Darf ein KI-Agent für unser Unternehmen Verträge abschliessen?

Das Problem

Sie möchten Routinebestellungen automatisieren: Wenn das Büromaterial zur Neige geht, soll ein KI-Agent Angebote einholen, vergleichen und bestellen. Ein KI-Agent ist ein Programm, das Aufgaben nicht nur beantwortet, sondern selbstständig Schritte ausführt, etwa E-Mails schreiben, Formulare ausfüllen oder Bestellungen auslösen.

Das klingt praktisch. Doch was passiert, wenn der Agent etwas bestellt, das Sie nicht wollten? Oder wenn er einem Lieferanten per E-Mail zusagt, einen Vertrag für ein Jahr zu verlängern? Sind Sie daran gebunden? Und wer entscheidet eigentlich, was der Agent darf?

Die Rechtslage ist in vielen Punkten noch nicht abschliessend geklärt, weil es in der Schweiz kaum Rechtsprechung zu solchen Fällen gibt. Gut verständliche Grundsätze gibt es trotzdem, und mit klaren Regeln lässt sich das Risiko klein halten. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

Einfach erklärt

Das Obligationenrecht kennt die Stellvertretung: Wer mit Vollmacht für ein Unternehmen handelt, bindet dieses (Art. 32 OR). Eine KI ist aber keine Person und kann nicht bevollmächtigt werden. Nach verbreiteter juristischer Einschätzung gilt Folgendes: Wer ein automatisches System einrichtet und in den Rechtsverkehr einführt, muss sich dessen Erklärungen in der Regel zurechnen lassen, ähnlich wie bei einem Bestellautomaten.

Die Folge: Je mehr Freiheit Sie dem Agenten geben, desto eher binden seine Aktionen Ihr Unternehmen. Ob in einem Einzelfall tatsächlich ein Vertrag zustande kam, hängt davon ab, ob der Agent eine eindeutige Erklärung abgegeben hat und wie die andere Seite sie verstehen durfte.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe eingrenzen: Beschreiben Sie genau, was der Agent tun soll, zum Beispiel «Preise für Standard-Büromaterial von zwei Lieferanten vergleichen». Alles andere ist ausgeschlossen.
2. Verbindliches definieren: Bestimmen Sie, was verbindlich wäre: Bestellung, Vertragsverlängerung, Kündigung, Zusage per E-Mail, Zahlung. Das darf der Agent nicht ohne Freigabe.
3. Betrags- und Mengengrenzen setzen: Legen Sie Obergrenzen fest, etwa «nie mehr als 200 Franken pro Bestellung und 1000 Franken pro Monat». Siehe Freigabegrenzen für KI-Agenten.
4. Berechtigungen technisch beschränken: Geben Sie dem Agenten nur Zugriff auf die Systeme, die er braucht. Bezahlfunktionen und Vertragsunterschriften bleiben gesperrt.
5. Freigabe durch Menschen: Lassen Sie Bestellungen über der Grenze erst nach Klick einer verantwortlichen Person ausführen. Siehe menschliche Aufsicht.
6. Protokollieren: Der Agent muss festhalten, was er getan und gesagt hat, damit Sie es nachvollziehen können.
7. Lieferanten informieren: Weisen Sie Gegenparteien darauf hin, dass Bestellungen nur mit schriftlicher Bestätigung durch eine berechtigte Person gelten.
8. Testen und überprüfen: Probieren Sie den Ablauf mit Testbestellungen und kontrollieren Sie die Protokolle regelmässig.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage formulieren Sie den Auftrag und die Grenzen für den Agenten. Passen Sie sie an Ihre Software an:

Du bist ein Beschaffungsassistent für [Firma]. Deine Aufgabe: [Aufgabe, z. B. Angebote für Standard-Büromaterial einholen und vergleichen].
Du darfst: Preise und Lieferzeiten bei [genehmigte Lieferanten] abfragen, Vergleichstabellen erstellen und Bestellvorschläge vorbereiten.
Du darfst nicht: Bestellungen auslösen, Verträge abschliessen, verlängern oder kündigen, Zahlungen veranlassen, Zusagen per E-Mail machen oder neue Lieferanten ohne Freigabe anschreiben.
Jede Bestellung ab [Betrag] CHF und jede Abweichung von der Liste legst du [Verantwortliche Person] zur Freigabe vor, mit Begründung.
Wenn eine Information fehlt oder unklar ist, frage nach, statt zu raten. Protokolliere alle Schritte.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Gilt eine Bestellung später als freigegeben, soll das aus dem Protokoll ersichtlich sein.

