf.
4. Informieren Sie die Lernenden. Sagen Sie rechtzeitig, was mit Verläufen geschieht und wie sie Inhalte, die sie behalten möchten, selbst sichern können, zum Beispiel eigene Texte in der persönlichen Ablage.
5. Prüfen Sie Zugriffsrechte der Lehrpersonen. Alte Klassenlehrpersonen sollen nach dem Wechsel keinen Zugriff mehr auf Verläufe der Klasse haben, es sei denn, ein Zweck begründet es.
6. Setzen Sie gemeinsame Geräte zurück. Melden Sie sich ab, löschen Sie lokale Daten gemäss Anleitung der Schul-IT und prüfen Sie, ob automatisches Anmelden deaktiviert ist.
7. Dokumentieren Sie den Ablauf. Notieren Sie, wer wann was erledigt hat. Das hilft bei Rückfragen und bei einer Datenpanne.
8. Lassen Sie die KI die Checkliste vorbereiten. Mit der Vorlage unten erstellen Sie einen Entwurf. Die Schul-IT prüft ihn.
9. Wiederholen Sie die Routine jedes Jahr. Legen Sie einen festen Zeitpunkt fest, etwa vor Beginn der Sommerferien.

Ablauf beim Schuljahreswechsel

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist ein schriftlicher Auftrag an die KI. Diese Vorlage enthält keine Angaben zu Lernenden, Konten oder Zugangsdaten. Die Schul-IT prüft die Checkliste, bevor sie gilt.

Erstelle eine Checkliste für den Schuljahreswechsel an einer Schule in
der Schweiz, die ein von der Schule freigegebenes KI-Werkzeug mit
Schulkonten nutzt. Gliedere nach: Vor Schuljahresende, Klassenwechsel,
Schulaustritt, gemeinsame Geräte, Dokumentation.
Berücksichtige die Grundsätze Zweckbindung, Datensparsamkeit,
Zugriffsbegrenzung und Löschung nach festgelegter Frist. Gib bei jedem
Punkt an, wer zuständig sein könnte (Lehrperson, Schul-IT,
Schulleitung). Nenne keine konkreten gesetzlichen Fristen, sondern
schreibe «Frist mit Datenschutzstelle klären». Erfinde keine
technischen Einstellungen für ein bestimmtes Produkt.

Ergänzen Sie schulische Besonderheiten. Lassen Sie technische Schritte durch die Schul-IT für das eingesetzte Werkzeug konkretisieren.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Zugangsdaten in KI-Dienste. Geben Sie weder Passwörter noch Kontolisten oder Namen von Lernenden in öffentliche KI-Werkzeuge ein. Orientierung bietet das Educa-Dossier zum schulischen Datenschutz; es gelten die Vorgaben Ihres Kantons.
• Löschfristen und Rechtsgrundlagen. Wie lange Daten aufbewahrt werden dürfen oder müssen, hängt von Kanton, Zweck und Vertrag mit dem Anbieter ab. Klären Sie das mit der Datenschutzstelle; Informationen bietet auch privatim.
• Vertragsfragen. Ob der Anbieter Daten löscht, wenn Konten gelöscht werden, steht im Vertrag der Schule. Fragen Sie nach, statt es anzunehmen.
• Nicht nur Konten, auch Geräte. Gemeinsame Tablets und Computer speichern Sitzungen und Dateien. Ein Zurücksetzen ist ebenso wichtig wie das Löschen eines Kontos.
• Eltern und Lernende informieren. Transparenz schafft Vertrauen. Sagen Sie, was mit den Daten geschieht, ohne Fachjargon.
• Fehler ehrlich melden. Wenn alte Verläufe sichtbar waren, gilt das Vorgehen aus KI-Datenpanne in der Schule.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel aus einer Primarschule im Kanton Wallis (deutschsprachiger Teil): Nach den Sommerferien melden zwei Kinder, dass sie auf dem gemeinsamen Klassentablet Verläufe von Mitschülern gesehen haben. Die Konten waren noch angemeldet.

Vorher gab es keine Regel für den Wechsel. Frau Keller und die Schul-IT legen eine Routine fest: Vor den Sommerferien werden Lernende informiert, die Schul-IT passt Gruppen und Rechte an, die Lehrperson meldet gemeinsame Geräte ab und setzt sie gemäss Anleitung zurück. Beim Austritt wird das Konto gesperrt und nach der vereinbarten Frist gelöscht.

Nachher dokumentiert die Schulleitung den Ablauf in einer kurzen Liste. Im nächsten Sommer führt die Schul-IT eine Stichprobe durch und findet zwei Geräte, die noch angemeldet waren. Die Routine wird ergänzt. Welche Fragen sich beim Speichern von Verläufen stellen, zeigt KI-Lernchats speichern: Was braucht die Schule wirklich?.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn eine Schule oder Bildungsorganisation Abläufe rund um KI strukturiert regeln möchte, bietet Alpasana die KI-Beratung und digitale Transformation. Sie umfasst das Aufnehmen von Prozessen, das Priorisieren von Vorhaben und einen Umsetzungsplan. Beschrieben werden auch Pilot, Einsatzregeln und Skalierung bei der Integration von KI-Agenten sowie die Dokumentation der Umsetzung.

Projekte werden individuell offeriert. Für öffentliche Schulen gelten die Vorgaben des Kantons und des Schulträgers, die Konten- und Datenverwaltung liegt bei Schulleitung und Schul-IT. Die Beratung kann bei der Strukturierung von Prozessen unterstützen, nicht aber datenschutzrechtliche Prüfungen ersetzen.

Häufige Fragen

Muss beim Klassenwechsel jedes Konto gelöscht werden?

Nicht unbedingt. Oft genügt es, Gruppen und Zugriffsrechte anzupassen. Beim Austritt gelten andere Regeln. Was zulässig ist, legen Schulleitung und Datenschutzstelle fest.

Wer sichert die Arbeiten der Kinder?

Die Lernenden selbst, mit Anleitung der Lehrperson. Sie speichern eigene Texte in ihrer persönlichen Ablage, nicht komplette Chatverläufe.

Was ist mit Konten, die Lernende privat angelegt haben?

Diese liegen ausserhalb der Verantwortung der Schule. Informieren Sie Lernende und Eltern, dass sie dort selbst für Löschung und Einstellungen zuständig sind.

Wie oft soll die Routine geprüft werden?

Mindestens einmal pro Jahr. Bei neuen Werkzeugen oder Änderungen im Vertrag früher. Hilfe bei der Rollenverteilung bietet KI an der Schule: Verantwortlichkeiten.