Welche Teamregeln brauchen wir für die Arbeit mit KI?

Das Problem

Im Team nutzen alle KI, aber jede und jeder anders. Die einen geben Kundenmails in ein Gratiswerkzeug, die anderen haben Angst davor und lassen es ganz. Manche kennzeichnen KI-Hilfe, andere nicht. Wenn ein Fehler passiert, weiss niemand, was erlaubt war.

Solche Unterschiede führen zu Streit, zu Risiken und zu Unsicherheit. Besonders neue Mitarbeitende wissen nicht, woran sie sich halten sollen. Und die Leitung kann nicht sagen, ob der Datenschutz gewahrt ist.

Gemeinsame Teamregeln schaffen Klarheit. Sie müssen keine juristische Richtlinie sein, eine Seite in einfacher Sprache genügt. Wichtig ist, dass alle sie kennen, verstehen und mittragen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ist-Zustand erheben. Fragen Sie im Team: Wer nutzt welche Werkzeuge wofür? Was funktioniert gut, wo gibt es Unsicherheit? Erfassen Sie auch Ängste und Bedenken.

1. Rahmen klären. Gibt es Vorgaben der Geschäftsleitung, der IT oder des Datenschutzes? Welche Werkzeuge sind freigegeben? Siehe Richtlinie für KI im KMU.

1. Themen festlegen. Entscheiden Sie, was die Regeln abdecken sollen: Werkzeuge, Daten, Prüfung, Freigabe, Kennzeichnung, Fehler, Lernen, Ansprechperson.

1. Entwurf mit KI erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Lassen Sie einen Entwurf von maximal einer Seite erstellen und passen Sie ihn an Ihren Betrieb an.

1. Gemeinsam besprechen. Legen Sie den Entwurf dem Team vor, sammeln Sie Rückmeldungen und ändern Sie, was nicht passt. Regeln, die man mitgestaltet hat, hält man eher ein. Bei grösseren Betrieben können Mitbestimmungsfragen eine Rolle spielen. Siehe Mitbestimmung bei KI.

1. Rechtliches klären lassen. Bei Fragen zu Datenschutz, Arbeitsrecht und Geheimhaltung lassen Sie den Entwurf von einer Fachperson oder den Datenschutzverantwortlichen prüfen.

1. Einführen und üben. Besprechen Sie die Regeln in einem kurzen Termin mit Beispielen. Hängen Sie sie gut sichtbar auf oder legen Sie sie am zentralen Ort ab.

1. Überprüfen und anpassen. Prüfen Sie nach drei bis sechs Monaten, ob die Regeln funktionieren. Neue Werkzeuge und Erfahrungen erfordern Anpassungen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Beraterin für KI im Betrieb. Erstelle den Entwurf einer einseitigen Teamregel für den Umgang mit KI in einem kleinen Betrieb in der Schweiz. Verwende einfache Sprache und Anrede «Sie». Du gibst keine Rechtsberatung und erfindest keine Gesetzesartikel.

Betrieb (ohne Namen): [Branche, Anzahl Mitarbeitende]
Erlaubte Werkzeuge: [Liste oder «noch zu klären»]
Besonders schützenswerte Daten im Betrieb: [z. B. Kundendaten, Personaldaten, Gesundheitsdaten]
Typische KI-Nutzung: [z. B. Texte entwerfen, Zusammenfassungen, Übersetzungen]
Ansprechperson: [Rolle]

Erstelle eine Regel mit diesen Abschnitten (je zwei bis vier Sätze oder Stichpunkte):
1. Zweck
2. Erlaubte Werkzeuge
3. Diese Daten gehören nie in ein KI-Werkzeug
4. Ergebnisse immer prüfen (Zahlen, Namen, Aussagen)
5. Wann eine zweite Person freigibt
6. Kennzeichnung von KI-Hilfe
7. Fehler und Unsicherheiten melden, ohne Schuldzuweisung
8. Gemeinsam lernen und Vorlagen teilen
9. Ansprechperson und Überprüfung der Regel
Regeln: Weise darauf hin, dass rechtliche Fragen mit einer Fachperson zu klären sind. Markiere offene Punkte mit «[klären]».

Ergänzen Sie die Platzhalter und streichen Sie, was nicht passt. Besprechen Sie den Entwurf im Team, bevor er gilt.

Beispielgerüst für eine Seite

Worauf Sie achten müssen

• Keine Verbote ohne Alternative: Wer nur verbietet, treibt die Nutzung in den Untergrund. Bieten Sie freigegebene Wege an.
• Verständlich bleiben: Einfache Sprache, kurze Sätze, Beispiele aus dem Alltag.
• Datenschutz und Recht: Die Teamregel ersetzt keine rechtliche Prüfung. Bei Personendaten, Berufsgeheimnis und EU-Bezug holen Sie Rat ein.
• Fehlerkultur: Wer einen Fehler meldet, soll keine Nachteile haben, sonst bleibt er verborgen. Siehe Fehler offen besprechen.
• Unterschiedliche Kenntnisse: Manche sind erfahren, andere unsicher. Berücksichtigen Sie beides. Siehe Unterschiedliche KI-Kenntnisse im Team.
• Aktuell halten: Neue Werkzeuge verändern die Lage. Legen Sie einen Prüftermin fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Leuenberger, 55, leitet ein Sekretariat mit sieben Personen in einem Rechtsdienst einer Gemeinde im Kanton Bern. Vorher: Eine Kollegin nutzt ein Gratiswerkzeug für Briefentwürfe mit Namen, eine andere will gar nichts mit KI zu tun haben, und der Gemeindeschreiber fragt besorgt nach Regeln.

Sie lässt einen Entwurf für eine Seite erstellen, bespricht ihn im Team und lässt ihn von der Datenschutzbeauftragten prüfen. Die Regeln legen fest: nur das von der Gemeinde freigegebene Werkzeug, keine Personendaten, jede Ausgabe geprüft. Nachher: Alle kennen die Regeln, Unsichere haben einen klaren Rahmen, und nach sechs Monaten wird überprüft.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihr Team im Umgang mit KI schulen und Regeln verankern möchten, bietet Alpasana die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse, Texte und Entscheidungsgrundlagen, Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte, EU AI Act bei EU-Bezug, ein verantwortungsbewusster Umgang mit Unternehmensdaten, Lernen im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen sowie eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Eine fertige Richtlinie für Ihren Betrieb oder eine Rechtsberatung gehören nicht dazu. Die Vorlage hier ist ein Ausgangspunkt.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Richtlinie oder genügt eine Teamregel?

Für kleine Teams genügt oft eine einseitige Regel. Grössere Betriebe oder solche mit heiklen Daten brauchen eine ausführlichere Richtlinie, siehe Richtlinie für KI im KMU.

Wie gehe ich mit Kolleginnen um, die KI ablehnen?

Nehmen Sie Bedenken ernst und verlangen Sie keine Nutzung. Die Regeln gelten für alle, die KI nutzen. Mehr dazu bei Skeptische Kolleginnen einbeziehen.

Müssen wir KI-Hilfe immer kennzeichnen?

Das hängt von Zweck und Empfängern ab. Legen Sie intern fest, wann gekennzeichnet wird. Siehe KI-Nutzung im Team kennzeichnen.