Mitarbeiterfotos mit KI bearbeiten: Einwilligung vorbereiten

Das Problem

Für die neue Website brauchen Sie einheitliche Teamfotos. Schnell kommt die Idee: Die vorhandenen Bilder lassen wir mit KI verbessern, Hintergründe angleichen, Licht korrigieren, vielleicht sogar fehlende Personen einsetzen. Das spart den Fototermin.

Doch Fotos von Menschen sind rechtlich sensibel. Ein erkennbares Gesicht ist eine Personendatei im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG), und das Recht am eigenen Bild gehört zum Persönlichkeitsschutz im Zivilgesetzbuch (ZGB). Wer solche Bilder bearbeitet und veröffentlicht, braucht dafür in der Regel eine tragfähige Grundlage.

Hinzu kommt eine Besonderheit im Arbeitsverhältnis: Mitarbeitende sind vom Arbeitgeber abhängig und fühlen sich oft unter Druck, «Ja» zu sagen. Eine Einwilligung gilt aber nur, wenn sie wirklich freiwillig ist. Eine sorgfältige, verständliche Vorbereitung schützt beide Seiten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie den Zweck konkret. Wofür sollen die Fotos dienen: Website, Broschüre, LinkedIn, interne Intranet-Seite? Je genauer, desto besser. Sammelzwecke wie «für Marketing aller Art» sind zu unbestimmt.

1. Legen Sie die KI-Bearbeitung fest. Welche Änderungen sind geplant: Retusche, Hintergrund, Beleuchtung, Zuschnitt? Und was ist ausgeschlossen: Veränderung von Gesicht, Körper, Alter, Hautfarbe, Erzeugen neuer Bilder der Person? Schreiben Sie die Grenzen auf.

1. Wählen Sie das Werkzeug mit Bedacht. Prüfen Sie, wo die Bilder verarbeitet werden, ob der Anbieter sie speichert oder für Training nutzt, und ob es einen Vertrag zur Datenbearbeitung gibt. Für Mitarbeiterfotos eignet sich ein Firmenkonto mit Vertrag besser als ein privates Gratis-Konto.

1. Verfassen Sie die Information. Erklären Sie in einfacher Sprache: Zweck, Art der Bearbeitung, eingesetzte Werkzeuge, Veröffentlichungsorte, Dauer, Empfänger der Daten und das Recht auf Widerruf. Die Vorlage unten hilft beim Entwurf.

1. Holen Sie die Einwilligung schriftlich oder dokumentiert ein. Jede Person entscheidet einzeln. Es darf keine Nachteile geben, wenn jemand ablehnt. Ein Aushang oder eine Sammel-E-Mail «Wer nicht widerspricht, stimmt zu» genügt nicht.

1. Geben Sie echte Wahlmöglichkeiten. Bieten Sie zum Beispiel an: Foto ohne KI-Bearbeitung, anderes Foto oder gar keine Veröffentlichung. Erst dann ist die Zustimmung wirklich freiwillig.

1. Regeln Sie den Widerruf. Sagen Sie, wie jemand die Einwilligung zurückziehen kann (an wen, wie) und was dann passiert: Entfernen von Website und Social Media, nicht jedoch bereits gedruckter Unterlagen.

1. Bewahren Sie Einwilligungen auf und prüfen Sie regelmässig. Legen Sie Dokumente ab, führen Sie eine Liste mit Daten und Zwecken, und prüfen Sie beim Austritt von Mitarbeitenden, welche Bilder entfernt werden müssen.

Vorlage zum Kopieren

Entwirf einen verständlichen Text für die Einwilligung von
Mitarbeitenden in die KI-Bearbeitung ihrer Fotos.
Firma: [Name, Ort]. Verantwortlich: [Funktion/Name].
Zweck: [Website, Broschüre, LinkedIn, Intranet].
Geplante Bearbeitung: [z. B. Hintergrund angleichen, Licht
korrigieren, zuschneiden]. Ausgeschlossen: [z. B. Veränderung des
Gesichts oder Körpers].
Werkzeug: [Name, Firmenkonto mit Vertrag ja/nein].
Dauer: [z. B. bis zum Austritt oder maximal 2 Jahre].
Schreibe in einfacher Sprache, «Sie»-Anrede, höchstens eine A4-Seite.
Enthalten sein müssen: Freiwilligkeit ohne Nachteile bei Ablehnung,
Wahlmöglichkeiten, Widerrufsmöglichkeit, Ansprechperson,
Hinweis auf Datenverarbeitung bei Dritten.
Gib keine rechtlichen Zusagen; markiere Stellen, die ich
rechtlich prüfen lassen soll.

Ersetzen Sie die Angaben, und lassen Sie den fertigen Text von der datenschutzverantwortlichen Person oder einer Fachperson prüfen.

