Lerndokumentation und KI: Vertrauliche Inhalte erkennen

Das Problem

Eine Lerndokumentation verbindet eigene Erfahrungen mit echten Arbeitsaufträgen. Darin stehen vielleicht Kundennamen, interne Abläufe, Fotos von Arbeitsplätzen oder Kommentare der Berufsbildnerin. Wer das Dokument zur sprachlichen Verbesserung in einen KI-Chat lädt, gibt womöglich mehr weiter, als für die Aufgabe nötig wäre.

Frau Keller will deshalb eine Prüfung vor der KI-Nutzung einführen. Lernende sollen erkennen, welche Informationen eine Erklärung braucht und welche im geschützten Arbeitsumfeld bleiben müssen. Die KI soll dabei keine vertraulichen Originale erhalten, um deren Vertraulichkeit erst nachträglich zu beurteilen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Arbeitszweck. Schreiben Sie auf, was die KI überhaupt beitragen soll: eine Gliederung vorschlagen, Reflexionsfragen formulieren oder einen erfundenen Absatz verständlicher machen. Für solche Aufgaben wird oft kein echtes Arbeitsdokument benötigt. Beginnen Sie mit der kleinsten notwendigen Information statt mit dem vollständigen Bericht.
2. Sichten Sie das Original ohne KI. Öffnen Sie es im vorgesehenen Ablagesystem und prüfen Sie Text, Tabellen, Bilder und Anhänge. Achten Sie auf Namen, Kontaktdaten, Unterschriften, Gesundheitsangaben, Personalbeurteilungen und erkennbare Gesichter. Markieren Sie die Stellen lokal; laden Sie nicht zuerst alles hoch, um die KI markieren zu lassen.
3. Prüfen Sie betriebliche Vertraulichkeit getrennt. Auch Unterlagen ohne Personennamen können schützenswerte Informationen enthalten. Beispiele sind interne Kalkulationen, Zugangsdaten, unveröffentlichte Konstruktionen oder besondere Kundenvereinbarungen. Fragen Sie die zuständige Berufsbildnerin, welche Inhalte nach den betrieblichen Regeln überhaupt für externe Anwendungen verwendet werden dürfen.
4. Erstellen Sie eine neue Übungsfassung. Schreiben Sie den für das Lernen relevanten Zusammenhang mit erfundenen Angaben neu. Übernehmen Sie keine echten Auftragsnummern oder seltenen Ereigniskombinationen. Bei Bildern ist eine eigene neutrale Skizze häufig geeigneter als ein bearbeiteter Ausschnitt, dessen Hintergrund weiterhin Hinweise enthält.
5. Lassen Sie die Fassung gegenlesen. Eine zweite zuständige Person prüft, ob der Fall trotz Änderungen erkennbar bleibt. Ein geänderter Name allein ist keine belastbare Anonymisierung, also keine sichere Entfernung des Personenbezugs. Falls der Lernzweck ohne reale Details nicht erreichbar ist, stoppen Sie den externen Einsatz und klären einen institutionell erlaubten Weg.
6. Nutzen Sie KI nur für die freigegebene Aufgabe. Öffnen Sie die schulisch oder betrieblich zugelassene Anwendung und geben Sie die neutrale Übungsfassung ein. Fordern Sie eine Struktur oder Fragen an, keine Beurteilung echter Personen. Kontrollieren Sie, ob die Antwort zusätzliche, nicht belegte Details hinzuerfindet.
7. Halten Sie die Entscheidung fest. Dokumentieren Sie lokal, welche Fassung für welchen Zweck geprüft wurde und wer offene Punkte klärt. Eine Erlaubnis für einen bestimmten Text ist keine allgemeine Freigabe des ganzen Dossiers. Bewahren Sie das Original und die Übungsfassung so auf, dass sie nicht versehentlich verwechselt werden.

Vorlage zum Kopieren

Ich bereite als Lehrperson eine Übung zur Vertraulichkeit vor.
Erstelle für [Beruf, Ausbildungsstand] eine verständliche Checkliste.
Arbeite ausschliesslich mit erfundenen Beispielen.
Unterscheide Personendaten, betriebliche Geheimnisse und Angaben,
die für eine Reflexionsfrage gar nicht notwendig sind.
Zeige zu jedem Beispiel eine datensparsame Übungsalternative.
Gib keine rechtliche Freigabe und verlange keine Originalunterlagen.
Schliesse mit Rückfragen an die zuständige Berufsbildnerin oder
Datenschutzstelle. Die KI soll keine realen Dokumente kontrollieren.

