Was kann Copilot in Outlook bei E-Mails übernehmen?

Das Problem

Nach drei Tagen Ferien wartet ein E-Mail-Verlauf mit 27 Nachrichten auf Sie. Fünf Personen haben sich gegenseitig geantwortet, Anhänge ausgetauscht und am Schluss offenbar etwas entschieden. Nur: was genau? Und wer wartet jetzt auf Ihre Antwort?

Solche Verläufe von oben nach unten zu lesen kostet Zeit und Nerven. Gleichzeitig ist die Gefahr gross, eine wichtige Zusage in Nachricht 14 zu übersehen.

Copilot, der KI-Assistent von Microsoft, ist in Outlook eingebaut und soll genau hier helfen. Die Frage ist: Wie viel können Sie ihm überlassen?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Die Funktionen sind in der neuen Outlook-App, in Outlook im Web und im klassischen Outlook ähnlich, die Schaltflächen sitzen aber teils an anderen Orten (Stand Oktober 2026).

1. Verlauf öffnen. Klicken Sie die neueste Nachricht des E-Mail-Verlaufs an, damit der ganze Verlauf angezeigt wird.
2. Zusammenfassung anfordern. Oberhalb der Nachricht erscheint bei passender Lizenz eine Schaltfläche wie «Zusammenfassen» oder «Zusammenfassung durch Copilot». Ein Klick genügt, und nach wenigen Sekunden stehen die Kernpunkte da.
3. Nachfragen. Öffnen Sie bei Bedarf den Copilot-Bereich und fragen Sie gezielt: «Welche Aufgaben wurden mir zugeteilt?» oder «Welche Termine wurden vereinbart?»
4. Zusagen im Original prüfen. Die Zusammenfassung enthält oft nummerierte Verweise auf einzelne Nachrichten. Klicken Sie diese an und lesen Sie bei wichtigen Punkten die Originalstelle.
5. Antwort entwerfen lassen. Klicken Sie auf «Antworten» und dann auf das Copilot-Symbol in der Symbolleiste. Wählen Sie «Entwurf mit Copilot» und beschreiben Sie in einem Satz, was Ihre Antwort aussagen soll.
6. Ton und Länge einstellen. Copilot bietet meist Optionen wie «direkt», «neutral» oder «formell» sowie kurze oder längere Fassungen. Probieren Sie zwei Varianten aus.
7. Eigenen Text prüfen lassen. Wenn Sie selbst geschrieben haben, kann Copilot mit einer Coaching-Funktion Hinweise zu Ton, Klarheit und Wirkung geben. Das hilft bei heiklen Nachrichten.
8. Vor dem Senden lesen. Prüfen Sie Namen, Daten, Beträge und Anhänge. Copilot hängt keine Dateien an und weiss nicht, ob die Offerte im Anhang die aktuelle ist.

Drei Aufgaben im Vergleich

Vorlage zum Kopieren

Diesen Auftrag geben Sie im Copilot-Bereich ein, während der E-Mail-Verlauf geöffnet ist.

Fasse diesen E-Mail-Verlauf für mich zusammen. Ich bin [Ihre Rolle,
z. B. Sachbearbeiterin im Sekretariat] und war [Zeitraum] abwesend.
Gliedere die Antwort so:
1. Was wurde entschieden?
2. Welche Aufgaben oder Fragen betreffen mich ([Ihr Name])?
3. Welche Termine und Beträge in CHF werden genannt?
4. Was ist noch offen oder unklar?
Nenne zu jedem Punkt, aus welcher Nachricht (Absender und Datum) er stammt.
Wenn etwas widersprüchlich ist, weise ausdrücklich darauf hin.

Passen Sie Rolle, Namen und Gliederung an; die Bitte um Absender und Datum erleichtert Ihnen die Kontrolle im Original. Weitere Formulierungen für Antworten finden Sie bei E-Mail-Verlauf mit KI beantworten.

