Wie sichern wir Arbeitswissen vor einem Personalwechsel?

Das Problem

Frau M. arbeitet seit 22 Jahren im Betrieb. Sie weiss, welcher Kunde welche Sonderwünsche hat, wie man den Jahresabschluss vorbereitet, wen man bei der Behörde anrufen muss, und wo die Dateien liegen, die niemand mehr findet. In drei Monaten geht sie in Pension.

Wer sie ersetzen soll, ahnt, dass hier mehr verloren geht als eine Arbeitskraft. Das Wissen steckt im Kopf, selten in Dokumenten. Wenn es nicht rechtzeitig festgehalten wird, entstehen Lücken, Fehler und Ärger, oft erst Wochen nach dem Weggang.

Eine KI kann beim Festhalten helfen: Sie stellt Fragen, ordnet Aufzeichnungen, formuliert Anleitungen und Checklisten. Sie ersetzt aber nicht das Gespräch mit der Person und nicht die Prüfung durch die Nachfolge.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Frühzeitig starten. Beginnen Sie, sobald der Austritt feststeht. Je mehr Zeit, desto vollständiger das Ergebnis. Planen Sie wöchentliche Termine ein.

1. Wichtigstes zuerst erfassen. Fragen Sie: Welche Aufgaben sind kritisch, wenn sie ausfallen? Welche gibt es nur einmal im Jahr? Wo liegen Risiken? Starten Sie mit diesen.

1. Aufgabenliste mit der Person erstellen. Lassen Sie die Kollegin ihre Aufgaben aufzählen: täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, bei Bedarf. Die KI kann helfen, eine Liste zu ordnen und Lücken zu erfragen.

1. Interviews führen. Sprechen Sie zu jeder Aufgabe mit ihr: Wie läuft sie ab? Worauf achten? Wo liegen die Tücken? Mit Einverständnis können Sie das Gespräch aufnehmen und abschreiben lassen. Siehe Arbeitsanweisungen mit KI erstellen.

1. Anleitungen entwerfen lassen. Geben Sie die Aufzeichnungen (ohne Passwörter und Kundendaten) in die KI und lassen Sie Schrittfolgen, Checklisten und Kontaktlisten entwerfen. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Nachfolge prüfen lassen. Bitten Sie die Nachfolgerin, eine Aufgabe nach der Anleitung unter Anleitung der noch anwesenden Person auszuführen. Notieren Sie Stolpersteine und ergänzen Sie.

1. Kontakte und Zugänge regeln. Halten Sie Ansprechpersonen und Zuständigkeiten fest. Zugänge und Passwörter gehören nicht in Dokumente. Die IT regelt den Zugang der Nachfolge und entzieht ihn bei Austritt. Siehe Zugänge bei Austritt entziehen.

1. Ablegen und übergeben. Speichern Sie die Unterlagen an einem festen Ort mit Verantwortlichen, klären Sie den Zugriff und bestimmen Sie, wer sie pflegt. Siehe KI-Arbeitsstand übergeben.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Wissensmanagerin. Ich möchte das Arbeitswissen einer Kollegin vor ihrem Austritt festhalten. Hilf mir bei den Interviews und beim Erstellen der Unterlagen. Erfinde keine Inhalte.

Rolle der ausscheidenden Person (ohne Namen): [z. B. Sachbearbeiterin Buchhaltung, 22 Jahre im Betrieb]
Austrittsdatum und verfügbare Zeit: [Datum, Stunden pro Woche]
Aufgaben (Stichworte): [Liste]

Aufgabe:
1. Erstelle einen Interviewleitfaden mit Fragen je Aufgabe (Ablauf, Zeitpunkt, Hilfsmittel, Ausnahmen, Fehlerquellen, Ansprechpersonen, Qualitätsmerkmale).
2. Schlage eine Reihenfolge nach Kritikalität vor.
3. Wenn ich dir Interviewnotizen gebe, erstelle daraus nummerierte Anleitungen, Checklisten und eine Kontaktliste. Markiere Lücken mit «[klären]».
4. Nenne Dinge, die nicht in Dokumente gehören (z. B. Passwörter) und wie sie stattdessen geregelt werden.
Regeln: Verwende nur meine Angaben. Keine Personendaten verwenden.

Beginnen Sie mit dem Leitfaden. Die Interviewnotizen ergänzen Sie nach und nach und prüfen jede Anleitung mit der Kollegin.

Was festgehalten werden sollte

Worauf Sie achten müssen

• Keine Passwörter in Dokumenten: Zugänge regelt die IT mit Passwortmanager und Berechtigungen. Prüfen Sie, dass keine Zugangsdaten in Unterlagen oder KI-Eingaben landen.
• Freiwilligkeit und Respekt: Das Gespräch soll nicht als Kontrolle erlebt werden. Wertschätzen Sie die Erfahrung der Person und erklären Sie Zweck und Umfang.
• Aufnahmen: Gespräche dürfen nur mit Einverständnis aufgenommen werden. Siehe Werkzeug für vertrauliche Aufnahmen.
• Datenschutz: Notizen können Personendaten von Kundschaft oder Mitarbeitenden enthalten. Verwenden Sie Beispiele ohne Namen und nur freigegebene Werkzeuge.
• KI-Entwürfe prüfen: Die KI versteht Ihre Abläufe nicht. Die Kollegin und die Nachfolge prüfen jeden Schritt.
• Arbeitsrechtliche Fragen: Rechte und Pflichten beim Austritt sind eine Frage des Arbeitsvertrags. Klären Sie Fragen mit der Personalabteilung oder einer Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Zürcher, 61, ist seit 25 Jahren Leiter des technischen Dienstes einer Gemeinde im Kanton Solothurn und geht Ende Jahr in Pension. Vorher: Niemand kennt die Wartungspläne, die Ansprechpersonen bei Lieferanten und die Besonderheiten der alten Anlagen. Die Gemeinde fürchtet Lücken.

Die Verwaltungsleiterin führt mit ihm wöchentlich ein Gespräch von einer Stunde, mit seinem Einverständnis aufgenommen, und lässt mit KI-Hilfe Anleitungen und Checklisten entwerfen. Sein Nachfolger prüft sie an realen Aufgaben. Nachher: 22 Anleitungen, eine Kontaktliste und eine Ablagestruktur liegen vor, Zugänge sind über die IT geregelt, und Herr Zürcher steht noch für Rückfragen zur Verfügung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Wissenssicherung und Übergabe im Betrieb strukturiert angehen möchten, bietet Alpasana KI-Beratung und digitale Transformation an. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und die Dokumentation der Umsetzung.

Eine fertige Wissensdokumentation Ihres Betriebs und arbeitsrechtliche Beratung sind nicht beschrieben. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie früh sollten wir beginnen?

So früh wie möglich, bei Pensionierungen idealerweise mehrere Monate vorher. Bei kurzfristigen Austritten konzentrieren Sie sich auf kritische Aufgaben und Kontakte.

Was, wenn die Person nicht mitmachen will?

Erklären Sie Zweck und Nutzen und nehmen Sie Bedenken ernst. Ein erzwungenes Gespräch bringt wenig. Klären Sie das Vorgehen mit der Personalleitung.

Reicht eine Aufnahme mit anschliessender Zusammenfassung?

Als Grundlage ja, aber nicht allein. Anleitungen müssen von der Nachfolge ausprobiert und ergänzt werden. Einen Leitfaden dazu bietet Arbeitsanweisungen mit KI erstellen.