Abschlussarbeit im Unternehmen: Mit KI trotz Sperrvermerk?

Das Problem

Eine Abschlussarbeit entsteht in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen. Frau Keller betreut die Arbeit an der Hochschule; die studierende Person möchte KI zum Strukturieren und Schreiben nutzen. Auf dem Dokument steht ein Sperrvermerk, also ein Hinweis auf beschränkte Einsicht oder Weitergabe.

Die Person nimmt an, das Entfernen des Firmennamens genüge. Doch auch Prozessbeschreibungen, interne Kennzahlen, technische Abläufe und Kombinationen scheinbar harmloser Angaben können vertraulich sein. Die Nutzung eines öffentlichen KI-Dienstes wäre eine zusätzliche Verarbeitung ausserhalb des bisherigen Arbeitsrahmens.

Ein Sperrvermerk allein beantwortet weder, welche Nutzung erlaubt ist, noch welche Vertragsbedingungen gelten. Dafür müssen die konkrete Vereinbarung, hochschulische Vorgaben und die gewählte technische Umgebung geprüft werden. Diese Seite beschreibt eine vorsichtige Arbeitsorganisation und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die verbindlichen Vereinbarungen. Öffnen Sie Betreuungsvereinbarung, Vertraulichkeitsabrede und betriebliche KI-Regeln in der vorgesehenen Umgebung. Halten Sie fest, wer im Unternehmen und an der Hochschule entscheiden darf. Lassen Sie unklare Formulierungen fachlich prüfen, statt sie von KI verbindlich auslegen zu lassen.
2. Ordnen Sie die Materialien nach Inhalt. Erstellen Sie lokal eine Liste: öffentliche Quellen, eigene allgemeine Notizen, Personendaten und vertrauliche Betriebsinformationen. Prüfen Sie auch Anhänge, Dateinamen und Kommentare. Eine Tabelle kann ohne Firmennamen weiterhin einen Kunden, ein Projekt oder einen internen Vorgang erkennbar machen.
3. Definieren Sie einen engen KI-Zweck. Beschreiben Sie, ob Sie allgemeine Gliederungsfragen, sprachliche Hinweise oder eine inhaltliche Analyse benötigen. Für viele Strukturfragen reichen erfundene Beispiele. Je weniger echte Informationen der Zweck erfordert, desto leichter lässt sich eine Arbeitsweise finden, die Vertraulichkeit berücksichtigt.
4. Klären Sie die konkrete Umgebung. Lassen Sie die zuständigen Fachpersonen prüfen, welche Anbieter beteiligt sind, wer Zugriff erhält, wo Daten bearbeitet werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Klären Sie auch mögliche Weiterverwendung der Eingaben. Die Bezeichnung «Unternehmenskonto» oder «lokal» ersetzt diese Prüfung nicht.
5. Holen Sie eine begrenzte Freigabe ein. Beschreiben Sie Zweck, Datenkategorien, Werkzeug, erlaubte Funktionen und verantwortliche Personen. Eine Freigabe für einen bestimmten Text gilt nicht automatisch für alle Anhänge oder spätere Interviews. Unternehmen und Hochschule müssen die für sie relevanten Bedingungen ausdrücklich klären; offene Punkte bleiben bis dahin gesperrt.
6. Arbeiten Sie mit der kleinsten nötigen Eingabe. Verwenden Sie vorzugsweise eine vollständig erfundene Parallelbeschreibung. Übertragen Sie hilfreiche Strukturideen anschliessend selbst auf die echte Arbeit innerhalb der erlaubten Umgebung. Prüfen Sie, ob die KI-Ausgabe unbemerkt zusätzliche Fakten erfindet oder vertrauliche Inhalte aus Ihrer Eingabe wiederholt.
7. Dokumentieren Sie Nutzung und Änderungen. Halten Sie die genehmigten Arbeitsgrenzen sowie relevante KI-Unterstützung nach Hochschulvorgabe fest. Wenn neue Daten oder Funktionen hinzukommen, prüfen Sie die Freigabe erneut. Bei versehentlicher Weitergabe stoppen Sie die Nutzung und informieren unverzüglich die zuständigen betrieblichen und hochschulischen Stellen gemäss deren Verfahren.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Betreuungsperson und entwickle eine allgemeine Arbeitsvorlage.
Nutze ausschliesslich diesen vollständig erfundenen Unternehmensfall:
[Beschreibung ohne reale Namen, Zahlen, Prozesse oder Personen].
Aufgabe: [allgemeine Strukturfrage zur Abschlussarbeit]
Entwirf eine mögliche Gliederung und benenne offene fachliche Fragen.
Ergänze keine vermeintlich realen Betriebsinformationen.
Fordere keine vertraulichen Unterlagen an.
Trenne Strukturvorschläge von Aussagen, die echte Belege benötigen.
Erteile keine rechtliche Freigabe und bewerte keinen Vertrag.

