Abschlussarbeit mit Firmendaten: KI-Nutzung vorher abgrenzen

Das Problem

Eine Studentin arbeitet für ihre Abschlussarbeit mit Unterlagen eines Schweizer KMU. Sie möchte Interviews zusammenfassen und Tabellen mit KI auswerten. Frau Keller merkt im Betreuungsgespräch, dass zwar ein Sperrvermerk vereinbart wurde, aber niemand geklärt hat, welche Werkzeuge die vertraulichen Inhalte verarbeiten dürfen.

Ein Sperrvermerk regelt je nach Vereinbarung die Zugänglichkeit der Arbeit. Er ist keine pauschale Erlaubnis, Material an einen KI-Anbieter weiterzugeben. Auch ein fehlender Personenname macht interne Angaben nicht automatisch unbedenklich: Funktionen, Projekte oder seltene Ereignisse können weiterhin Menschen oder Geschäftsgeheimnisse erkennbar machen.

Beginnen Sie deshalb mit einem abstrakten Datenflussplan. Dieser zeigt, welche Arten von Informationen wohin gelangen würden und wer den jeweiligen Schritt prüfen muss. KI kann die leere Struktur vorbereiten, ohne die eigentlichen Firmendaten zu erhalten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die relevanten Vereinbarungen. Öffnen Sie Kooperationsvertrag, Sperrvermerk, Hochschulvorgaben und betriebliche KI-Regeln in der vorgesehenen geschützten Umgebung. Notieren Sie offene Fragen zur Verarbeitung, Aufbewahrung und Veröffentlichung. Laden Sie diese Dokumente nicht zur vermeintlich einfachen Prüfung in einen öffentlichen KI-Dienst hoch.

1. Bestimmen Sie die Datenarten. Lassen Sie die Studierenden Kategorien wie Interviewmaterial, technische Unterlagen, Kundentabellen und öffentlich verfügbare Informationen auflisten. Beschreiben Sie nur Kategorien und Zwecke, keine realen Inhalte. Unterscheiden Sie dabei Vertraulichkeit und Personenbezug, denn beide können unabhängig voneinander bestehen.

1. Zeichnen Sie den geplanten Weg. Beginnen Sie beim Unternehmen und gehen Sie über Projektablage, Verarbeitung und Kontrolle bis zur Abgabe. Ergänzen Sie mögliche KI-Dienste, externe Zusatzfunktionen und Exportdateien. Ein Datenflussplan ist eine Übersicht darüber, welche Stelle Informationen erhält, bearbeitet oder speichert.

1. Nutzen Sie KI nur für die abstrakte Prüfliste. Öffnen Sie das freigegebene Werkzeug und verwenden Sie die Vorlage unten. Ersetzen Sie Firmennamen und Projektdetails durch allgemeine Rollen. Verlangen Sie offene Prüffragen, keine Aussage wie «datenschutzkonform» oder eine automatisch erteilte Freigabe.

1. Ordnen Sie Zuständigkeiten zu. Klären Sie mit Unternehmen und Hochschule, wer Geheimhaltung, Datenschutz, technische Sicherheit und wissenschaftliche Anforderungen prüfen kann. Eine Betreuungsperson kann nicht allein jede dieser Freigaben ersetzen. Halten Sie den jeweiligen Prüfgegenstand und die Entscheidung schriftlich im vereinbarten Verfahren fest.

1. Planen Sie eine Variante ohne sensible Eingaben. Die KI kann beispielsweise eine allgemeine Tabellenstruktur oder Prüffragen erzeugen, während die echten Daten in der freigegebenen Umgebung bleiben. Vollständig erfundene Beispiele dürfen keine vertraulichen Details nachbilden. Prüfen Sie, ob das Lernziel auch ohne direkte KI-Verarbeitung der Forschungsdaten erreichbar ist.

1. Erproben Sie nur den freigegebenen Ablauf. Verwenden Sie zunächst künstliche Testinhalte und kontrollieren Sie auch Exporte, Protokolle und Freigabelinks. Bei unklarer Verarbeitung bleiben echte Daten ausserhalb des Werkzeugs. Veränderungen am Dienst oder am vorgesehenen Zweck lösen eine erneute Abklärung aus.

1. Dokumentieren Sie Grenzen für die Arbeit. Halten Sie fest, welche Unterstützung erlaubt war und welche bewusst nicht eingesetzt wurde. Vereinbaren Sie, wie Prüfbarkeit trotz eingeschränkter Veröffentlichung möglich bleibt. Die Vertraulichkeit bei betrieblichen Abschlussarbeiten vertieft das Zusammenspiel von Unternehmen und Hochschule.

