KI-Mitarbeiterüberwachung: Was ist erlaubt?

Das Problem

Ihr Betrieb führt neue Software ein. Manche Funktionen werten aus, wie schnell Sie arbeiten, wie viele Mails Sie beantworten oder wie lange Sie am Bildschirm sind. Oder ein KI-Assistent erstellt Berichte über Teams. Sie fragen sich, ob das so sein darf und wer das alles sieht.

Die Unsicherheit ist begründet. Moderne Programme sammeln oft mehr Daten, als man auf den ersten Blick merkt. Gleichzeitig gibt es für den Arbeitsplatz klare Grundsätze, die auch für KI-Funktionen gelten.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte. Er ersetzt keine Rechtsberatung: Ob eine bestimmte Funktion in Ihrem Betrieb zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Konkret festhalten, was Sie vermuten: Welche Funktion, welches Programm, welche Daten? Notieren Sie, was Sie gesehen haben oder gehört haben.
2. Interne Unterlagen lesen: Suchen Sie im Personalreglement, in Datenschutzhinweisen oder Betriebsrichtlinien nach Aussagen zur Überwachung und zur Nutzung von Daten.
3. Rechtliche Grundsätze nachlesen: Informieren Sie sich bei offiziellen Stellen (Quellen unten).
4. Fragen formulieren: Mit der KI-Vorlage unten bereiten Sie sachliche Fragen für ein Gespräch vor.
5. Das Gespräch suchen: Wenden Sie sich an Ihre Vorgesetzte, die Personalabteilung oder die Personalvertretung, falls vorhanden.
6. Antworten dokumentieren: Halten Sie Datum, Gesprächspartner und Aussagen schriftlich fest.
7. Bei Unklarheit Beratung holen: Wenn Sie keine befriedigende Antwort erhalten, wenden Sie sich an eine Beratungsstelle, Ihren Berufsverband, eine Gewerkschaft oder eine Rechtsberatung.

Welche Grundsätze gelten in der Schweiz?

Die folgenden Punkte sind gesicherte Grundsätze, die für alle Arbeitgeber gelten. Die Anwendung auf eine bestimmte KI-Funktion klären Fachleute.

Für Betriebe mit Bezug zur EU gelten zusätzlich Regeln des EU AI Act. Darin sind bestimmte Anwendungen am Arbeitsplatz verboten oder streng geregelt, etwa die Erkennung von Emotionen von Beschäftigten. Wie weit das für Ihren Betrieb gilt, sollten Fachleute prüfen. Mehr dazu unter Ist KI zur Emotionserkennung am Arbeitsplatz erlaubt?.

Die Schweizer Datenschutzregeln für Betriebe fasst Was bedeutet das revDSG für KI im Schweizer KMU? zusammen. Ein Beispiel für Regeln, die ein Betrieb mit seinen Mitarbeitenden aufstellen kann, liefert Welche Teamregeln brauchen wir für die Arbeit mit KI?.

Was ein Betrieb tun kann, um Vertrauen zu schaffen

Betriebe, die KI-Funktionen einführen, sollten vorab festlegen, welche Daten erfasst werden, wofür und wie lange. Gut bewährt haben sich einfache, schriftliche Regeln, die alle Mitarbeitenden lesen können, und ein Ansprechpartner für Fragen. Wo möglich, werden Auswertungen auf Teamebene statt auf Einzelpersonen gemacht, und Entscheide über Personen trifft immer ein Mensch.

Das schafft Klarheit für beide Seiten. Mitarbeitende müssen nicht spekulieren, und der Betrieb kann nachweisen, dass er verantwortungsvoll handelt.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Mitarbeiterin in einem Betrieb in der Schweiz. Unser Arbeitgeber führt [Programm / Funktion] ein.
Ich möchte sachlich nachfragen, welche Daten über mich verarbeitet werden.
Bitte formuliere:
1. Eine Liste mit zehn Fragen an meine Vorgesetzte oder die Personalabteilung (zum Beispiel: Zweck, Art der Daten, Speicherdauer, wer Zugriff hat, ob automatisierte Entscheide fallen).
2. Einen kurzen, höflichen E-Mail-Entwurf mit der Bitte um ein Gespräch.
Ich möchte keine Rechtsberatung, sondern Fragen vorbereiten. Weise darauf hin, was ein Fachmensch klären müsste.

Setzen Sie Programm oder Funktion ein, aber keine Namen von Kolleginnen. Prüfen Sie den E-Mail-Entwurf, bevor Sie ihn versenden.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Rechtsberatung: Dieser Beitrag nennt Grundsätze, keine Beurteilung Ihres Einzelfalls. Bei Streit wenden Sie sich an eine Fachperson.
• Nicht jede Auswertung ist Überwachung: Statistiken ohne Personenbezug oder Sicherheitsfunktionen können zulässig sein. Entscheidend sind Zweck, Umfang und Transparenz.
• Dokumentieren: Notieren Sie sich, was Ihnen mitgeteilt wurde.
• Betrieb in der EU: Gehört Ihr Betrieb zu einer EU-Firma, können weitere Regeln gelten.
• Keine voreiligen Schlüsse: Fragen Sie zuerst, bevor Sie Vorwürfe erheben. Die meisten Betriebe haben Interesse an klaren Regeln. Siehe Wie werden Beschäftigte bei KI am Arbeitsplatz einbezogen?.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Callcenter in Bern wird eine Software eingeführt, die Gesprächszeiten und Pausen auswertet. Vorher wissen die Mitarbeitenden nicht, was genau erfasst wird, und fürchten, dass die Daten für Einzelbewertungen verwendet werden.

Nachher stellt eine Mitarbeiterin sachliche Fragen zu Zweck, Datenarten und Speicherdauer. Die Geschäftsleitung legt in einem Informationsblatt fest, welche Auswertungen es gibt und was nicht erfasst wird. Bei offenen Punkten holt der Betrieb eine rechtliche Beurteilung ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Betrieb Klarheit über den Umgang mit Daten und KI schaffen möchte, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Sie behandelt Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte, einen verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten und bei EU-Bezug den EU AI Act.

Das Angebot ist eine Weiterbildung, keine Rechtsberatung. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Muss mein Arbeitgeber mich über KI-Auswertungen informieren?

Grundsätzlich gilt das Transparenzprinzip: Sie sollen wissen, welche Daten zu welchem Zweck bearbeitet werden. Bei automatisierten Einzelentscheiden, die Sie erheblich betreffen, bestehen besondere Informationspflichten. Fragen Sie im Zweifel nach.

Darf mein Arbeitgeber meine Chats und E-Mails mit KI auswerten?

Das hängt von Zweck und Umfang ab und ist oft heikel. Eine pauschale Auswertung privater Inhalte ist in der Regel nicht zulässig. Lassen Sie den konkreten Fall von einer Fachperson prüfen.

An wen kann ich mich wenden?

Zunächst an Ihre Vorgesetzten oder Personalabteilung. Daneben bieten Personalvertretungen, Gewerkschaften und Rechtsberatungsstellen Hilfe. Allgemeine Informationen bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.