Wie gebe ich feste Überschriften und Abschnitte vor?

Das Problem

Sie brauchen immer wieder dieselbe Art Text: einen Wochenbericht, ein Protokoll, eine Produktbeschreibung oder eine Kundeninformation. Jeder Text soll dieselben Abschnitte haben, damit Leserinnen und Leser sich zurechtfinden und Sie die Inhalte vergleichen können. Doch die KI baut die Texte jedes Mal anders auf: Mal heissen die Abschnitte «Zusammenfassung», mal «Überblick», mal fehlt einer, mal kommt ein neuer dazu.

Das kostet Zeit, weil Sie ständig umstellen müssen. In Betrieben mit festen Vorlagen oder Qualitätsvorgaben ist es sogar ein Problem, wenn Pflichtabschnitte fehlen.

Die Lösung ist, die Gliederung nicht der KI zu überlassen, sondern sie vorzugeben, am besten als Gerüst. Diese Seite zeigt, wie das gelingt und wie Sie den Aufbau über mehrere Texte konstant halten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Gliederung festlegen. Überlegen Sie, welche Abschnitte der Text immer haben soll, und in welcher Reihenfolge. Notieren Sie die Überschriften im Wortlaut.

1. Pflicht und Option trennen. Bestimmen Sie, welche Abschnitte zwingend sind und welche entfallen dürfen, etwa wenn es nichts zu berichten gibt.

1. Inhalt je Abschnitt beschreiben. Schreiben Sie in einem Satz, was unter jeder Überschrift stehen soll, zum Beispiel «Ergebnisse: höchstens drei Stichpunkte mit Zahlen».

1. Umfang pro Abschnitt festlegen. Nennen Sie Länge in Sätzen oder Stichpunkten, damit kein Abschnitt ausufert.

1. Gerüst in den Prompt einfügen. Fügen Sie die Überschriften als leeres Gerüst ein und verlangen Sie, dass die KI nur darunter schreibt. Siehe Format mit Beispiel vorgeben.

1. Änderungen verbieten. Schreiben Sie: «Ändere, ergänze oder streiche keine Überschriften. Wenn zu einem Abschnitt nichts vorliegt, schreibe ‹keine Angaben›.»

1. Ausgabe prüfen. Vergleichen Sie die Überschriften mit Ihrem Gerüst. Fehlt etwas, bessern Sie den Prompt nach.

1. Als Vorlage speichern. Legen Sie den fertigen Prompt in Ihrer Sammlung ab. Siehe Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erzeugt jedes Mal denselben Aufbau. Hier am Beispiel eines Wochenberichts:

Erstelle aus den folgenden Notizen einen Wochenbericht.
Verwende genau diese Überschriften in dieser Reihenfolge, wörtlich und unverändert:
## Wichtigste Ergebnisse
## Laufende Aufgaben
## Probleme und Risiken
## Nächste Schritte
Vorgaben pro Abschnitt:
- Wichtigste Ergebnisse: höchstens 3 Stichpunkte.
- Laufende Aufgaben: Liste mit verantwortlicher Person, falls genannt.
- Probleme und Risiken: kurze Sätze, nur genannte Themen.
- Nächste Schritte: nummerierte Liste.
Regeln: Keine zusätzlichen Überschriften, keine Einleitung, keine Schlussbemerkung.
Wenn zu einem Abschnitt nichts in den Notizen steht, schreibe dort «keine Angaben». Erfinde nichts.
Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede neutral.
Notizen: [Notizen einfügen]

Passen Sie die Überschriften und Vorgaben an Ihre Textart an. Für andere Dokumente wie Protokolle verwenden Sie dieselbe Struktur mit eigenen Abschnitten.

Worauf Sie achten müssen

• Wörtliche Übernahme: KI ändert Überschriften gern leicht, etwa «Nächste Schritte» zu «Weiteres Vorgehen». Verlangen Sie ausdrücklich Wörtlichkeit und kontrollieren Sie.
• Erfundene Inhalte: Wenn zu einem Abschnitt Angaben fehlen, füllt die KI die Lücke gern. Sagen Sie, dass «keine Angaben» geschrieben werden soll.
• Zu starre Vorgaben: Manche Inhalte passen nicht in ein starres Schema. Erlauben Sie bei Bedarf einen Abschnitt «Sonstiges».
• Formatierung: Wenn Sie Markdown-Zeichen für Überschriften verwenden, muss Ihr Zielprogramm sie darstellen können. Siehe Markdown-Format.
• Lange Texte: Bei langen Ausgaben vergisst die KI manchmal Abschnitte am Ende. Prüfen Sie die Vollständigkeit.
• Datenschutz: Notizen enthalten oft Namen. Anonymisieren Sie sie, wenn der Dienst nicht freigegeben ist.
• Gemeinsame Vorlagen: Wenn mehrere Personen dieselbe Struktur nutzen, legen Sie sie zentral ab, damit alle dieselbe Fassung verwenden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Bereichsleiter eines Facility-Services in Olten möchte, dass alle fünf Teamleitenden ihre Wochenberichte im gleichen Aufbau abgeben. Jede Person nutzt eine KI, um aus Stichworten einen Bericht zu schreiben.

Vorher: Die Berichte sind unterschiedlich aufgebaut, und der Leiter sucht in jedem nach den gleichen Informationen. Nachher: Das Team erhält einen gemeinsamen Prompt mit vier festen Überschriften und klaren Vorgaben. Fehlt eine Angabe, steht dort «keine Angaben». Die Berichte lassen sich nun in zwei Minuten überfliegen und vergleichen. Eine Mitarbeiterin prüft pro Woche stichprobenartig, ob die Überschriften unverändert sind und keine Inhalte erfunden wurden.

Wenn sich die Anforderungen ändern, etwa weil ein neuer Abschnitt nötig wird, passen Sie das Gerüst zentral an und informieren das Team. So bleiben alle Berichte vergleichbar, und niemand arbeitet mit einer veralteten Vorlage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Prompts so formulieren will, dass Ergebnisse gleichbleibend gelingen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Laut Beschreibung gehören dazu Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format sowie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess. Der Kurs ist als Online-Kurs mit Zertifikat beschrieben.

Häufige Fragen

Soll ich Überschriften als Markdown vorgeben?

Nur wenn Ihr Zielprogramm Markdown darstellt. Sonst genügen einfache Zeilen mit dem Titel, die Sie in Word nachträglich formatieren. Entscheidend ist der wörtliche Wortlaut.

Was, wenn die KI trotzdem Überschriften ändert?

Wiederholen Sie die Anweisung am Ende des Prompts, fügen Sie ein kurzes Beispiel an und bitten Sie die KI, ihre Ausgabe selbst mit der Liste zu vergleichen. Bleibt es ein Problem, prüfen Sie die Ausgabe von Hand.

Darf die KI zusätzliche Abschnitte vorschlagen?

Nur, wenn Sie das möchten. Für feste Vorlagen schreiben Sie «keine zusätzlichen Abschnitte». Wenn Sie Anregungen wollen, lassen Sie diese separat nach dem Text als Hinweis ausgeben.