Wie beschreibe ich mit KI, was unsere Software können soll?

Das Problem

Sie wissen genau, was im Alltag nicht funktioniert: Die Kundenliste ist doppelt geführt, Ferienanträge gehen per E-Mail verloren, und die Offerte entsteht in drei Programmen. Doch sobald ein Entwickler fragt «Was soll die Software denn können?», fehlen die Worte.

Das ist normal. Sie sind Fachfrau für Ihre Arbeit, nicht für Software. Entwickler denken in Funktionen, Daten und Abläufen. Sie denken in Aufgaben, Kundinnen und Terminen.

Wenn die Beschreibung unklar bleibt, entsteht ein Programm, das nur halb passt. Das kostet Zeit und Geld, und am Ende ärgern sich beide Seiten. Eine gute Anforderungsliste (eine Beschreibung dessen, was die Software leisten muss) verhindert das. Fachleute sprechen auch von Lastenheft oder Pflichtenheft. Für kleine Vorhaben genügen ein bis drei Seiten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Problem in Stichworten notieren: Schreiben Sie 10 bis 15 Sätze, wie die Aufgabe heute abläuft und wo es hakt. Rechtschreibung und Reihenfolge sind egal.
2. Daten abgrenzen: Entscheiden Sie, ob Sie Beispiele mit echten Namen brauchen. In der Regel nicht. Ersetzen Sie Namen durch «Kundin A» und Beträge durch Beispielwerte.
3. KI die Rohnotizen ordnen lassen: Öffnen Sie ein von Ihrem Betrieb freigegebenes KI-Programm und fügen Sie Ihre Notizen mit der Vorlage unten ein.
4. Rückfragen beantworten: Lassen Sie die KI zuerst Fragen stellen. Beantworten Sie diese knapp. So fallen Lücken auf, die Ihnen selbst nicht bewusst waren.
5. Anforderungen sortieren: Bitten Sie um die Einteilung «Muss», «Soll» und «Kann». Nur das «Muss» ist für den ersten Start wirklich nötig.
6. Abnahmekriterien ergänzen: Lassen Sie je Anforderung einen Satz formulieren, an dem man erkennt, dass sie erfüllt ist. Zum Beispiel: «Ein Ferienantrag ist in unter einer Minute erfasst.»
7. Mit den Anwendern prüfen: Legen Sie die Liste zwei bis drei Kolleginnen vor, die täglich damit arbeiten. Fragen Sie: «Fehlt etwas? Stimmt die Reihenfolge?»
8. An Entwickler übergeben: Geben Sie die Liste weiter und vereinbaren Sie ein Gespräch, in dem offene Punkte geklärt werden. Die Liste ist Gesprächsgrundlage, kein fertiger Vertrag.

Vorlage zum Kopieren

Ich arbeite in [Branche, z. B. einer Treuhandfirma mit 8 Personen] in der Schweiz und möchte
eine Anforderungsliste für Software-Entwickler erstellen. Ich bin keine IT-Fachperson.

So läuft die Aufgabe heute ab: [Beschreibung in Stichworten]
Das funktioniert nicht gut: [Probleme, z. B. Doppelerfassung, Fehler, lange Wartezeit]
Wer damit arbeitet: [Rollen, z. B. 3 Sachbearbeiterinnen, 1 Geschäftsleiter]
Bestehende Programme: [z. B. Excel, Outlook, Branchensoftware]

Stelle mir zuerst höchstens 8 Rückfragen und warte auf meine Antworten.
Erstelle danach eine Liste mit: Ziel in einem Satz, Anwenderrollen, Funktionen
(eingeteilt in Muss, Soll, Kann), Daten, die erfasst werden, Abnahmekriterien und offenen Fragen.
Schreibe in einfachem Deutsch. Erfinde nichts. Unklares markierst du mit [offen].

Ersetzen Sie die Angaben in den eckigen Klammern durch Ihre eigenen. Wenn die Liste zu lang wird, ergänzen Sie: «Beschränke dich auf die fünf wichtigsten Funktionen.»

Wie sieht eine gute Anforderung aus?

Eine einzelne Anforderung sollte kurz, eindeutig und überprüfbar sein. Die Tabelle zeigt den Unterschied.

Mehr dazu, wie Sie das Gespräch mit der IT vorbereiten, lesen Sie unter Wie erklären wir der IT unser Problem verständlich?. Was in eine Anfrage an Anbieter gehört, steht unter Was gehört in eine Anfrage für ein KI-Softwareprojekt?.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Geben Sie keine echten Kundendaten, Passwörter oder Verträge in die KI ein. Beispielwerte reichen für eine Anforderungsliste völlig aus. Mehr dazu unter Was bedeutet Datenschutz bei KI im Alltag?.
• Erfundene Details: Die KI füllt Lücken gern mit plausibel klingenden Funktionen. Streichen Sie alles, was Sie nicht selbst brauchen.
• Zu viel auf einmal: Je länger die Wunschliste, desto teurer und riskanter wird das Vorhaben. Beginnen Sie mit dem «Muss».
• Fachwissen der Entwickler: Die KI kennt Ihre bestehenden Systeme nicht. Technische Fragen wie Schnittstellen oder Datenübernahme klären Sie mit Fachleuten.
• Keine Preise ableiten: Aus einer Anforderungsliste lässt sich kein verlässlicher Preis ablesen. Den schätzen die Entwickler nach Rückfragen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Brunner leitet das Sekretariat einer Gemeinde im Aargau. Vorher ruft sie beim Informatikdienstleister an und sagt: «Wir brauchen etwas für die Raumreservation.» Der Anbieter fragt zurück, schickt Offerten für völlig unterschiedliche Lösungen, und niemand versteht sich.

Nachher schreibt sie eine halbe Seite Notizen: wer reserviert, welche Räume es gibt, was bei Doppelbuchungen passiert. Die KI stellt sechs Rückfragen, etwa «Müssen Vereine auch buchen können?» und ordnet die Antworten in Muss, Soll und Kann. Frau Brunner bespricht die Liste mit zwei Kolleginnen und streicht zwei Wünsche. Der Anbieter erhält eine klare Grundlage und kann gezielt offerieren.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nicht allein klären möchten, wo eine Software oder KI in Ihrem Betrieb sinnvoll ist, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Dazu gehört, Prozesse aufzunehmen, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen.

Auch die Konzeption von Schnittstellen und die Entwicklung von Web-Apps sind beschrieben. Projekte werden individuell offeriert, Sie müssen Ihre Anforderungen also nicht perfekt mitbringen.

Häufige Fragen

Muss ich ein Lastenheft oder Pflichtenheft schreiben?

Bei grossen Vorhaben ist ein ausführliches Dokument üblich. Bei kleinen internen Werkzeugen genügt oft eine kurze, klare Liste. Entscheidend ist, dass Auftraggeberin und Entwickler dasselbe darunter verstehen.

Kann die KI die Anforderungen auch selbst entwickeln, ohne dass ich etwas sage?

Nein. Sie kennt Ihren Betrieb nicht. Sie kann Fragen stellen und Ihre Angaben ordnen, aber die Inhalte müssen von Ihnen und Ihrem Team kommen.

Wie lange sollte die Liste sein?

Für ein kleines Werkzeug reichen ein bis drei Seiten. Wenn Sie mehr als zwanzig Anforderungen haben, teilen Sie das Vorhaben besser in mehrere Etappen auf.