Als Gerüst für die Einwilligung selbst eignet sich ein kurzer Text:

Einwilligung zur Bearbeitung und Veröffentlichung von Fotos

Ich, [Name], bin damit einverstanden, dass [Firma] mein Foto
zum Zweck [Zweck] mit dem Werkzeug [Name] in folgender Weise
bearbeitet: [Art der Bearbeitung]. Das Foto wird veröffentlicht auf:
[Kanäle]. Gültigkeit: [Dauer].
Meine Einwilligung ist freiwillig. Wenn ich sie nicht gebe oder
später widerrufe, entstehen mir keine Nachteile. Den Widerruf
richte ich an [Name/E-Mail]; die Bilder werden dann [innert Frist]
entfernt, soweit sie noch nicht gedruckt oder weitergegeben sind.

Ort, Datum, Unterschrift: [..........]

Worauf kommt es bei der Einwilligung an?

Worauf Sie achten müssen

• Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis: Die Freiwilligkeit ist wegen des Machtgefälles heikel. Ein Chef, der alle im Team gleichzeitig um Unterschriften bittet, setzt Druck auf. Geben Sie Zeit und echte Wahl.
• Der Arbeitgeber darf Daten von Mitarbeitenden nur bearbeiten, soweit sie die Eignung betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind: So steht es im Obligationenrecht (Art. 328b OR). Fotos für Werbung gehören nicht ohne Weiteres dazu, eine Einwilligung ist deshalb der richtige Weg.
• Keine Veränderung der Person: KI kann Gesichter, Alter oder Körper stark verändern. Solche Eingriffe verletzen schnell die Persönlichkeit. Beschränken Sie sich auf technische Korrekturen.
• Biometrische Merkmale: Wenn Software Gesichter zur eindeutigen Identifikation verarbeitet, gelten strengere Regeln. Setzen Sie solche Funktionen nicht ohne Prüfung ein.
• Datenschutzinformation: Das DSG verlangt, dass Betroffene über die Bearbeitung informiert werden. Mehr zu Einwilligungen unter Einwilligung für KI-Datenbearbeitung.
• Austritt: Prüfen Sie, wann Bilder ausscheidender Mitarbeitender entfernt werden. Das lässt sich im Text regeln.
• Keine Rechtsberatung: Für Ihre Verhältnisse lassen Sie Formulare datenschutzrechtlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Winterthur will die Fotos seines Teams mit KI vereinheitlichen. Die Geschäftsleitung schickt allen eine E-Mail mit dem Hinweis, wer nicht widerspreche, sei einverstanden. Zwei Mitarbeitende fühlen sich unwohl, sagen aber nichts.

Die Personalverantwortliche erkennt das Problem und startet neu: Sie bereitet mit der Vorlage eine klare Information vor, legt Zweck, Werkzeug und Grenzen fest und bietet drei Möglichkeiten an: Foto mit KI-Retusche, Foto ohne KI oder kein Foto auf der Website.

Alle Mitarbeitenden können in Ruhe entscheiden, und zwei wählen «ohne KI». Die Einwilligungen liegen unterschrieben in der Personalablage. Ein Mitarbeiter widerruft später beim Wechsel der Rolle, und sein Foto wird fristgerecht ersetzt.

So hilft Ihnen Alpasana

Für den Alltag mit KI im Betrieb helfen die Kurse bei KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auf absofort: betriebliche KI-Richtlinien, KI-Bilder und der verantwortungsvolle Umgang mit Daten. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss begleiten das Lernen im eigenen Tempo.

Die Prüfung Ihrer Einwilligungsformulare gehört zu einer Datenschutzfachperson. Zur Vertiefung: Fotos von Personen und Einwilligung und KI-Avatare von Mitarbeitenden.

Häufige Fragen

Reicht eine Einwilligung im Arbeitsvertrag?

Eine pauschale Klausel im Vertrag genügt für KI-Bearbeitung und Veröffentlichung in der Regel nicht, weil sie nicht konkret und kaum freiwillig ist. Holen Sie die Einwilligung besser separat und für den einzelnen Zweck ein.

Dürfen Mitarbeitende die Einwilligung widerrufen?

Ja, grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Nehmen Sie Bilder dann aus den vorgesehenen Kanälen. Bereits Gedrucktes lässt sich oft nicht zurückholen, darauf sollten Sie vorab hinweisen.

Was gilt für Praktikantinnen und Lernende?

Bei Minderjährigen kann die Einwilligung der gesetzlichen Vertretung nötig sein, und die Abhängigkeit ist besonders gross. Gehen Sie hier besonders sorgfältig vor und klären Sie den Einzelfall.