Wie nehmen wir eine mit KI entwickelte Anwendung ab?

Das Problem

Ein Entwickler, ein Dienstleister oder eine Kollegin hat ein neues Werkzeug fertiggestellt und sagt: «Es ist bereit, bitte abnehmen.» Sie sollen unterschreiben, können aber den Programmcode nicht beurteilen. Und Sie wissen, dass KI beim Bau geholfen hat.

Mit der Abnahme bestätigen Sie, dass die Lieferung dem Vereinbarten entspricht. Danach wird es oft schwierig, Mängel noch geltend zu machen, und die Verantwortung liegt bei Ihrem Betrieb. Deshalb lohnt sich Sorgfalt.

Die gute Nachricht: Sie müssen keine Programmiererin sein. Sie prüfen, ob die Anwendung Ihre Arbeit richtig unterstützt. Das können Sie am besten, weil Sie den Alltag kennen. Für Sicherheit und Technik ziehen Sie Fachleute bei.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Kriterien vorher festlegen: Schreiben Sie vor der Abnahme auf, woran Sie «fertig» erkennen. Greifen Sie auf die ursprüngliche Anforderungsliste zurück, siehe Wie beschreibe ich mit KI, was unsere Software können soll?.
2. Abnahmeplan mit KI entwerfen: Geben Sie Zweck und Kriterien in ein freigegebenes KI-Programm und lassen Sie sich eine Prüfliste mit Testfällen erstellen (Vorlage unten).
3. Testumgebung nutzen: Prüfen Sie zuerst in einer Testumgebung mit Beispieldaten, nicht mit echten Kundendaten.
4. Alltagsabläufe durchspielen: Führen Sie die wichtigsten Aufgaben so aus, wie Ihr Team sie sonst erledigt, und lassen Sie zwei Kolleginnen mitprüfen.
5. Sonderfälle testen: Probieren Sie leere Felder, falsche Eingaben und Abbrüche. Vorschläge finden Sie unter Wie lassen sich mit KI sinnvolle Softwaretests erstellen?.
6. Mängel festhalten: Notieren Sie jeden Mangel mit Datum, Beschreibung, Schweregrad (kritisch, wichtig, klein) und Foto. Setzen Sie Fristen zur Behebung.
7. Technische Nachweise verlangen: Fordern Sie Angaben zu Sicherheit, Datensicherung, Zugriffsrechten, Dokumentation und zu eingesetzter KI. Lassen Sie diese bei Bedarf von einer IT-Fachperson beurteilen.
8. Freigabe protokollieren: Unterschreiben Sie erst, wenn alle kritischen Mängel behoben sind. Sind kleine Mängel offen, halten Sie fest, bis wann sie erledigt werden.

Vorlage zum Kopieren

Ich soll ein neues Werkzeug für unseren Betrieb abnehmen. Ich kann den Programmcode nicht beurteilen.

Zweck des Werkzeugs: [Beschreibung]
Vereinbarte Funktionen: [Liste aus der Anforderung]
Wer damit arbeitet: [Rollen]
Daten, die verarbeitet werden: [z. B. Kundenadressen, Rechnungsbeträge; keine echten Daten nennen]

Erstelle:
1. Eine Abnahme-Prüfliste mit höchstens 20 Punkten in der Tabelle: Nr., Prüfpunkt, so prüfe ich es,
   erwartetes Ergebnis, Ergebnis (leer lassen), Mangel ja/nein.
2. Fünf Fragen, die ich dem Entwickler zu Sicherheit, Datensicherung und Zugriffsrechten stellen soll.
3. Eine Vorlage für ein einseitiges Abnahmeprotokoll mit Feldern für Datum, Prüfende, offene Mängel,
   Fristen und Entscheid (abgenommen / mit Vorbehalt / nicht abgenommen).
Erfinde keine Anforderungen. Unklares markierst du mit [offen].

Ergänzen Sie Zweck, Funktionen und Rollen. Das Protokoll passen Sie an Ihre interne Vorlage an.

Wie sieht ein Abnahmeprotokoll aus?

Wenn Sie wissen möchten, wann ein Prototyp überhaupt in den Alltag darf, lesen Sie Wann ist ein KI-Prototyp bereit für den echten Betrieb?. Zur Frage, wer das Werkzeug danach pflegt, siehe Wer wartet eine Anwendung, die mit KI gebaut wurde?.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Testen Sie mit Beispieldaten. Echte Personendaten gehören nicht in Tests und nicht in KI-Programme.
• Schein-Abnahme: Eine Prüfliste von der KI ist ein Entwurf. Passen Sie sie an Ihren Alltag an, sonst prüfen Sie Allgemeines.
• Sicherheit: Zugriffsrechte, Passwortschutz und Datensicherung sieht man in der Oberfläche kaum. Verlangen Sie dazu Nachweise oder eine Fachprüfung.
• Zeitdruck: Unterschreiben Sie nicht unter Druck. Vereinbaren Sie vorab genug Zeit für die Prüfung.
• Verträge: Prüfen Sie, was im Vertrag zu Abnahme, Mängelrügen und Garantie steht. Bei Unsicherheit fragen Sie eine Fachperson.
• Weiterbetrieb: Klären Sie vor der Abnahme, wer Fehler behebt und Updates einspielt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Alterszentrum im Kanton Bern lässt eine Web-Anwendung für die Dienstplanwünsche des Pflegeteams bauen, teilweise mit KI-Hilfe. Vorher würde die Leiterin Administration nur kurz ausprobieren und unterschreiben.

Nachher erstellt sie mit KI eine Prüfliste mit 18 Punkten. Zwei Mitarbeitende testen mit erfundenen Namen. Sie entdecken, dass eine Pflegerin die Wünsche aller Kolleginnen sehen kann. Das wird als kritischer Mangel eingetragen. Erst nach der Korrektur und einer erneuten Prüfung unterschreibt die Leiterin das Protokoll. Offen bleibt ein kleiner Schönheitsmangel mit Frist.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei ready4future ICT ist die Abnahme Teil des Vorgehens: Beschrieben sind fachliche Begleitung, Vier-Augen-Prüfung, Senior-Review, Dokumentation und Kundenabnahme. Als Standard gelten Testdaten, anonymisierte oder synthetische Daten.

Über ein Kundenportal sehen Sie Fortschritt und Stundenverbrauch. Das Angebot richtet sich an Betriebe, die digitale Aufgaben von begleiteten Informatiklernenden umsetzen lassen möchten. Ob Ihr Vorhaben passt, klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Kann ich die Abnahme auch ablehnen?

Ja. Wenn wesentliche Anforderungen nicht erfüllt sind oder kritische Mängel bestehen, halten Sie das im Protokoll fest und setzen eine Frist zur Nachbesserung. Eine Abnahme «mit Vorbehalt» ist ebenfalls möglich.

Wie viel Zeit brauche ich für eine Abnahme?

Das hängt vom Umfang ab. Für ein kleines Werkzeug reichen oft einige Stunden verteilt auf wenige Tage, mit mehreren Prüfenden. Planen Sie mehr ein, wenn viele Rollen oder Daten betroffen sind.

Muss ich erwähnen, dass KI beteiligt war?

Fragen Sie danach und halten Sie die Antwort fest. Es hilft bei Wartung, Lizenz- und Datenschutzfragen. Ob eine Pflicht zur Offenlegung besteht, hängt von Vertrag und Einzelfall ab.