Wer entscheidet über KI an der Schule? Zuständigkeiten klären

Das Problem

Frau Keller hat ein KI-Werkzeug für Unterrichtsentwürfe erprobt. Die technische Betreuung sagt, das Programm funktioniere, die Fachschaft findet die Aufgaben interessant und die Schulleitung nimmt an, alle nötigen Fragen seien geklärt. Trotzdem hat niemand über den konkreten schulischen Einsatz entschieden.

Technische Verfügbarkeit, pädagogische Eignung und verbindliche Freigabe sind unterschiedliche Aufgaben. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen, doch die Verantwortung muss sichtbar sein. Sonst entstehen Lücken, sobald Kinder selbst mitarbeiten, andere Daten eingegeben werden oder ein Problem auftritt.

Ein Rollenraster ordnet Aufgaben den zuständigen Funktionen zu. Es ersetzt keine gesetzliche Zuständigkeit und keine kantonale Regelung. Es macht vielmehr deutlich, welche Entscheidungen innerhalb der geltenden Schulorganisation geklärt und dokumentiert werden müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie den Einsatz präzise. Öffnen Sie ein leeres Entscheidungsblatt und notieren Sie Zweck, Nutzerkreis, Datenarten und vorgesehenes Ergebnis. «KI nutzen» ist zu unbestimmt. Unterscheiden Sie etwa zwischen der Vorbereitung mit fiktiven Aufgaben und der Verarbeitung echter Schülerarbeiten.
2. Sammeln Sie die vorhandenen Rollen. Fragen Sie nach Schulleitung, Schulträger, pädagogischer Fachverantwortung, technischer Betreuung und Datenschutzfachstelle. Verwenden Sie für den KI-Entwurf nur Funktionsbezeichnungen. Prüfen Sie intern, welche Befugnisse diese Rollen tatsächlich besitzen und wo externe Stellen zuständig sind.
3. Trennen Sie Prüfen und Entscheiden. Die Fachschaft kann Lernzielbezug und Aufgabenqualität prüfen; technische Fachpersonen beurteilen den Betrieb. Wer eine rechtliche Frage klärt und wer den Einsatz verbindlich freigibt, muss aus Ihrer Schulorganisation hervorgehen. Ein KI-Vorschlag darf diese Zuständigkeiten nicht festlegen.
4. Benennen Sie die Verantwortung für jede Aufgabe. Schreiben Sie je Aufgabe eine federführende Rolle und nötige Mitwirkende auf. Die federführende Rolle sorgt dafür, dass die Aufgabe bearbeitet wird, auch wenn weitere Fachpersonen beitragen. Vermeiden Sie Felder wie «alle», bei denen niemand den nächsten Schritt kennt.
5. Regeln Sie Freigabebedingungen. Halten Sie fest, welche Unterlagen vorliegen müssen und wer offene Fragen dokumentiert. Dazu gehören pädagogischer Zweck, zulässige Eingaben, Zugangsbedingungen und der Umgang mit Ergebnissen. Die Werkzeugprüfung für Schulen kann die nötigen Prüffelder liefern.
6. Planen Sie Änderungen und Störungen. Bestimmen Sie, wer neue Nutzungsarten, geänderte Bedingungen und Vorfälle entgegennimmt. Legen Sie Vertretung und Kontaktweg fest. Verbinden Sie das Raster mit dem Ablauf bei einer Datenpanne, statt im Ereignisfall eine neue Zuständigkeitsdiskussion zu beginnen.
7. Veröffentlichen Sie eine verständliche Fassung. Lassen Sie das Raster durch die dafür befugten Stellen bestätigen. Geben Sie dem Kollegium eine kurze Fassung mit Rollen, Entscheidungsschritten und Kontaktwegen. Bewahren Sie ausführliche Prüfunterlagen geschützt auf und legen Sie fest, wann die Zuordnung aktualisiert wird.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Lehrperson und bereite die Klärung von Zuständigkeiten vor.
Geplanter KI-Einsatz ohne Personendaten: [Beschreibung]
Vorhandene schulische Rollen: [Funktionsbezeichnungen]
Bereits bestätigte Zuständigkeiten: [allgemeine Angaben]
Erstelle ein leeres Rollenraster für pädagogische Prüfung,
Datenschutzabklärung, Betrieb, verbindliche Freigabe, Materialkontrolle,
Kommunikation, Änderungen und Vorfälle.
Spalten: Aufgabe, federführende Rolle, Mitwirkung, Entscheidung,
benötigter Nachweis, Vertretung, offene Frage.
Setze unbekannte Zuständigkeiten auf [intern klären].
Erfinde keine Befugnisse und keine kantonalen Vorschriften.

