Welche Fragen stelle ich einem Anbieter von KI-Software?

Das Problem

Ein Anbieter zeigt Ihnen eine glänzende Vorführung. Alles läuft schnell, die Antworten der KI klingen klug, und der Verkäufer verspricht, Ihr Betrieb werde Stunden sparen. Am Ende des Gesprächs wissen Sie nicht, ob die Software zu Ihrer Arbeit passt, was sie wirklich kostet und was mit Ihren Daten geschieht.

Das ist normal. Verkaufsgespräche zeigen die Software von ihrer besten Seite, und bei KI ist vieles für Laien schwer einzuschätzen. Wer nicht gezielt fragt, erfährt Einschränkungen oft erst nach dem Kauf: fehlende Funktionen, Zusatzkosten, ein umständlicher Ausstieg.

Mit einer vorbereiteten Liste verändern Sie das Gespräch. Sie müssen nichts von Technik verstehen, nur gute Fragen stellen und die Antworten festhalten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe aufschreiben: Halten Sie in zwei, drei Sätzen fest, was die Software in Ihrem Alltag leisten soll, etwa «Kundenanfragen vorsortieren» oder «Offerten entwerfen». Diese Aufgabe ist Ihr Massstab.
2. Fragen sammeln: Nutzen Sie die Tabelle weiter unten und die Vorlage, um aus Ihrer Aufgabe eine eigene Fragenliste zu machen.
3. Mit eigenem Beispiel vorführen lassen: Bitten Sie darum, dass der Anbieter einen echten, aber anonymisierten Fall von Ihnen bearbeitet. Eine Standardvorführung sagt wenig über Ihren Alltag aus.
4. Antworten mitschreiben: Notieren Sie, wer was zugesagt hat. Bitten Sie nach dem Gespräch um eine schriftliche Bestätigung der wichtigen Punkte.
5. Mindestens zwei Angebote vergleichen: Stellen Sie die Antworten nebeneinander. Fehlende oder ausweichende Antworten sind selbst eine Information.
6. Testzeitraum vereinbaren: Fragen Sie nach einer Testphase mit klaren Kriterien, woran Sie Erfolg messen. Mehr dazu unter Wie prüfe ich eine KI-Vorführung des Anbieters?.
7. Vertrag prüfen lassen: Vor der Unterschrift lesen Sie die Bedingungen oder lassen sie von einer fachkundigen Person durchsehen, siehe Checkliste für KI-Anbieterverträge.

Welche Fragen Sie stellen sollten

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich von einer KI eine Fragenliste für Ihr Gespräch entwerfen. Geben Sie dabei keine vertraulichen Firmendaten ein.

Ich leite [Funktion, z. B. das Sekretariat] eines [Branche, z. B. Treuhandbüros] in der Schweiz mit etwa [Anzahl] Mitarbeitenden.
Wir prüfen eine KI-Software für folgende Aufgabe: [Aufgabe in ein, zwei Sätzen].
Wir nutzen bereits diese Programme: [z. B. Microsoft 365, Abacus, Bexio].
Erstelle eine Liste mit höchstens 15 Fragen für das Verkaufsgespräch zu: Leistungsumfang, Umgang mit unseren Daten, Datenexport beim Ausstieg, Support, Gesamtkosten über drei Jahre und Fehlerbehandlung.
Formuliere die Fragen kurz und in einfacher Sprache. Ergänze zu jeder Frage, woran ich eine gute Antwort erkenne.

Passen Sie Branche, Aufgabe und Programme an. Prüfen Sie die Fragen anschliessend selbst und streichen Sie, was für Sie nicht relevant ist.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Erhält der Anbieter Personendaten Ihrer Kundinnen oder Mitarbeitenden, ist meist ein Vertrag über die Datenbearbeitung nötig. Allgemeine Hinweise bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte. Klären Sie Details im Einzelfall mit einer Fachperson. Mehr unter Datenstandort des Anbieters prüfen.
• Versprechen: Aussagen wie «spart 50 Prozent Zeit» sind ohne Beleg wertlos. Fragen Sie, worauf sie beruhen.
• Abhängigkeit: Je mehr Ihrer Daten und Abläufe in der Software stecken, desto schwerer ist der Wechsel. Der Datenexport ist deshalb eine Kernfrage.
• Gesamtkosten: Neben dem Preis pro Monat kommen oft Einrichtung, Schulung, Anbindung und Nutzungsgebühren dazu.
• Verantwortung: Auch wenn die Software von einem Anbieter stammt, bleiben Sie für Ihre Ergebnisse und Ihre Daten verantwortlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Gerber führt eine Immobilienverwaltung in Olten und möchte Mieteranfragen mit KI vorsortieren. Vorher lässt er sich zwei Programme zeigen und ist von beiden beeindruckt, kann sie aber nicht vergleichen.

Nachher schickt er beiden Anbietern dieselben zehn anonymisierten Beispielanfragen und stellt dieselbe Fragenliste. Eine Software kann Daten nur als PDF ausgeben, die andere auch als Tabelle. Ein Anbieter kann den Serverstandort nicht klar nennen. Herr Gerber entscheidet sich für den Anbieter mit den klareren Antworten und startet mit einer dreimonatigen Testphase.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie die Auswahl nicht allein vorbereiten möchten, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Dazu gehören laut Beschreibung das Aufnehmen von Prozessen, das Analysieren von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und ein Umsetzungsplan.

So erkennen Sie, welche Anforderungen Ihre Software wirklich erfüllen muss, bevor Sie in Gespräche mit Anbietern gehen. Ein Kaufentscheid wird dadurch nicht vorweggenommen.

Häufige Fragen

Soll ich zuerst die Preise erfragen?

Zuerst klären Sie, ob die Software Ihre Aufgabe löst. Danach lohnt es sich, die Gesamtkosten über mehrere Jahre zu vergleichen, einschliesslich Einrichtung und Zusatzmodulen.

Reicht eine kostenlose Testversion zum Entscheiden?

Sie ist ein guter Anfang, zeigt aber oft nur einen Teil der Funktionen und gilt unter anderen Datenschutzbedingungen. Prüfen Sie, ob Sie mit Testdaten arbeiten und ob die Bedingungen für den echten Betrieb gleich bleiben.

Wie erkenne ich unseriöse Anbieter?

Warnzeichen sind Zeitdruck («nur heute»), unklare Aussagen zu Daten und Standort, fehlende Referenzen und die Weigerung, Zusagen schriftlich zu geben.

Muss ich selbst alle Fachfragen verstehen?

Nein. Es genügt, dass Sie Ihre Aufgabe genau kennen und Antworten einfordern. Bei technischen oder rechtlichen Details holen Sie eine Fachperson dazu.