Vorlage zum Kopieren

Ich betreue eine Abschlussarbeit in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen.
Erstelle eine leere Datenfluss- und Freigabetabelle.
Arbeitsschritte: [abstrakte Schritte ohne Projektinhalte]
Datenkategorien: [allgemeine Kategorien ohne echte Angaben]
Geplante KI-Aufgabe: [allgemeiner Unterstützungszweck]
Spalten: Zweck, Datenart, Ausgangsort, Empfänger, Speicherung,
Zugriffsrollen, offene Prüffrage, zuständige Stelle, Freigabestatus.
Ergänze eine Alternative ohne vertrauliche Eingaben.
Verlange keine Dokumente, Namen, Kundenangaben oder Vertragsauszüge.
Erteile keine rechtliche Freigabe und erfinde keine Anbieterbedingungen.
Kennzeichne jede ungeklärte Verarbeitung als offen.

Ersetzen Sie die Platzhalter nur durch abstrakte Angaben und bearbeiten Sie die tatsächlichen Freigaben ausserhalb des öffentlichen KI-Dienstes.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz gilt auch bei KI: Der EDÖB erläutert die Anwendbarkeit des Datenschutzrechts auf KI. Welche Regeln im konkreten Hochschul- und Unternehmensprojekt greifen, muss die zuständige Fachstelle prüfen.
• Keine Scheinsicherheit durch Umbenennen: Das Entfernen von Namen reicht nicht immer aus, um Personenbezug oder Vertraulichkeit zu beseitigen. Lassen Sie die verbleibenden Inhalte fachlich beurteilen.
• Keine Freigabe durch KI: Eine überzeugende Antwort bestätigt weder Vertragsauslegung noch Anbieterbedingungen. Prüfen Sie die tatsächlichen Vereinbarungen und ziehen Sie bei rechtlichen Zweifeln qualifizierte Beratung bei.
• Wissenschaftliche Eigenständigkeit: Schutzmassnahmen dürfen nicht dazu führen, dass Ergebnisse unbelegt behauptet werden. Vereinbaren Sie zulässige Einsichtsmöglichkeiten und eine ehrliche Darstellung der methodischen Grenzen.
• Faire Lernbedingungen: Bieten Sie eine bearbeitbare Alternative, wenn betriebliche Freigaben ausbleiben. Studierende sollen nicht zur Offenlegung gedrängt werden, um eine vermeintlich vorausgesetzte KI-Nutzung nachzuweisen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Student an einer Schweizer Fachhochschule untersucht einen internen Bestellprozess bei einem KMU. Er möchte Supportnotizen durch einen öffentlichen KI-Dienst ordnen lassen. Darin stehen jedoch Angaben zu Kundschaft und unveröffentlichten Abläufen.

Frau Keller lässt zunächst nur den abstrakten Weg skizzieren: interne Ablage, geplante externe Verarbeitung, Ergebnistabelle und Abgabe. Das Unternehmen hat die externe Verarbeitung nicht freigegeben. Der Student nutzt die KI deshalb ausschliesslich für allgemeine Kategorienfragen und bearbeitet das echte Material im vereinbarten internen Verfahren.

Im Methodenteil dokumentiert er diesen eingeschränkten Einsatz. Die Hochschule und das Unternehmen klären separat, welche Nachweise eingesehen werden können. Das Projekt bleibt bearbeitbar, ohne aus einem Sperrvermerk eine nicht vorhandene Datenfreigabe abzuleiten.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst das Aufnehmen von Prozessen, das Analysieren von KI-Potenzialen und das Planen der Umsetzung. Für ein Unternehmensprojekt kann dies helfen, einen geeigneten Anwendungsfall und nachvollziehbare Arbeitsschritte zu bestimmen.

Zum belegten Umfang gehören auch die Konzeption von Schnittstellen, Einsatzregeln und Dokumentation. Eine rechtsverbindliche Datenschutzprüfung oder die Freigabe einer Hochschularbeit ist damit nicht zugesagt; diese Zuständigkeiten müssen gesondert geklärt werden.

Häufige Fragen

Darf ich bereits eine Zusammenfassung der Firmendaten eingeben?

Auch eine Zusammenfassung kann vertrauliche oder personenbezogene Informationen enthalten. Prüfen Sie deshalb den Inhalt und den erlaubten Zweck ebenso wie beim Original. Eine abstrakte Beschreibung des Arbeitsschritts ist für die Vorbereitung häufig ausreichend.

Was hilft, wenn die Firma keine KI-Verarbeitung erlaubt?

Klären Sie eine Variante mit allgemeinen Vorlagen und geschützter manueller Auswertung. Halten Sie den vereinbarten Hilfsmittelrahmen in den Feedback- und Betreuungsgrenzen fest. Wenn die Methode zwingend KI benötigt, muss das Forschungsvorhaben vorab angepasst oder anders freigegeben werden.

Was ist nach einer versehentlichen Eingabe zu tun?

Stoppen Sie weitere Eingaben und informieren Sie unverzüglich die vorgesehenen Ansprechstellen von Unternehmen und Hochschule. Dokumentieren Sie sachlich, welche Daten wann wohin gelangt sind, ohne sie erneut zu verbreiten. Für die nächste Planung helfen die Datenschutzfragen zur Anbieterprüfung; das blosse Löschen eines Chats ersetzt die Abklärung nicht.