Tragen Sie reale Namen und Kontaktangaben erst intern in die geprüfte Vorlage ein und lassen Sie die Zuständigkeiten bestätigen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine automatische Übertragung: Die Person, die das Werkzeug bestellt, ist nicht zwingend für alle pädagogischen und rechtlichen Fragen zuständig. Klären Sie Aufgaben einzeln und entlang der geltenden Organisation.
• Kantonaler Kontext: Schulträger und Behörden haben je nach Kanton und Schulform unterschiedliche Aufgaben. Lassen Sie unklare rechtliche Zuständigkeiten fachlich prüfen, bevor Sie daraus verbindliche Regeln ableiten.
• Lehrpersonen bleiben fachlich verantwortlich: Auch ein freigegebenes Werkzeug kann falsche Aufgaben erzeugen. Die Prüfung von Unterrichtsmaterial braucht einen eigenen, nachvollziehbaren Ablauf.
• Daten minimieren: Öffentliche KI-Dienste erhalten keine Schülerdaten, vertraulichen Protokolle oder internen Personenlisten. Für einen ersten Rasterentwurf genügen allgemeine Rollen und erfundene Situationen.
• Kinder und Eltern berücksichtigen: Legen Sie fest, wer altersgerecht informiert und Rückfragen entgegennimmt. Zugangsprobleme oder Bedenken dürfen nicht zwischen technischen und pädagogischen Zuständigkeiten verschwinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Eine Schule im Kanton Graubünden möchte KI für Aufgabenentwürfe einsetzen. Frau Keller prüft mit der Fachschaft Lernziel und fachliche Qualität. Die technische Betreuung klärt die schulische Umgebung; die Leitung organisiert die erforderlichen weiteren Abklärungen und den Entscheid gemäss den örtlichen Befugnissen.

Als später die Verarbeitung von Schülertexten vorgeschlagen wird, erkennt das Team eine Änderung des freigegebenen Zwecks. Die neue Nutzung wird separat geprüft. Die bisherige Freigabe für fiktive Beispiele wird nicht einfach auf personenbezogene Arbeiten ausgeweitet.

Vorher bedeutete «läuft technisch» für manche bereits «darf genutzt werden». Nachher unterscheiden alle die Prüfschritte und kennen die verantwortlichen Rollen. Die genaue Behördenzuständigkeit bleibt an die konkrete Schule gebunden.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst die Aufnahme von Abläufen, die Analyse sinnvoller KI-Einsatzmöglichkeiten und die Priorisierung von Vorhaben. Daraus lässt sich ein Umsetzungsplan mit einem begrenzten Versuch und nachvollziehbaren Einsatzregeln entwickeln. Klären Sie für eine Schule den konkreten Auftragsumfang; pädagogische Freigaben und behördliche oder rechtliche Prüfungen müssen durch die dafür zuständigen Stellen erfolgen.

Häufige Fragen

Kann eine kleine Schule mehrere Rollen einer Person zuordnen?

Ja, sofern dies mit ihren Zuständigkeiten vereinbar ist und die nötige Fachkompetenz verfügbar bleibt. Schreiben Sie trotzdem die unterschiedlichen Aufgaben getrennt auf. Bei fehlender Fachkenntnis muss externe Unterstützung erreichbar sein.

Braucht jeder Arbeitsauftrag eine neue Freigabe?

Nicht zwingend, wenn er im bereits geklärten Einsatzrahmen bleibt. Wesentliche Änderungen von Zweck, Daten oder Nutzerkreis müssen jedoch erkannt und nach dem vereinbarten Verfahren geprüft werden. Definieren Sie diese Grenze verständlich für das Kollegium.

Wie verhindern wir ein endloses Freigabeverfahren?

Beschreiben Sie den geplanten Einsatz eng und verlangen Sie passende, klar benannte Nachweise. Eine zuständige Person koordiniert offene Fragen und den nächsten Entscheid. Unklare Anforderungen werden geklärt, statt immer neue Unterlagen ohne erkennbaren Zweck zu sammeln.