Passen Sie Beruf und Ausbildungsstand an; verwenden Sie die Antwort als Unterrichtsentwurf, den Sie selbst auf Eignung prüfen.

Was bleibt draussen?

Diese Checkliste ist eine Unterrichtshilfe und keine technische Garantie. Auch eine scheinbar leere Datei kann Kommentare oder frühere Inhalte enthalten. Für das Auswählen von Portfoliobelegen bleiben deshalb Aussagekraft und zulässige Nutzung zwei getrennte Fragen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Das schweizerische Datenschutzrecht gilt auch bei KI-Verarbeitung von Personendaten. Der EDÖB erläutert die Grundsätze und Risiken; bei öffentlichen Schulen sind zudem die anwendbaren kantonalen Vorgaben zu klären.
• Keine pauschale Erlaubnis: Eine technische Einstellung oder ein bezahltes Konto ersetzt keine institutionelle Prüfung. Lassen Sie Rechtsfragen und konkrete Datenverwendungen durch die zuständige Fachstelle beurteilen.
• Eigenleistung: Das Entfernen vertraulicher Details soll den Lernprozess schützen, nicht Erfahrungen erfinden. Kennzeichnen Sie ein erfundenes Übungsbeispiel klar als solches.
• Minderjährige: Verwenden Sie keine Personendaten von Lernenden in öffentlichen KI-Diensten. Beachten Sie die schulischen Regeln und die Altersbedingungen der vorgesehenen Anwendung.
• Bildungsgerechtigkeit: Niemand soll für die Teilnahme betriebliche Geheimnisse offenlegen müssen. Bieten Sie einen neutralen gemeinsamen Fall oder einen Zugang ohne eigenes Konto an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Lernende in einer Zürcher Berufsfachschule möchte ihren Bericht über einen Reklamationsfall sprachlich überarbeiten. Obwohl sie den Kundennamen entfernt hat, enthält ein Foto weiterhin ein Versandetikett. Zudem lässt sich der Auftrag durch die Kombination aus Produkt und Liefertermin zuordnen.

Frau Keller bespricht mit ihr den Lernzweck: verständlich erklären, wie eine Rückfrage vorbereitet wird. Gemeinsam erstellen sie dafür einen vollständig erfundenen Fall. Die KI liefert eine Gliederung, die Lernende überträgt deren Aufbau später selbst auf ihren geschützten Bericht und prüft jede Formulierung.

So hilft Ihnen Alpasana

Mit Linup: KI sicher am Arbeitsplatz bietet Alpasana einen Online-Kurs zu Daten, Ergebnisprüfung und dem Erkennen von Betrugsversuchen. Zum Angebot gehören ein privates, überprüfbares Zertifikat sowie eine Nachweismappe zum absolvierten Kurs.

Für Berufsbildende kann das helfen, gemeinsame Grundlagen im Umgang mit KI zu vermitteln und absolvierte Schulungen geordnet nachzuweisen. Eine Schulung ersetzt weder die betriebliche Freigabe einzelner Inhalte noch eine datenschutzrechtliche Beurteilung. Klären Sie Ihre konkrete Anwendung mit den verantwortlichen Personen; aus dem Zertifikat folgt keine allgemeine Erlaubnis, Arbeitsdokumente in externe Dienste hochzuladen.

Häufige Fragen

Reicht es, alle Namen durch Buchstaben zu ersetzen?

Nein, andere Angaben können die Zuordnung weiterhin ermöglichen. Prüfen Sie insbesondere seltene Ereignisse, genaue Termine und Kombinationen von Merkmalen. Wenn Zweifel bleiben, verwenden Sie einen neu erfundenen Fall.

Darf ich ein Foto einfach zuschneiden?

Ein Ausschnitt kann weiterhin vertrauliche Details zeigen. Prüfen Sie auch Beschriftungen, Spiegelungen und den Zusammenhang mit anderen Angaben. Eine neue schematische Darstellung ist für viele Lernfragen die bessere Arbeitsgrundlage.

Was tun nach einem versehentlichen Upload?

Beenden Sie die weitere Nutzung und informieren Sie unverzüglich die institutionell zuständige Stelle nach dem vorgesehenen Meldeweg. Halten Sie sachlich fest, welche Inhalte betroffen sind, ohne sie erneut breit zu verteilen. Ob weitere Schritte nötig sind, muss die verantwortliche Stelle fachlich beurteilen.