Software mit KI selbst bauen oder fertig kaufen?

Das Problem

Ihr Betrieb braucht eine Lösung, etwa für die Verwaltung von Serviceeinsätzen. In der Zeitung und auf LinkedIn lesen Sie, dass sich mit KI heute «in einem Nachmittag» eine eigene Software bauen lässt. Gleichzeitig bieten Anbieter fertige Programme für wenige Franken pro Monat an.

Was ist klüger? Der schnelle Eigenbau wirkt verlockend, denn er passt genau zu Ihrem Ablauf. Doch Software ist nie «einfach fertig». Sie muss laufen, gesichert, aktualisiert und bei Fehlern repariert werden, oft über Jahre.

Der Fachbegriff für diese Frage lautet Make or Buy (selber machen oder einkaufen). Mit KI hat sich vor allem verändert, wie schnell ein erster Stand entsteht. Nicht verändert hat sich, was danach an Pflege nötig ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe klar beschreiben: Halten Sie in fünf Sätzen fest, was die Lösung tun muss, wer sie nutzt und wie oft. Hilfe dazu bietet Wie beschreibe ich mit KI, was unsere Software können soll?.
2. Fertige Lösungen suchen: Lassen Sie sich von der KI Suchbegriffe und eine Liste von Eigenschaften nennen, nach denen Sie Angebote vergleichen. Prüfen Sie Produkte selbst auf den Webseiten, denn die KI kennt nicht jedes Angebot.
3. Passung prüfen: Gehen Sie Ihre «Muss»-Anforderungen mit den Produktbeschreibungen durch. Erfüllt ein Produkt 80 Prozent und lässt sich der Rest im Betrieb anpassen, spricht das für den Kauf.
4. Eigenbau realistisch beurteilen: Fragen Sie, wer ihn baut, prüft, betreibt und in drei Jahren noch versteht. Siehe Wie schätzen wir den Aufwand eines KI-Softwareprojekts ein?.
5. Gesamtkosten gegenüberstellen: Rechnen Sie über drei bis fünf Jahre: Lizenzen oder Baukosten, Einrichtung, Betrieb, Wartung, Schulung, Datensicherung. Die Tabelle unten hilft beim Strukturieren.
6. Risiken benennen: Was passiert, wenn der Anbieter die Preise erhöht oder verschwindet? Und was, wenn die Person, die den Eigenbau kennt, geht?
7. Kleinen Test machen: Probieren Sie ein Produkt in einer Testversion mit Beispieldaten aus. Oder bauen Sie einen Prototyp, siehe Wie plane ich mit KI einen ersten App-Prototyp?.
8. Entscheid dokumentieren: Halten Sie Gründe und Annahmen schriftlich fest und legen Sie ein Datum fest, an dem Sie den Entscheid überprüfen.

Vergleich: Eigenbau mit KI oder Standardsoftware

Ein dritter Weg sind Baukästen. Mehr dazu finden Sie unter No-Code, Low-Code oder KI-Code: Was passt zu meiner Idee?. Für grundsätzliche Überlegungen bei KI-Lösungen lesen Sie KI selbst entwickeln oder eine fertige Lösung kaufen?.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir bei einer Entscheidung: Software selbst bauen (mit KI-Unterstützung) oder fertig kaufen.
Betrieb: [Branche, Anzahl Mitarbeitende, Schweiz]
Aufgabe: [Beschreibung in 3–5 Sätzen]
Muss-Anforderungen: [Liste]
Vorhandene IT-Kenntnisse im Betrieb: [z. B. keine / eine Person nebenbei / externer Dienstleister]
Zeithorizont: [z. B. 5 Jahre]

Erstelle: 1. Eine Bewertungstabelle mit Kriterien (Passung, Kosten über die Laufzeit, Wartung,
Sicherheit, Abhängigkeit, Risiko). 2. Eine Liste von Fragen, die ich Anbietern fertiger Lösungen
stellen sollte. 3. Eine Liste von Fragen, die ich vor einem Eigenbau klären muss.
4. Eine Empfehlung mit Begründung, aber mit Hinweis, welche Annahmen noch offen sind.
Nenne keine Preise und keine Produktnamen, die du nicht sicher kennst.

Ergänzen Sie die Angaben in den Klammern. Betrachten Sie die Empfehlung als Denkanstoss, nicht als Entscheid.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Beschreiben Sie Ihre Aufgabe ohne Kundennamen und ohne vertrauliche Zahlen. Mehr dazu unter Was bedeutet Datenschutz bei KI im Alltag?.
• Versteckte Kosten: Der Eigenbau braucht Betrieb, Updates, Datensicherung, Sicherheit und Schulung. Das wird bei der ersten Euphorie leicht vergessen.
• Abhängigkeit von Einzelpersonen: Wenn nur eine Person den Eigenbau versteht, entsteht ein Betriebsrisiko. Planen Sie Dokumentation und eine Stellvertretung ein.
• Grenzen der KI: Die KI kennt weder Ihren Betrieb noch den aktuellen Markt vollständig. Preise und Funktionen von Produkten prüfen Sie direkt beim Anbieter.
• Verträge bei Standardsoftware: Achten Sie auf Kündigungsfristen, Datenexport und Standort der Daten.
• Kein Entweder-oder: Oft ist eine Kombination sinnvoll: Standardsoftware als Basis, kleine Eigenentwicklungen für Besonderheiten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb in Solothurn mit zehn Mitarbeitenden sucht eine Lösung für Serviceeinsätze samt Stundenrapport. Vorher neigt der Inhaber zum Eigenbau, weil «die KI das schnell programmiert».

Nachher erstellt er mit der KI eine Vergleichstabelle und stellt drei Standardprodukte gegenüber. Eines erfüllt fast alle Muss-Punkte, nur ein Auswertungsbericht fehlt. Er entscheidet sich für den Kauf und lässt später den einen Bericht als kleine Ergänzung bauen. Den ursprünglich geplanten Komplett-Eigenbau hätte nach seiner Einschätzung niemand im Betrieb langfristig pflegen können.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nicht allein entscheiden möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und ein Umsetzungsplan, ausserdem die Entwicklung digitaler Workflows und von Web-Apps.

Projekte werden individuell offeriert. Das gibt Ihnen eine Aussensicht, bevor Sie sich auf Eigenbau oder Kauf festlegen.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich ein Eigenbau?

Wenn die Aufgabe sehr betriebsspezifisch ist, es nichts Passendes zu kaufen gibt und Sie die Pflege klar organisiert haben. Je allgemeiner die Aufgabe, desto eher gibt es bereits ein ausgereiftes Produkt.

Wird Standardsoftware mit KI nicht ohnehin überflüssig?

Nein. Viele Anbieter bauen KI-Funktionen in ihre Produkte ein, und fertige Software bringt Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung gleich mit. Ob eine KI-Funktion für Sie nützlich ist, müssen Sie aber im Einzelfall prüfen.

Was kostet ein Eigenbau?

Eine allgemeine Zahl wäre unseriös. Die Kosten hängen von Umfang, Sicherheit, Betrieb und Pflege ab. Lassen Sie sich von Fachleuten ein Angebot nach geklärten Anforderungen erstellen.