Prompt-Set für wiederkehrenden Ablauf erstellen

Das Problem

Sie erledigen jeden Monat denselben Ablauf: Eingangsmails sortieren, Antworten vorbereiten, Protokolle schreiben, Berichte zusammenstellen. Für einzelne Schritte haben Sie schon einen guten KI-Auftrag. Aber jedes Mal fangen Sie von vorn an, suchen die richtige Vorlage und vergessen, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen. Das Ergebnis schwankt, und Kolleginnen können Ihren Ablauf nicht übernehmen.

Ein einzelner guter Auftrag macht noch keinen Prozess. Erst wenn die Aufträge zusammenpassen, in einer festen Reihenfolge stehen, geprüft sind und jemand weiss, wann ein Mensch eingreift, entsteht ein verlässliches Prompt-Set.

Mit den folgenden Schritten bauen Sie ein solches Set, ohne Programmierkenntnisse und ohne grosse Technik.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ablauf aufschreiben: Notieren Sie, wie Sie die Arbeit heute erledigen, in einzelnen Schritten: Was geht ein, was tun Sie, was kommt heraus? Schreiben Sie auch auf, wer am Ende freigibt.
2. Schritte für KI auswählen: Markieren Sie die Schritte, bei denen KI sinnvoll helfen kann, etwa Zusammenfassen, Entwerfen, Ordnen. Lassen Sie Entscheide, Freigaben und Zusagen beim Menschen. Siehe Welche Aufgaben kann ich an KI abgeben?.
3. Pro Schritt eine Vorlage schreiben: Eine Vorlage, eine Aufgabe. Verwenden Sie Platzhalter und beschreiben Sie Ziel, Kontext und gewünschtes Format. Hilfe bietet Prompt: Aufbau mit Vorlage.
4. Übergaben festlegen: Bestimmen Sie, was von einem Schritt zum nächsten übergeben wird, etwa «die Liste der Aufgaben aus Schritt 2 wird in Schritt 3 eingefügt». Siehe Prompt-Kette erstellen.
5. Prüfpunkte einbauen: Legen Sie fest, wo ein Mensch kontrolliert: nach dem Entwurf, vor dem Versand, bei Zahlen. Schreiben Sie die Prüffrage in die Anleitung.
6. Mit Testfällen prüfen: Lassen Sie das Set an fünf bis zehn echten, aber anonymisierten Fällen laufen, auch an schwierigen. Notieren Sie, wo es hakt. Eine Anleitung steht unter Prompt mit Testfällen prüfen.
7. Verbessern und neu testen: Passen Sie die Vorlagen an und wiederholen Sie den Test mit frischen Fällen.
8. Arbeitsanleitung schreiben: Halten Sie auf einer Seite fest: Zweck, Schritte mit zugehöriger Vorlage, Prüfpunkte, verantwortliche Person, Datum und Version.
9. Pflegen: Planen Sie, wann das Set überprüft wird, und verwalten Sie Versionen, siehe Prompt-Versionen verwalten.

Aufbau einer Arbeitsanleitung

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich einen Entwurf für Ihr Set anregen:

Ich möchte für folgenden wiederkehrenden Arbeitsablauf ein Prompt-Set aufbauen: [Ablauf, z. B. monatlicher Statusbericht an die Geschäftsleitung].
Bisherige Schritte: [Schritte in Stichworten].
Ergebnis am Schluss: [z. B. eine einseitige Zusammenfassung mit Kennzahlen und offenen Punkten].
Erstelle für jeden Schritt, bei dem KI sinnvoll hilft, eine Prompt-Vorlage mit Platzhaltern in eckigen Klammern. Gib bei jedem Schritt an: Eingabe, Ausgabe, was ein Mensch prüfen muss.
Markiere Schritte, die ich nicht an KI abgeben sollte, und begründe kurz.
Verwende nur erfundene Beispieldaten und erfinde keine Fakten über unseren Betrieb.

Setzen Sie Ihren Ablauf ein und passen Sie die Vorlagen an. Testen Sie jede einzeln, bevor Sie sie verketten.

Worauf Sie achten müssen

• Fehler setzen sich fort: In einer Kette kann ein Fehler im ersten Schritt alle folgenden beeinflussen. Prüfen Sie Zwischenergebnisse.
• Datenschutz: Testen Sie mit anonymisierten Fällen und halten Sie fest, welche Daten nie eingegeben werden dürfen.
• Nicht zu viel auf einmal: Beginnen Sie mit zwei bis drei Schritten. Ein grosses Set auf Anhieb zu bauen, überfordert.
• Menschliche Freigabe: Ergebnisse, die das Haus verlassen, gibt immer eine Person frei.
• Aktualität: KI-Programme ändern sich. Prüfen Sie das Set nach Updates erneut.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsleitung eines Planungsbüros in Baden erstellt jeden Monat den Statusbericht. Vorher sammelt sie Notizen aus fünf Projekten, schreibt Texte und gleicht Zahlen von Hand ab. Das dauert einen halben Tag.

Nachher hat sie vier Vorlagen gebaut: Notizen pro Projekt ordnen, Fortschritt kurz beschreiben, offene Punkte sammeln, Gesamtübersicht entwerfen. Die Zahlen setzt sie selbst aus der Projektliste ein. Nach zwei Testläufen mit alten, anonymisierten Berichten passt sie die Vorlagen an und hält die Reihenfolge in einer Seite fest. Jetzt braucht sie etwa zwei Stunden, und eine Kollegin kann den Ablauf vertreten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, wirksame Aufträge zu entwickeln und als Set für einen wiederkehrenden Prozess zu testen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Beschrieben sind unter anderem das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben, das Überarbeiten und Prüfen von Prompts sowie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Wie viele Vorlagen soll ein Set haben?

So viele, wie der Ablauf Schritte mit KI-Hilfe hat, meist drei bis sieben. Mehr lohnt sich nur, wenn jeder Schritt klar abgegrenzt ist.

Muss ich die Vorlagen verketten oder reicht eine Sammlung?

Eine Sammlung hilft bei einzelnen Aufgaben. Bei einem Ablauf mit Übergaben ist eine feste Reihenfolge mit Prüfpunkten wichtiger. Beides lässt sich mit einfachen Dokumenten umsetzen.

Wie oft muss ich das Set testen?

Nach jeder grösseren Änderung und nach Updates des KI-Programms, mindestens aber zweimal im Jahr mit einigen frischen Fällen.

Wer darf das Set ändern?

Legen Sie eine verantwortliche Person fest. Änderungen werden getestet, mit Datum vermerkt und den Nutzenden mitgeteilt.