Ersetzen Sie den Platzhalter durch einen erfundenen Fall, dessen Kombination von Details keine reale Zusammenarbeit erkennbar macht.

Welche Freigaben müssen getrennt werden?

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz betrifft personenbezogene Informationen; Vertraulichkeit kann zusätzlich betriebliche Inhalte ohne Personenbezug erfassen. Prüfen Sie beide Ebenen, statt nur nach Namen zu suchen.
• Der EDÖB erläutert die Anwendbarkeit des Datenschutzgesetzes auf KI. Welche Vorschriften und Zuständigkeiten in Ihrem Hochschul- und Unternehmenskontext gelten, muss im Einzelfall geklärt werden.
• Pseudonymisieren bedeutet, direkte Kennzeichen durch andere Bezeichnungen zu ersetzen. Die Daten können dabei weiterhin Personen zugeordnet werden; das ist keine automatische Freigabe.
• Auch eine lokale Anwendung braucht geklärte Zugriffe und Datenwege. Installierte Zusatzdienste, Sicherungen oder verbundene Funktionen können den tatsächlichen Ablauf verändern.
• Lassen Sie Rechtsfragen zu Sperrvermerken, Verträgen und erlaubter Weitergabe qualifiziert prüfen. KI kann dafür Fragen ordnen, aber keine verbindliche Auskunft geben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Eine studierende Person untersucht einen internen Beratungsablauf in einem Schweizer KMU. Sie möchte ein Ablaufdiagramm samt Kommentaren in einen öffentlichen KI-Chat laden. Frau Keller bemerkt, dass die Kommentare Kundensituationen und interne Schwachstellen erkennen lassen.

Beide stoppen diese Eingabe und klären die Bedingungen mit dem Unternehmen. Für die Gliederung nutzt die Person vorerst einen frei erfundenen Ablauf aus einem anderen Tätigkeitsfeld. Die eigentliche Analyse bleibt in der genehmigten Umgebung. Später wird gezielt festgehalten, welches Material für welche Unterstützung freigegeben ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Der Online-Kurs «KI sicher am Arbeitsplatz» von Linup behandelt den Umgang mit Daten, das Prüfen von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen. Ein privates Zertifikat und eine geordnete Nachweismappe dokumentieren den Abschluss. Das unterstützt gemeinsame Grundkenntnisse bei Personen, die berufliche Daten bearbeiten.

Für eine Abschlussarbeit im Unternehmen ist das eine mögliche Grundlage für sorgfältiges Arbeiten. Der Kurs ersetzt weder eine Freigabe des Unternehmens noch die Prüfung von Verträgen oder die Zustimmung der zuständigen Hochschulstelle.

Häufige Fragen

Reicht es, Zahlen zu verändern?

Nicht unbedingt, weil Zusammenhänge und seltene Details weiterhin Rückschlüsse erlauben können. Zudem verändern Sie damit möglicherweise die fachliche Bedeutung. Verwenden Sie für allgemeine Strukturfragen lieber einen vollständig erfundenen Parallelfall.

Darf ich die fertige KI-Ausgabe veröffentlichen?

Prüfen Sie, ob sie vertrauliche Inhalte aus der Eingabe enthält oder daraus ableitbar macht. Eine Ausgabe verliert ihren vertraulichen Charakter nicht dadurch, dass KI sie umformuliert hat. Die Veröffentlichung muss im vorgesehenen Verfahren geklärt werden.

Was tun nach einem versehentlichen Upload?

Stoppen Sie weitere Eingaben und sichern Sie die notwendigen Angaben zum Vorfall in der vorgesehenen Umgebung. Informieren Sie die zuständigen Stellen, damit diese Löschmöglichkeiten und weitere Schritte beurteilen können. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das Entfernen eines Chats jede Verarbeitung rückgängig macht.

Vertiefen können Sie dies mit Abschlussarbeit mit KI: Betreuungsvereinbarung als Vorlage, KI-Tutor in der Lernplattform: Welche Daten fliessen wohin, Abschlussarbeiten mit KI: Methodenentscheidungen hinterfragen.