Copilot oder ChatGPT: Was passt besser ins Büro?

Das Problem

Ihr Büro arbeitet mit Outlook, Word und Teams. Einige im Team nutzen privat ChatGPT, die IT schlägt Copilot vor. Nun steht die Frage im Raum: Welches Werkzeug soll offiziell eingeführt werden?

Eine falsche Wahl ist nicht dramatisch, aber mühsam. Werden zwei Werkzeuge parallel genutzt, entstehen doppelte Kosten, unterschiedliche Vorlagen und unklare Regeln, wo welche Daten hinein dürfen. Wer sich bewusst für ein Hauptwerkzeug entscheidet, spart Zeit beim Lernen und beim Erklären.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Der Kernunterschied: ChatGPT ist ein eigenständiger Assistent von OpenAI. Sie öffnen ein separates Fenster und bringen Ihre Inhalte per Kopieren oder Hochladen hinein. Copilot ist Microsofts Assistent und steckt – je nach Lizenz – direkt in den Programmen, in denen Sie ohnehin arbeiten. Microsoft verwendet dabei unter anderem Modelle von OpenAI. Mehr zu Copilot: Was ist Microsoft Copilot?.

1. Arbeitsumgebung festhalten. Notieren Sie: Microsoft 365 oder andere Programme? Wie viele Personen? Welches Abo?
2. Drei Kernaufgaben definieren. Zum Beispiel: Kundenmails beantworten, Sitzungsprotokolle schreiben, Offerten-Begleittexte erstellen.
3. Copilot mit Firmenkonto testen. Öffnen Sie copilot.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an. Prüfen Sie den Hinweis auf Unternehmensdatenschutz.
4. ChatGPT testen. Öffnen Sie chatgpt.com mit einem Testkonto. Verwenden Sie nur anonymisierte Inhalte, solange kein Geschäftsabo besteht.
5. Gleiche Aufträge stellen. Geben Sie in beiden Werkzeugen dieselben drei Aufträge ein und vergleichen Sie Qualität und Korrekturaufwand.
6. Arbeitsfluss bewerten. Wie viele Klicks und Kopiervorgänge braucht es, bis der Text in Outlook steht? Copilot in Outlook kann direkt im Antwortfenster entwerfen – mit passender Lizenz. Details unter Copilot in Outlook.
7. Datenschutz klären. Für ChatGPT braucht es für Firmendaten ein Business- oder Enterprise-Abo und interne Regeln. Für Copilot muss die IT Zugriffsrechte in Microsoft 365 sauber gesetzt haben.
8. Mit Checkliste entscheiden. Gehen Sie die Punkte der Auswahlcheckliste für KMU durch und halten Sie den Entscheid schriftlich fest.

Vergleich für typische Büros (Stand Oktober 2026)

Vorlage zum Kopieren

Diesen Testauftrag geben Sie wortgleich in beide Werkzeuge ein – mit anonymisiertem Inhalt:

Hier ist ein E-Mail-Verlauf mit einem Kunden (Namen ersetzt):
[anonymisierten Verlauf einfügen]
1. Fasse in 3 Punkten zusammen, was der Kunde will.
2. Nenne offene Fragen, die wir klären müssen.
3. Schreibe einen Antwortentwurf: freundlich, höchstens [Anzahl] Sätze,
   Schweizer Hochdeutsch, ohne verbindliche Zusagen zu Preis oder Termin.

Ersetzen Sie Namen durch [Kunde A] und Beträge durch [Betrag]. Vergleichen Sie danach, welches Ergebnis Sie schneller verwenden konnten.

Worauf Sie achten müssen

• Privatkonten im Büro: Weder ein privater ChatGPT-Zugang noch der private Copilot sind für Kundendaten gedacht. Mehr dazu unter ChatGPT privat oder geschäftlich?.
• Zugriffsrechte vor Copilot-Lizenz prüfen: Microsoft 365 Copilot sieht, was das Konto sehen darf. Zu offene Ordner machen heikle Daten leicht auffindbar.
• Doppelte Kosten vermeiden: Prüfen Sie, ob Copilot Chat in Ihrem Microsoft-Abo bereits enthalten ist, bevor Sie zusätzlich ChatGPT-Abos lösen.
• Fehler bei beiden: Zusammenfassungen können Wichtiges auslassen, Entwürfe falsche Fakten enthalten. Die Verantwortung für versendete Texte bleibt bei Ihnen.
• Abhängigkeit: Je stärker Sie ein Werkzeug in Ihre Abläufe einbauen, desto aufwendiger wird ein späterer Wechsel.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Versicherungsagentur im Kanton Zug mit fünf Beraterinnen arbeitet komplett mit Microsoft 365. Zwei Beraterinnen nutzten privat ChatGPT für Kundenbriefe.

Vorher: Texte wurden zwischen ChatGPT und Outlook hin- und herkopiert, teilweise mit Kundennamen im privaten Konto.

Nachher: Die Agentur testet beide Werkzeuge mit den drei Kernaufgaben. Die Textqualität ist ähnlich. Den Ausschlag gibt, dass Copilot Chat mit Firmenkonto bereits im Abo enthalten ist und den Unternehmensdatenschutz bietet. Private KI-Konten sind für Kundendaten nun ausdrücklich nicht mehr erlaubt.

So hilft Ihnen Alpasana

Welches Werkzeug Sie auch wählen: Ihr Team sollte es sicher und wirksam nutzen können. Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auf absofort decken Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen ab, ausdrücklich auch mit Copilot. Wer sich für ChatGPT entscheidet, findet zusätzlich den Kurs ChatGPT im Berufsalltag.

Die Praxisaufgaben werden von einem KI-Lerncoach begleitet, und der Abschluss ist verifizierbar.

Häufige Fragen

Kann ich ChatGPT in Outlook einbinden?

Es gibt Möglichkeiten, ChatGPT mit anderen Diensten zu verbinden, doch die direkte Einbindung ins Outlook-Fenster bietet vor allem Copilot. Im Alltag wird ChatGPT meist per Kopieren und Einfügen genutzt.

Sind die Antworten von Copilot und ChatGPT gleich, weil beide OpenAI-Modelle nutzen?

Nein. Modellversionen, Anweisungen im Hintergrund und Zusatzfunktionen unterscheiden sich. Darum können die Antworten auf dieselbe Frage deutlich voneinander abweichen.

Was ist mit Gemini?

Für Betriebe mit Google Workspace ist Gemini die naheliegende Alternative. Die Entscheidung folgt derselben Logik: Das Werkzeug soll zu den Programmen passen, die Sie täglich nutzen.

Darf mein Team beide nutzen?

Das ist möglich, wenn klar geregelt ist, welches Werkzeug für welche Daten erlaubt ist. Für Einsteigerinnen und Einsteiger ist ein einziges Hauptwerkzeug meist einfacher.