Wie erstelle ich mit KI verständliche Arbeitsanweisungen?

Das Problem

Wie fakturiert man eine Serviceleistung? Wie legt man einen neuen Kunden im System an? Was ist zu tun, wenn die Lieferung nicht kommt? Diese Abläufe kennen Sie, weil Sie sie seit Jahren erledigen. Doch aufgeschrieben ist nichts. Wenn Sie krank sind oder in die Ferien gehen, rufen die Kolleginnen an oder warten.

Das Aufschreiben scheitert meist an der Zeit und daran, dass einem selbstverständliche Dinge gar nicht mehr auffallen. Wer seit zehn Jahren dieselbe Aufgabe macht, vergisst, dass man für den ersten Schritt erst ein Passwort braucht oder dass der Ordner nur über einen bestimmten Weg zu finden ist.

Eine KI kann das Aufschreiben erleichtern: Sie bringt Ihre Stichworte in eine klare Form und fragt nach, wo etwas fehlt. Ob die Anweisung wirklich verständlich ist, zeigt aber nur der Test mit einer Person, die den Ablauf nicht kennt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ablauf auswählen. Wählen Sie einen Ablauf, bei dem Sie oft gefragt werden oder der bei Abwesenheit liegen bleibt. Beginnen Sie mit einem, nicht mit allen.

1. Ablauf erzählen oder durchspielen. Führen Sie den Ablauf einmal bewusst aus und halten Sie jeden Handgriff fest: in Stichworten, mit Bildschirmfotos oder gesprochen auf dem Handy. Wenn Sie aufnehmen, brauchen Sie bei anderen Personen deren Einverständnis.

1. Material anonymisieren. Entfernen Sie Passwörter, Kundendaten und Interna. Passwörter gehören nie in eine Arbeitsanweisung, dafür gibt es Passwortmanager und IT-Regeln.

1. KI strukturieren lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie nummerierte Schritte, Voraussetzungen, Hinweise, Fehlerfälle und eine Liste offener Fragen.

1. Lücken füllen. Beantworten Sie die Rückfragen der KI. Ergänzen Sie, was bei Ihnen selbstverständlich ist: Wo finde ich die Datei, wer ist zuständig, was bedeutet dieser Begriff?

1. Verständlich formulieren. Kurze Sätze, ein Handgriff pro Schritt, Namen von Schaltflächen und Ordnern genau wie im Programm. Erklären Sie Fachwörter beim ersten Vorkommen.

1. Testen lassen. Bitten Sie eine Kollegin, die den Ablauf nicht kennt, die Anweisung genau zu befolgen, ohne Sie zu fragen. Notieren Sie, wo sie hängen bleibt, und verbessern Sie.

1. Ablegen und pflegen. Speichern Sie die Anweisung an einem Ort, den alle finden, mit Datum, verantwortlicher Person und Versionsnummer. Prüfen Sie sie bei Änderungen und mindestens einmal im Jahr.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Redakteurin für interne Arbeitsanweisungen. Ich gebe dir Stichworte zu einem Arbeitsablauf. Erstelle daraus eine verständliche Arbeitsanweisung für Kolleginnen ohne Vorkenntnisse. Erfinde nichts.

Ablauf: [z. B. Neuen Kunden im System anlegen]
Wer macht das, wie oft: [Rolle, Häufigkeit]
Programme und Dokumente: [Namen]
Meine Stichworte zum Ablauf: [Stichworte oder Transkript, ohne Passwörter und Kundendaten]
Häufige Fehler und Ausnahmen: [Stichworte]

Erstelle:
1. Zweck und Voraussetzungen in drei Sätzen.
2. Nummerierte Schritte, je ein Handgriff mit genauer Bezeichnung von Schaltflächen oder Ordnern.
3. Hinweise und Tipps zu häufigen Fehlern.
4. Einen Abschnitt «Was tun, wenn etwas nicht klappt» mit Ansprechperson.
5. Eine Liste mit offenen Fragen an mich, damit nichts fehlt.
Regeln: Schreibe kurz, Anrede «Sie», einfache Sprache, Fachwörter in einem Halbsatz erklären. Keine Passwörter. Unklares markierst du mit «[klären]».

Beantworten Sie die offenen Fragen und lassen Sie die fertige Fassung testen.

Aufbau einer guten Arbeitsanweisung

Worauf Sie achten müssen

• Keine Passwörter und Zugangsdaten: Sie gehören in einen Passwortmanager oder werden von der IT vergeben, nicht in Dokumente.
• Datenschutz: Verwenden Sie Beispiele ohne echte Kundendaten. Bildschirmfotos können Personendaten enthalten, schwärzen Sie sie.
• Aufnahmen: Wenn Sie Gespräche oder Bildschirm mit anderen Personen aufnehmen, holen Sie das Einverständnis ein.
• KI-Text prüfen: Die KI kennt Ihre Programme nicht. Prüfen Sie jede Bezeichnung und jeden Schritt am echten Ablauf.
• Pflege nicht vergessen: Eine veraltete Anweisung ist gefährlich. Legen Sie Zuständigkeit und Prüftermin fest.
• Vorgaben der Qualität: In manchen Branchen gibt es Vorschriften für Dokumentation. Fragen Sie nach.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Pfister, 58, arbeitet seit zwanzig Jahren in der Administration eines Gartencenters in Lenzburg und macht den Monatsabschluss der Kassen. Vorher: Niemand sonst kennt den Ablauf, und in ihren Ferien liegt alles still.

Sie spricht den Ablauf beim nächsten Abschluss auf dem Handy aufs Band, lässt ihn abschreiben und von der KI in eine Anweisung mit 14 Schritten bringen. Die KI fragt nach, wo die Tageslisten liegen und wer unterschreibt. Nachher: Eine Kollegin führt den Abschluss nach der Anweisung durch und stolpert über zwei Stellen, die Frau Pfister ergänzt. In den nächsten Ferien läuft der Abschluss ohne Anrufe.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Abläufe mit KI zu dokumentieren und im Büroalltag sinnvoll einzusetzen, bietet Alpasana die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Beschrieben sind Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Projektmanagement und betriebliche KI-Richtlinien, jeweils mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Dokumentation Ihrer konkreten Abläufe wird dort nicht übernommen. Sie lernen, wie Sie die Anweisungen mit KI-Hilfe selbst erstellen und prüfen.

Häufige Fragen

Wie ausführlich sollte eine Anweisung sein?

So ausführlich, dass jemand ohne Vorkenntnisse sie ausführen kann, und so kurz wie möglich. Bildschirmfotos helfen bei Programmen, aber ohne Personendaten.

Soll die Anweisung als Text oder Video vorliegen?

Für die meisten Abläufe genügt Text mit nummerierten Schritten, bei komplexen Programmen ergänzen Videos. Text lässt sich leichter pflegen und durchsuchen.

Wer ist für die Pflege zuständig?

Legen Sie eine Person fest, meist diejenige, die den Ablauf kennt, und eine Vertretung. Prüfen Sie jährlich. Wie das Wissen bei einem Weggang gesichert wird, zeigt Wissen bei Personalwechsel sichern.