KI-Korrekturdaten: Aufbewahrung und Löschung planen

Das Problem

Frau Keller hat im vergangenen Semester einige Aufsätze mit KI-Unterstützung korrigiert. Jetzt fragt ein Kollege: «Wo sind diese Daten eigentlich gespeichert? Und wann werden sie gelöscht?» Frau Keller merkt: Sie weiss es nicht. Die Gespräche stehen noch im Verlauf ihres KI-Kontos, die Rückmeldungen liegen in verschiedenen Ordnern, und eine Exportdatei hat sie auf dem Desktop gelassen.

Bei der Korrektur mit KI entstehen mehr Daten, als man denkt: die eingegebenen Texte, die Antworten, der Chatverlauf, Anhänge, Notizen und Exporte. Manche liegen beim Anbieter des Werkzeugs, manche auf dem eigenen Gerät. Für Bewertungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen, die Kantone und Institutionen unterschiedlich regeln, etwa damit eine Note später überprüft werden kann. Gleichzeitig verlangt der Datenschutz, dass Personendaten nicht länger als nötig gespeichert werden.

Ein Löschkonzept legt fest, welche Daten wie lange aufbewahrt und wann gelöscht werden. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er hilft, eine Übersicht zu erstellen und die richtigen Fragen zu stellen. Welche Fristen gelten, klären Sie mit Schulleitung oder Datenschutzstelle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Regeln klären. Fragen Sie Schulleitung oder Datenschutzstelle: Dürfen wir KI-Werkzeuge bei Korrekturen einsetzen? Welche Daten dürfen eingegeben werden? Welche Aufbewahrungs- und Löschfristen gelten?

1. Eine Datenübersicht erstellen. Notieren Sie alle Stellen, an denen Korrekturdaten entstehen: KI-Werkzeug (Chatverlauf, Speicher), Computer, Cloud-Ordner, E-Mail, Ausdrucke.

1. Die Übersicht mit KI vorbereiten. Lassen Sie sich eine Tabellenvorlage entwerfen: Datenart, Speicherort, Personenbezug, Zweck, Aufbewahrung bis, Löschung durch wen. Füllen Sie die Angaben selbst aus; geben Sie keine echten Daten ein.

1. Notwendiges von Überflüssigem trennen. Fragen Sie: Was brauche ich als Beleg für die Note, und was war nur Zwischenprodukt? Zwischenergebnisse wie Chatverläufe sind selten nötig.

1. Den Chatverlauf und das Gedächtnis des Werkzeugs prüfen. Schauen Sie in den Einstellungen, ob Verläufe gespeichert und für Training verwendet werden, und wie man sie löscht. Klären Sie, was die Institution festlegt.

1. Löschen, was nicht mehr gebraucht wird. Löschen Sie Chatverläufe, Exporte und Zwischenstände, sobald der Zweck erfüllt ist und keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Löschen Sie auch Kopien auf Desktop und in Downloads.

1. Aufbewahrte Unterlagen sichern. Bewahren Sie die vorgeschriebenen Unterlagen am freigegebenen Ort auf, mit Zugriffsschutz und Hinweis auf das Löschdatum.

1. Löschung dokumentieren und wiederholen. Notieren Sie, was wann gelöscht wurde, und legen Sie einen festen Termin pro Semester fest.

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der schriftliche Auftrag an die KI. Geben Sie keine echten Daten und keine Namen ein, nur Angaben zur Struktur.

Ich möchte eine Übersicht über Daten erstellen, die bei der Korrektur von Schülerarbeiten mit einem KI-Werkzeug entstehen.
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Datenart, Speicherort, enthält Personendaten (ja/nein), Zweck, vorgeschriebene Aufbewahrung (offen, von der Schule zu klären), Löschung bis, verantwortliche Person.
Fülle die Datenart-Spalte mit typischen Beispielen: eingegebener Text, Chatverlauf, Rückmeldungsentwurf, Export, Notizen, Ausdruck, Sicherungskopie.
Ergänze eine Liste mit zehn Fragen, die ich bei der Schulleitung und der Datenschutzstelle klären sollte.
Gib keine konkreten Fristen an und keine rechtliche Beurteilung; weise darauf hin, dass diese kantonal und je Institution geregelt sind.