Worauf Sie achten müssen

• Auslassungen. Copilot kann eine Ausnahme oder einen Nebensatz übersehen, der später wichtig wird. Warum das passiert, erklärt Was KI bei Zusammenfassungen auslässt.
• Anhänge. Ob und wie gut Copilot Inhalte von Anhängen berücksichtigt, hängt von Dateityp, Grösse und Lizenz ab. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein PDF im Anhang vollständig gelesen wurde.
• Falsche Zuordnung. Bei vielen Beteiligten verwechselt Copilot gelegentlich, wer was gesagt hat. Prüfen Sie, wem eine Aufgabe tatsächlich zugeteilt wurde.
• Vertrauliche Post. Personaldossiers oder Arztberichte gehören nicht in ein privates Konto. Die Regeln für Geschäftskonten erklärt Copilot und Datenschutz.
• Persönlicher Ton. Entwürfe klingen oft glatt und etwas austauschbar. Bei langjährigen Kunden lohnt sich ein persönlicher Satz von Ihnen.
• Verantwortung. Was gesendet wird, gilt als Ihre Aussage – auch wenn Copilot es formuliert hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Olten organisiert die Generalversammlung eines Vereins. Zwischen Vorstand, Restaurant und Revisorin sind über 30 E-Mails hin- und hergegangen, während die zuständige Mitarbeiterin krank war.

Vorher: Sie hätte den ganzen Verlauf lesen und sich Notizen machen müssen, um zu wissen, ob der Saal bestätigt ist und wer das Apéro bezahlt.

Nachher: Sie nutzt die Vorlage oben. Copilot listet vier Entscheide, zwei offene Fragen und den Hinweis, dass zum Apéro-Budget zwei unterschiedliche Beträge genannt werden. Die Mitarbeiterin liest genau diese zwei Nachrichten nach, klärt den Betrag mit dem Präsidenten und lässt sich danach einen Antwortentwurf an das Restaurant schreiben, den sie noch um die Anzahl Gäste ergänzt.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Ergebnisse mit Copilot hängen davon ab, wie klar Sie Aufträge formulieren und wie gezielt Sie prüfen. Bei KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auf absofort gehört die Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen und Copilot zum belegten Kursangebot.

Sie üben an Praxisaufgaben aus dem Büroalltag, lernen in Ihrem Tempo mit KI-Lerncoach und erhalten einen verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Kann Copilot E-Mails automatisch beantworten, wenn ich weg bin?

Nein, Copilot schreibt Entwürfe, sendet aber nicht selbstständig in Ihrem Namen. Für Abwesenheiten nutzen Sie weiterhin die automatische Antwort von Outlook. Diese verschickt nur einen festen Text, den Sie vorher festlegen.

Funktioniert Copilot auch mit meinem Bluewin- oder Gmail-Konto in Outlook?

Die Copilot-Funktionen sind an Microsoft-Konten und passende Lizenzen gebunden. Bei fremden E-Mail-Konten, die Sie in Outlook eingebunden haben, sind sie oft eingeschränkt oder gar nicht verfügbar. Probieren Sie es aus und prüfen Sie im Zweifel die Hinweise von Microsoft.

Sieht Copilot alle meine E-Mails oder nur die geöffnete?

Für die Zusammenfassung nutzt Copilot vor allem den geöffneten Verlauf. Bei Geschäftslizenzen kann der Copilot-Chat zudem auf weitere E-Mails, Termine und Dateien zugreifen, auf die Sie berechtigt sind. Darum ist es wichtig, dass Ihr Postfach keine fremden Freigaben enthält, die Sie nicht kennen.

Kann Copilot Termine aus E-Mails im Kalender eintragen?

Copilot kann Termine aus einer E-Mail herauslesen und Vorschläge machen. Ob er einen Termin direkt anlegen kann, hängt von Version und Lizenz ab. Kontrollieren Sie eingetragene Termine in jedem Fall im Kalender.