Welche Unterlagen sollte ich für NotebookLM vorbereiten?

Das Problem

Frau Müller arbeitet bei einer Stiftung in Luzern und soll für den Stiftungsrat eine Übersicht über drei Jahre Projektberichte, Sitzungsprotokolle und Förderverträge erstellen. Sie hat gehört, dass NotebookLM, ein Google-Werkzeug, eigene Unterlagen auswerten und Fragen dazu beantworten kann. Auf ihrem Laufwerk liegen 140 Dateien: Entwürfe, Endfassungen, Scans, Kopien mit Namen wie «Bericht_final_neu2».

Wenn sie alles hochlädt, vermischt das Werkzeug überholte und gültige Fassungen, und niemand weiss, welche Aussage woher stammt. Die Qualität einer Auswertung hängt stark von den Quellen ab: Falsche, veraltete oder doppelte Unterlagen führen zu widersprüchlichen Antworten.

Mit einer kurzen Vorbereitung erhalten Sie bessere Ergebnisse, auch ohne Technikkenntnisse.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Frage und Zweck festlegen. Was möchten Sie wissen oder erstellen? «Übersicht über Projektergebnisse 2024 bis 2026» ist konkret. «Alles Wichtige» ist es nicht. Der Zweck bestimmt, welche Unterlagen in Frage kommen.

1. Unterlagen sammeln, nicht alles. Legen Sie einen Arbeitsordner an und kopieren Sie nur die passenden Dateien hinein. Weniger, dafür gezielt, ist besser als alles.

1. Dubletten und alte Fassungen entfernen. Behalten Sie jeweils die gültige Endfassung. Entwürfe und Kopien lassen Sie weg, oder benennen sie klar als «Entwurf». Siehe auch Doppelte Dokumente.

1. Lesbarkeit prüfen. Markieren Sie im Dokument einen Satz: Lässt er sich kopieren? Wenn nein, handelt es sich um einen Scan ohne Text und das Werkzeug kann ihn schlecht lesen. Texterkennung (OCR) hilft; prüfen Sie das Ergebnis.

1. Dateien verständlich benennen. Beispiel: «2025-03_Sitzungsprotokoll_Stiftungsrat.pdf». Gute Namen helfen Ihnen später, Quellen in den Antworten zuzuordnen.

1. Vertrauliches ausschliessen. Lassen Sie Dokumente mit Personendaten, Gesundheitsangaben oder Geheimhaltungspflicht weg, ausser Sie haben geklärt, dass die Verarbeitung zulässig ist. Anonymisieren Sie, wenn möglich.

1. Quellen hochladen und prüfen. Laden Sie die Dateien in ein neues Notizbuch und kontrollieren Sie, ob alle korrekt eingelesen wurden. Die Hilfeseite des Anbieters zeigt, welche Formate möglich sind.

1. Mit einer Testfrage prüfen. Stellen Sie eine Frage, deren Antwort Sie kennen, und kontrollieren Sie, ob das Werkzeug die richtige Stelle findet. Erst dann fragen Sie Neues. Siehe Antworten an Originalstellen prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine Prüfliste für Ihren Arbeitsordner vor. Verwenden Sie nur Dateinamen, nicht den Inhalt vertraulicher Dokumente.

Ich möchte [Anzahl] Dokumente in ein KI-Werkzeug zur Auswertung laden, Ziel: [Ziel, z. B. Übersicht
über Projektergebnisse 2024 bis 2026]. Hier die Dateinamen:
[Liste der Dateinamen einfügen]
Prüfe die Liste: 1. Welche Dateien sehen nach Dubletten oder Entwürfen aus?
2. Welche Namen sind unklar und sollten umbenannt werden (Vorschlag im Format JJJJ-MM_Art_Thema)?
3. Welche Dateien gehören vermutlich nicht zum Ziel? 4. Welche könnten vertrauliche Inhalte
enthalten und sollten vorher geprüft werden? Gib das Ergebnis als Tabelle aus und kennzeichne alle
Annahmen mit [prüfen]. Verwende Schweizer Rechtschreibung.

Ersetzen Sie Anzahl, Ziel und Dateiliste. Die Einschätzung beruht nur auf Namen; entscheiden müssen Sie anhand des Inhalts.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Hochgeladene Dokumente werden vom Anbieter verarbeitet. Je nach Konto (privat oder Arbeits-/Schulkonto) gelten andere Bedingungen. Lesen Sie die aktuellen Hinweise und klären Sie intern, was zulässig ist. Im Zweifel fragen Sie die Datenschutzverantwortlichen.
• Garbage in, garbage out: Fehlerhafte Quellen führen zu fehlerhaften Antworten. Das Werkzeug prüft nicht, ob Ihre Unterlagen stimmen.
• Nur lesbare Texte: Schlecht gescannte oder handschriftliche Dokumente werden oft falsch gelesen.
• Aktualität: Das Werkzeug kennt nur, was Sie hochladen. Verweist ein Dokument auf Neueres, das fehlt, bleibt die Antwort unvollständig.
• Grenzen des Umfangs: Es gibt Obergrenzen für Zahl und Grösse der Quellen. Prüfen Sie die aktuelle Hilfeseite, und teilen Sie bei Bedarf in mehrere Notizbücher auf.
• Urheberrecht: Laden Sie nur Material hoch, das Sie nutzen dürfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Stiftung in Luzern wählt aus 140 Dateien 18 aus: Jahresberichte, Sitzungsprotokolle des Stiftungsrats und die gültigen Förderverträge. Frau Müller entfernt sechs Entwürfe, benennt die Dateien einheitlich und entdeckt zwei gescannte Protokolle ohne Text, die sie neu als Textdatei bereitstellen lässt. Personendaten aus den Förderanträgen lässt sie weg.

Vorher: Ein Haufen unklarer Unterlagen. Nachher: Eine saubere Auswahl, mit der das Werkzeug die gestellte Testfrage nach dem Förderbetrag 2025 richtig beantwortet und die Quelle korrekt angibt. Die Übersicht für den Stiftungsrat entsteht in einem Nachmittag statt in drei Tagen, mit Prüfung der Zahlen anhand der Originale.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Unterlagen mit KI auszuwerten und die Ergebnisse sicher zu prüfen, findet bei absofort passende Kurse. Die Kurse für KI und IT bei konkreten Arbeitsaufgaben enthalten laut Angebot Kurse zu Bürokommunikation, Qualitätsprüfung, Einsatzregeln und betrieblichen KI-Richtlinien, mit KI-Lerncoach und Praxisaufgaben. Am Ende steht ein verifizierbarer Abschluss.

So lernen Sie, Quellen sauber vorzubereiten und Antworten kritisch zu lesen.

Häufige Fragen

Kann NotebookLM auch Webseiten und Videos auswerten?

Es unterstützt verschiedene Quellenarten, die sich im Lauf der Zeit ändern. Welche aktuell möglich sind, steht in der Hilfe des Anbieters.

Soll ich Dokumente zusammenführen?

Nicht nötig. Besser sind einzelne, klar benannte Dateien, weil Sie so jede Aussage einer Quelle zuordnen können.

Wie gehe ich mit Dokumenten in mehreren Sprachen um?

Mischen Sie sie vorsichtig. Das Werkzeug kann damit umgehen, aber Antworten und Zitate können sprachlich vermischt erscheinen. Prüfen Sie Fachbegriffe in jeder Sprache selbst.