Was ist Microsoft Copilot und wobei hilft er?

Das Problem

Seit einiger Zeit erscheint auf Ihrem Computer ein buntes Symbol in der Taskleiste. In Word taucht ein neuer Knopf auf, in Outlook ein Vorschlag, die E-Mail «mit Copilot» zu entwerfen. Manche Laptops haben sogar eine eigene Copilot-Taste auf der Tastatur.

Was steckt dahinter? Ist das ein Programm, ein Abo, ein Spion im Computer? Und warum funktioniert der Knopf bei der Kollegin, bei Ihnen aber nicht? Ohne Einordnung wirkt Copilot eher verwirrend als hilfreich.

Einfach erklärt

Copilot ist kein einzelnes Programm, sondern eine Marke: Microsoft nennt fast alle seine KI-Assistenten so. Das Wort stammt aus der Luftfahrt – der Kopilot unterstützt, die Pilotin entscheidet. Genau so ist es gedacht: Copilot macht Vorschläge, Sie behalten das Steuer.

Technisch arbeitet Copilot mit Sprachmodellen, also Programmen, die gelernt haben, Text zu verstehen und zu erzeugen. Microsoft setzt dabei unter anderem Modelle von OpenAI ein, dem Unternehmen hinter ChatGPT, und zunehmend weitere Modelle. Das Besondere an Copilot ist weniger das Modell als die Einbindung in Windows und die Office-Programme.

Die wichtigsten Varianten im Überblick, Stand Oktober 2026:

Die genauen Unterschiede erklärt Welcher Copilot ist gemeint?.

Was Copilot im Büro typischerweise erledigt:

• Outlook: lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen, Antwortentwürfe schreiben.
• Word: Entwurf aus Stichworten erstellen, Text umschreiben, Dokument zusammenfassen.
• Excel: Formeln vorschlagen, Daten erklären, Auswertungen anregen.
• PowerPoint: aus einem Word-Dokument einen Folienentwurf machen.
• Teams: Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben auflisten – sofern Aufzeichnung oder Transkription aktiv sind.

Was Copilot in Word konkret kann, beschreibt Copilot in Word.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Herausfinden, welches Konto Sie nutzen. Klicken Sie in Word oder Outlook oben rechts auf Ihr Profilbild. Steht dort Ihre Firmenadresse, nutzen Sie ein Geschäftskonto; sonst ein privates Microsoft-Konto.
2. Copilot-Chat öffnen. Geben Sie im Browser copilot.microsoft.com ein oder klicken Sie auf das Copilot-Symbol in der Windows-Taskleiste. Mit Firmenkonto melden Sie sich mit diesem an.
3. Schutzhinweis suchen. Mit Firmenkonto zeigt Copilot Chat in der Regel einen Hinweis auf Unternehmensdatenschutz an. Fehlt er, arbeiten Sie vermutlich im privaten Modus.
4. Erste Aufgabe stellen. Schreiben Sie: «Erkläre mir in fünf Punkten, wie ich eine Sitzung gut vorbereite.» So lernen Sie Stil und Aufbau kennen.
5. Copilot in Office suchen. Öffnen Sie Word und suchen Sie im Menüband «Start» das Copilot-Symbol. Ist es grau oder fehlt es, ist für Ihr Konto keine passende Lizenz aktiv.
6. Entwurf erstellen lassen. Tippen Sie in Word: «Erstelle eine Einladung zur Generalversammlung unseres Vereins am [Datum] mit Traktandenliste.» Prüfen Sie Datum, Ort und Traktanden selbst.
7. Bei der IT nachfragen. Fehlende Funktionen oder unklare Regeln klären Sie mit der IT-Verantwortung oder Ihrem IT-Partner.

Vorlage zum Kopieren

Ich arbeite im Sekretariat von [Betrieb, z. B. einer Zahnarztpraxis]
und nutze täglich [Outlook / Word / Excel / Teams].
Nenne mir 5 Aufgaben, bei denen Copilot mir Zeit sparen kann.
Für jede Aufgabe:
- in welchem Programm ich Copilot öffne,
- einen Beispielauftrag zum Eintippen,
- worauf ich beim Ergebnis achten muss.
Schreibe kurz und in einfachem Deutsch mit Schweizer Schreibweise.

Setzen Sie Ihren Betrieb und die Programme ein, die Sie wirklich nutzen. Die Vorschläge prüfen Sie danach an einer echten, aber unkritischen Aufgabe.

Worauf Sie achten müssen

• Zugriff auf Firmendaten: Microsoft 365 Copilot sieht alles, worauf Ihr Konto Zugriff hat. Sind Freigaben in SharePoint oder Teams zu grosszügig, findet Copilot auch Dokumente, die Sie nie hätten sehen sollen.
• Privates Konto bei der Arbeit: Der private Copilot unterliegt anderen Datenschutzregeln. Kundendaten gehören nicht hinein. Mehr unter Copilot und Datenschutz.
• Fehler: Auch Copilot kann falsche Zahlen, Namen oder Daten liefern, etwa in Sitzungszusammenfassungen.
• Aufzeichnungen in Teams: Für Zusammenfassungen müssen Gespräche transkribiert werden. Informieren Sie alle Teilnehmenden.
• Lizenzen: Nicht jede Funktion ist in jedem Abo enthalten. Was fehlt, ist meist eine Lizenzfrage, kein Fehler Ihrerseits.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Steiner arbeitet im Sekretariat einer Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau. Die Gemeinde nutzt Microsoft 365.

Vorher: Nach jeder Kommissionssitzung brauchte sie zwei Stunden, um aus ihren Notizen ein Protokoll zu schreiben.

Nachher: Die IT hat Microsoft 365 Copilot Chat mit Firmenkonto freigegeben. Frau Steiner fügt ihre anonymisierten Stichworte ein und erhält einen strukturierten Protokollentwurf. Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse kontrolliert sie Wort für Wort mit ihren Notizen. Zeitbedarf: noch rund eine Dreiviertelstunde.

So hilft Ihnen Alpasana

Copilot, ChatGPT oder Gemini folgen ähnlichen Grundprinzipien. Wer diese versteht, kommt mit jedem Werkzeug besser zurecht. Die Lernplattform absofort bietet eine KI-Weiterbildung mit verifizierbarem Lernnachweis, die ohne Vorkenntnisse beginnt und im eigenen Tempo absolviert wird.

Praxisaufgaben, Modul-Quizze und ein KI-Lerncoach begleiten Sie. Den Abschluss belegen Sie mit einem Zertifikat mit eindeutiger ID und öffentlicher Verifikation.

Häufige Fragen

Ist Copilot dasselbe wie ChatGPT?

Nein. Beide nutzen ähnliche Technik, und Microsoft arbeitet eng mit OpenAI zusammen. Copilot ist aber ein eigenes Microsoft-Produkt mit eigener Oberfläche, eigenen Regeln und der Einbindung in Windows und Office.

Kann ich Copilot ausschalten?

Im Chat müssen Sie Copilot nicht nutzen. In Windows und Office lassen sich manche Funktionen in den Einstellungen deaktivieren; im Firmenumfeld entscheidet meist die IT.

Was ist die Copilot-Taste auf neuen Laptops?

Sie öffnet direkt den Copilot-Chat in Windows. Mit Ihrer Arbeit in Word oder Outlook hat sie nicht automatisch etwas zu tun.

Braucht Copilot Internet?

Ja. Die Rechenarbeit geschieht in Rechenzentren von Microsoft, nicht auf Ihrem Computer. Ohne Internetverbindung steht Copilot nicht zur Verfügung.