Worauf Sie achten müssen

• Zurechnung: Gehen Sie davon aus, dass Erklärungen Ihres Agenten Ihnen zugerechnet werden können. Das ist die sichere Annahme.
• Irrtum und Fehler: Hat der Agent offensichtlich falsche Angaben gemacht, kommt unter Umständen eine Anfechtung wegen Irrtums in Frage (Art. 23 ff. OR). Handeln Sie sofort und lassen Sie sich beraten. Siehe falscher Preis des Chatbots.
• Prokura und Vollmachten: Wer im Unternehmen Verträge unterzeichnen darf, ist intern und im Handelsregister geregelt. Ein Agent sollte nie mehr Rechte haben als eine neue Mitarbeiterin ohne Unterschriftsberechtigung.
• Kosten: Ein Agent kann viel Rechenleistung verbrauchen. Siehe Kostenrisiken bei Verbrauchsabrechnung.
• Daten und Sicherheit: Ein Agent mit Zugriff auf E-Mails und Konten ist ein Angriffsziel. Schützen Sie Zugänge und prüfen Sie Eingaben aus fremden Quellen.
• Hochrisiko-Bereiche: In EU-Regeln gelten für bestimmte Anwendungen, etwa im Personalbereich oder bei Krediten, strengere Anforderungen.
• Rechtliche Unsicherheit: Zur Haftung für KI-Agenten gibt es noch wenig gefestigte Praxis. Lassen Sie bedeutende Einsätze vorab rechtlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gartenbaubetrieb in Frauenfeld lässt einen Agenten Saatgut und Material nachbestellen.

Vorher: Der Agent bestellt auf eine ungenaue Anweisung hin die dreifache Menge bei einem neuen Lieferanten und bestätigt per E-Mail ein Jahresabonnement. Der Lieferant besteht auf dem Vertrag.

Nachher: Die Inhaberin legt eine Positivliste von Lieferanten fest, begrenzt Bestellungen auf 300 Franken, sperrt Vertragsabschlüsse und verlangt bei jeder Bestellung einen Klick einer Mitarbeiterin. Der Agent bereitet nur vor. Die Protokolle prüft sie monatlich.

So hilft Ihnen Alpasana

Beim Einführen von KI-Agenten, vom Anwendungsfall über den Pilot bis zu Einsatzregeln und Skalierung, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu auch Schnittstellen, Systemanbindungen und die Dokumentation der Umsetzung. Die rechtliche Beurteilung von Vollmachten und Verträgen ist nicht Teil dieser Beschreibung.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent für mich unterschreiben?

Technisch ja, rechtlich sollten Sie das ausschliessen. Schweizer Recht kennt für bestimmte Verträge Formvorschriften, und eine elektronische Signatur sollte nur von Berechtigten ausgelöst werden. Siehe elektronische Unterzeichnung.

Bin ich gebunden, wenn der Agent sich geirrt hat?

Möglicherweise. Entscheidend ist, ob eine verbindliche Erklärung vorlag und wie sie verstanden werden durfte. Bei Fehlern handeln Sie sofort und holen Sie rechtlichen Rat.

Reicht ein Hinweis in der E-Mail-Signatur, dass Bestellungen unverbindlich sind?

Das hilft, ersetzt aber keine Kontrolle. Verlassen Sie sich auf technische Grenzen und Freigaben statt auf Textbausteine.

Gilt das auch für kleine Beträge?

Ja, kleine Beträge sind nur weniger riskant. Gerade bei häufigen Kleinbestellungen summieren sich Fehler, deshalb sind Monatsgrenzen und Protokolle wichtig.