Mündliche Prüfung mit KI auswerten: Braucht es die Aufnahme?

Das Problem

Frau Keller führt mündliche Prüfungen durch und möchte danach ein sauberes Protokoll und eine Rückmeldung für jede Person vorbereiten. Eine Kollegin schlägt vor: «Nimm die Gespräche auf und lass eine KI sie zusammenfassen.» Das spart Zeit. Doch Frau Keller zögert: Darf man das? Und braucht sie die Aufnahme überhaupt?

Tonaufnahmen können Stimmen, Antworten, Versprecher, Emotionen und mitunter persönliche Nebenbemerkungen enthalten. Sie sind Personendaten, wenn Personen dadurch identifizierbar sind; sie können zudem besonders sensible Inhalte enthalten. Im Datenschutz gelten einige Grundsätze: Daten dürfen nur für einen klaren Zweck bearbeitet werden (Zweckbindung), nur so viel wie nötig (Datenminimierung beziehungsweise Verhältnismässigkeit) und nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Für öffentliche Schulen gelten kantonale Datenschutzgesetze, für Private das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Die Details sind komplex und müssen im Einzelfall geklärt werden.

Dieser Beitrag ist ein Vergleich zweier Wege: datensparsame Notizen und Audioaufnahmen. Er ersetzt keine rechtliche Beratung. Entscheidend ist die Frage: Was brauche ich wirklich für mein Ziel?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Das Ziel der Auswertung festlegen. Was soll am Ende vorliegen: ein Protokoll, eine Rückmeldung, Belege für die Note? Je genauer das Ziel, desto leichter lässt sich entscheiden, welche Daten nötig sind.

1. Prüfen, ob Notizen genügen. Überlegen Sie, ob strukturierte Notizen während der Prüfung dasselbe leisten können. Oft reichen Stichworte zu Antworten, Nachfragen und Eindrücken pro Kriterium.

1. Notizen strukturieren. Verwenden Sie eine Vorlage mit Kriterien, Zeitangaben und Platz für kurze Zitate. Ein Raster erleichtert später die Auswertung.

1. Notizen pseudonymisieren. Ersetzen Sie Namen durch Codes, bevor Sie sie einer KI geben, und fügen Sie nur das Nötige ein. Solange die Zuordnung über eine separate Liste möglich ist, bleiben die Notizen personenbezogen.

1. Rechtslage und Regeln klären. Fragen Sie vor jeder Aufnahme: Ist sie erlaubt? Wer entscheidet? Welche Einwilligung oder Information ist nötig? Sprechen Sie mit der Schulleitung und der Datenschutzstelle Ihrer Institution.

1. Nur bei Bedarf aufnehmen. Wenn eine Aufnahme nötig ist, etwa zur Dokumentation bei Beschwerden, klären Sie Zweck, Speicherort, Zugriff, Dauer und Löschung vorher und informieren Sie die Prüflinge.

1. Verarbeitung begrenzen. Wenn Audio mit einem Werkzeug verarbeitet wird, nutzen Sie nur von der Institution freigegebene Dienste und klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden. Nutzen Sie keine privaten Konten.

1. Löschen und dokumentieren. Löschen Sie Aufnahmen und Zwischenprodukte, sobald der Zweck erfüllt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht, und halten Sie fest, was wann gelöscht wurde.

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der schriftliche Auftrag an die KI. Geben Sie nur anonymisierte Notizen ein, keine Namen und keine Aufnahmen.

Ich habe eine mündliche Prüfung in [Fach, Stufe] geführt und anonymisierte Notizen gemacht (Code [Code]).
Beurteilungskriterien: [Kriterien].
Notizen: [Notizen einfügen].
Erstelle daraus einen Protokollentwurf:
1. pro Kriterium eine kurze, sachliche Beobachtung, die sich auf meine Notizen stützt,
2. eine Liste von Aspekten, für die meine Notizen nicht ausreichen,
3. zwei Rückfragen, die ich beim Notengespräch klären sollte.
Ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht, und vergib keine Note.

Ergänzen Sie Ihre Kriterien und prüfen Sie den Entwurf Zeile für Zeile an Ihren Notizen, bevor Sie ihn verwenden.

Worauf Sie achten müssen

• Aufnahmen sind Personendaten, wenn Personen dadurch identifizierbar sind; Gesprächsinhalte können sensible Angaben enthalten. Aufnahmen und Verarbeitung durch KI-Dienste brauchen eine klare Rechtsgrundlage und eine klare Regelung. Für öffentliche Schulen gelten kantonale Vorgaben; für private Anbieter das Bundesgesetz über den Datenschutz. Das Prüfen im Einzelfall überlassen Sie Fachpersonen Ihrer Institution.
• Orientierung zur Praxis bieten der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte und das Educa-Dossier zum schulischen Datenschutz.
• Nutzen Sie keine öffentlichen KI-Dienste für Aufnahmen oder Transkripte von Prüfungen, solange nicht ausdrücklich geklärt ist, dass das zulässig ist.
• Transkripte von KI-Werkzeugen enthalten Fehler. Prüfen Sie sie am Original, wenn Sie sich auf sie stützen.
• Prüflinge sollen wissen, ob und wie ihre Prüfung aufgezeichnet wird. Transparenz schafft Vertrauen; fragen Sie nach den Vorgaben Ihrer Institution.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel aus einer Berufsfachschule in Thun: Frau Keller prüft zwölf Lernende mündlich. Sie überlegt, die Gespräche aufzunehmen, fragt aber vorher bei der Schulleitung nach. Die Antwort: Aufnahmen sind nur mit klarer Regelung und Information zulässig; für Protokolle genügen Notizen.

Sie führt die Gespräche mit einem Raster und notiert pro Kriterium Stichworte. Nach den Prüfungen pseudonymisiert sie die Notizen und lässt die KI Protokollentwürfe vorbereiten. Sie vergleicht jeden Entwurf mit ihren Notizen und streicht zwei Sätze, die nicht belegt waren. Die Notizen löscht sie nach Ablauf der vorgesehenen Frist gemäss dem Löschkonzept der Schule. Bei der Beschwerdestelle genügten die Protokolle.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn eine Schule oder Organisation klären möchte, wo KI im Prüfungsablauf sinnvoll ist, welche Daten sie braucht und welche Einsatzregeln gelten sollen, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Sie umfasst die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, einen Umsetzungsplan sowie Pilot, Einsatzregeln und Skalierung; Projekte werden individuell offeriert.

Das Angebot ist keine Rechtsberatung. Die datenschutzrechtliche Beurteilung im Einzelfall übernehmen die Fachstellen Ihrer Institution.

Häufige Fragen

Darf ich mündliche Prüfungen aufnehmen?

Das hängt von Rechtsgrundlage, Zweck und den Regeln Ihrer Institution ab. Klären Sie es vorab mit der Schulleitung und der Datenschutzstelle.

Wie gestalte ich das Protokoll sinnvoll?

Mit einer Vorlage nach Kriterien. Anregungen bietet der Beitrag zur Protokollvorlage für mündliche Prüfungen.

Wie lange darf ich Notizen aufbewahren?

Das regeln Kanton und Institution. Planen Sie dazu ein Löschkonzept, wie im Beitrag zu KI-Korrekturdaten beschrieben.

Wie anonymisiere ich Notizen richtig?

Entfernen Sie Namen und erkennbare Angaben. Hinweise bietet der Beitrag zum Aufbereiten von Prüfungsarbeiten.