Wie ordnen wir unsere Dateiablage für die Arbeit mit KI?

Das Problem

In einer Schreinerei in Langnau steht die Ablage auf einem gemeinsamen Laufwerk. Über Jahre sind Ordner gewachsen: «Offerten», «Offerten neu», «Offerten 2024 alt», «Kunde Müller ??», «Diverses». Dateien heissen «Dokument1.pdf» oder «Offerte final final.docx». Frau Müller sucht manchmal eine halbe Stunde nach einem Plan. Nun möchte die Geschäftsleitung eine KI nutzen, die Fragen zu den Unterlagen beantwortet.

Die Erfahrung zeigt: Eine KI macht Unordnung nicht besser. Sie findet, was dort liegt, auch die veralteten Fassungen, die Dubletten und die Entwürfe. Antworten werden widersprüchlich, und niemand weiss, welche Quelle stimmt.

Mit einer Ablage, die Menschen verstehen, finden auch KI-Werkzeuge die richtigen Unterlagen. Die Vorbereitung lohnt sich darum doppelt: Sie sparen sich die tägliche Sucherei und schaffen eine Grundlage für KI.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme machen. Verschaffen Sie sich einen Überblick: Wie viele Dateien, wie viele Ordner, wie viel davon wird noch gebraucht? Eine einfache Liste der obersten Ordner genügt.

1. Zweck und Umfang festlegen. Soll die KI alle Unterlagen oder nur bestimmte Bereiche nutzen, etwa Produktblätter und Merkblätter? Beginnen Sie mit einem kleinen, wichtigen Bereich.

1. Ordnerstruktur vereinfachen. Maximal drei bis vier Ebenen, Namen nach Thema, nicht nach Person oder Zeitpunkt der Erstellung. Beispiel: «Verkauf/Offerten/2026». Wer ein Dokument sucht, soll den Ordner erraten können.

1. Dateinamen vereinheitlichen. Ein festes Muster, zum Beispiel «JJJJ-MM-TT_Thema_Art_Version». Ohne Leerzeichen und Sonderzeichen, mit klarer Versionsangabe. Die KI nutzt auch Namen als Hinweis.

1. Dubletten und Fassungen bereinigen. Behalten Sie die gültige Endfassung. Alte Fassungen kommen in ein Archiv ausserhalb des KI-Bereichs. Siehe Doppelte Dokumente und Veraltete Dokumente.

1. Vertrauliches abtrennen. Personal-, Lohn-, Mandats- und Kundendaten gehören in Bereiche, die KI-Werkzeuge nicht lesen dürfen. Klären Sie Rechte und Zugriff.

1. Pflege festlegen. Wer ist für welchen Bereich zuständig, wie oft wird geprüft, wer darf löschen? Eine Ablage ohne Verantwortliche verwildert wieder.

1. Regeln für neue Dateien einführen. Eine Seite mit Namensmuster, Ablageort und Versionsregel für alle. Zeigen Sie sie im Team.

1. Mit Testfragen prüfen. Stellen Sie einem KI-Werkzeug zehn Fragen, deren Antwort Sie kennen, und prüfen Sie, ob es die richtigen Dokumente findet. Siehe Unterlagen für NotebookLM vorbereiten.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich Struktur und Namensregeln vorschlagen. Geben Sie nur allgemeine Ordnernamen an, keine vertraulichen Inhalte.

Wir sind ein [Branche]-Betrieb in der Schweiz mit [Anzahl] Mitarbeitenden und möchten unsere Dateiablage vor der Einführung
von KI-Werkzeugen aufräumen. Bisherige oberste Ordner: [Ordner 1], [Ordner 2], [Ordner 3].
Dokumentarten: [z. B. Offerten, Pläne, Verträge, Merkblätter, Protokolle].
Erstelle: 1. einen Vorschlag für eine Ordnerstruktur mit höchstens drei Ebenen,
2. ein Namensmuster für Dateien mit fünf Beispielen, 3. Regeln für Versionen und Archivierung,
4. eine Liste, welche Bereiche für KI-Werkzeuge gesperrt bleiben sollten (vertraulich), 5. eine Checkliste für die Bereinigung in drei Phasen
(Vorbereitung, Aufräumen, Pflege). Schreibe in einfacher Sprache, mit Schweizer Rechtschreibung.

Ersetzen Sie Branche, Ordner und Dokumentarten und besprechen Sie das Ergebnis im Team, bevor Sie umbauen.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht löschen, sondern archivieren: Aufbewahrungspflichten und Beweiszwecke verlangen Sorgfalt. Entfernen Sie Dateien aus dem aktiven Bereich, aber löschen Sie nichts ohne Klärung.
• Zugriffsrechte: Die KI darf nicht mehr sehen, als die Person sehen darf. Prüfen Sie Berechtigungen, bevor ein Werkzeug auf die Ablage zugreift. Siehe Zugriffsrechte für KI.
• Datenschutz: Ablagen enthalten oft Personendaten. Klären Sie, was verarbeitet werden darf, und trennen Sie Vertrauliches.
• Aufwand nicht unterschätzen: Aufräumen dauert. Planen Sie Zeit und Verantwortliche ein, und gehen Sie bereichsweise vor.
• Gewohnheiten ändern ist schwerer als Dateien verschieben: Ohne Regeln und Schulung ist alles in einem Jahr wieder chaotisch.
• KI als Aufräumhilfe: Eine KI kann Dateinamen vorschlagen oder Dubletten markieren, aber der Mensch entscheidet. Siehe Agent zum Vorsortieren von Dokumenten.
• Scans ohne Text: Gescannte Dokumente brauchen Texterkennung, sonst kann eine KI sie nicht lesen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Schreinerei in Langnau beginnt mit dem Bereich «Verkauf». Frau Müller und der Geschäftsleiter reduzieren die Ordnerebenen, einigen sich auf das Namensmuster «JJJJ-MM-TT_Kunde_Art» und verschieben alte Offerten in ein Archiv. Rund ein Drittel der Dateien waren Dubletten oder Entwürfe.

Vorher: Suchzeiten von bis zu einer halben Stunde, widersprüchliche Fassungen. Nachher: Dokumente sind in Sekunden gefunden. Beim Test mit einem KI-Werkzeug stellt sie zehn Fragen zu Offerten, und acht werden richtig beantwortet. Zwei fehlerhafte Antworten gehen auf eine unvollständig gescannte Offerte zurück, die sie neu erfassen lässt. Die Regeln hängen als einseitiges Merkblatt im Büro, und alle drei Monate prüft sie stichprobenartig die Ablage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Ablage und Abläufe für KI vorbereitet werden sollen, kann Alpasana begleiten. Die KI-Beratung und digitale Transformation umfasst Prozessaufnahme, KI-Potenzialanalyse, Priorisierung von Vorhaben und einen Umsetzungsplan sowie das Verbessern von Geschäftsprozessen und digitale Workflows. Die Umsetzung wird dokumentiert.

Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich alles aufräumen, bevor ich mit KI beginne?

Nein. Beginnen Sie mit einem kleinen Bereich, der wichtig ist, und weiten Sie schrittweise aus. Vollständige Ordnung ist keine Voraussetzung.

Kann die KI beim Aufräumen helfen?

Ja, bei Vorschlägen für Namen, bei der Erkennung von Dubletten und bei der Zuordnung. Entscheiden und freigeben müssen Menschen.

Wie lange dauert das Aufräumen?

Das hängt von Menge und Zustand ab. Planen Sie bereichsweise und lassen Sie Verantwortliche Zeit dafür reservieren, statt es nebenbei zu erledigen.