Ergänzen Sie weitere Datenarten Ihres Alltags und legen Sie die Fristen erst nach Rücksprache mit der zuständigen Stelle fest.

Worauf Sie achten müssen

• Die Fristen für Aufbewahrung und Löschung nennt weder diese Seite noch die KI. Sie unterscheiden sich je nach Kanton, Schulstufe und Institution. Klären Sie sie schriftlich vor dem Einsatz.
• Welches Datenschutzrecht gilt, hängt unter anderem von Trägerschaft und Sachverhalt ab. Neben dem Bundesgesetz über den Datenschutz können kantonale, weitere bundesrechtliche oder ausländische Regeln anwendbar sein; je nach Fall kann auch die DSGVO relevant sein. Prüfen Sie den Anwendungsbereich und ziehen Sie bei Bedarf die zuständige Fachstelle bei. Orientierung bieten der EDÖB und das Educa-Dossier zum Datenschutz.
• Das Löschen im eigenen Konto bedeutet nicht immer, dass der Anbieter die Daten sofort entfernt. Lesen Sie Datenschutzhinweise und Einstellungen und klären Sie das mit der Institution.
• Geben Sie keine echten Prüfungsdaten in öffentliche KI-Dienste ein, bevor Zulässigkeit und Löschung geklärt sind.
• Dokumentieren Sie Ihr Vorgehen. Bei Beschwerden oder Anfragen können Sie dann zeigen, was geschehen ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel aus einer Sekundarschule in Langnau: Auf Anfrage der Schulleitung erstellt Frau Keller eine Übersicht ihrer Korrekturdaten. Die KI hat eine leere Tabelle als Gerüst geliefert; die Einträge schreibt Frau Keller selbst. Sie findet: Chatverläufe im KI-Konto, drei Exportdateien auf dem Desktop und eine Sicherungskopie im privaten Cloud-Ordner.

Die Schule klärt die Fristen mit der zuständigen Datenschutzstelle oder Fachstelle und teilt mit, welche Unterlagen aufzubewahren sind und welche nicht. Frau Keller löscht die Chatverläufe und die Kopien, verschiebt die Bewertungsunterlagen in das Schularchiv und notiert die Löschung. Künftig arbeitet sie mit einem freigegebenen Werkzeug und einem festgelegten Löschtermin.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn eine Schule oder Organisation klären möchte, wo KI sinnvoll ist, welche Daten dabei entstehen und welche Einsatzregeln gelten sollen, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Sie umfasst die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, einen Umsetzungsplan sowie Pilot, Einsatzregeln und Skalierung; Projekte werden individuell offeriert.

Das Angebot ist keine Rechtsberatung und kein Datenschutzgutachten. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall führen die Fachstellen Ihrer Institution durch.

Häufige Fragen

Muss ich alles löschen?

Nein, nur was nicht mehr nötig ist und nicht aufbewahrt werden muss. Bewertungsunterlagen können Fristen unterliegen. Klären Sie das mit der zuständigen Stelle.

Wie vermeide ich Daten von Anfang an?

Mit anonymisierten Eingaben und wenig Zwischenspeicherung. Mehr dazu bietet der Beitrag zum Aufbereiten von Prüfungsarbeiten.

Was ist bei lokalen KI-Lösungen anders?

Bei lokaler Verarbeitung können Daten auf eigenen Geräten bleiben; prüfen Sie Speicherorte und allfällige Übermittlungen. Auch dort braucht es ein Löschkonzept. Eine Anleitung bietet der Beitrag zum Pilot mit lokaler KI.

Wie informiere ich Lernende?

Transparent und verständlich, wie im Beitrag zur Information über KI bei der Korrektur beschrieben.