Was ist NotebookLM und wie arbeite ich mit eigenen Quellen?

Das Problem

Auf Ihrem Laufwerk liegen Handbücher, Offerten, Protokolle, Merkblätter und ein 80-seitiger Bericht. Jemand fragt: «Steht irgendwo, bis wann die Garantie gilt?» Sie suchen mit Strg + F in fünf Dateien, und es dauert eine Viertelstunde.

Normale KI-Chatbots antworten aus ihrem allgemeinen Wissen und erfinden manchmal Details. Für Fragen zu Ihren eigenen Unterlagen ist das ungeeignet, denn Sie wollen wissen, was in diesen Unterlagen steht, nicht was die KI vermutet.

NotebookLM ist ein Werkzeug von Google, das genau dafür gebaut ist. Sie laden Ihre Quellen in ein «Notizbuch» (ein Projekt), und die KI beantwortet Fragen auf Grundlage dieser Quellen, mit Verweisen auf die Stellen, aus denen die Antwort stammt. Das macht es leichter, Aussagen zu überprüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zugang klären: Sie brauchen ein Google-Konto. Im Betrieb entscheidet die IT, ob das Werkzeug für Geschäftskonten freigeschaltet ist. Verwenden Sie für Geschäftsunterlagen kein privates Konto, siehe Gemini: privates oder Firmenkonto.
2. Unterlagen aussuchen: Wählen Sie nur Dokumente, die zum Thema gehören und die Sie hochladen dürfen. Weniger, aber passende Quellen bringen bessere Antworten.
3. Quellen vorbereiten: Lesbare PDFs oder Dokumente sind besser als Scans. Mehr dazu: NotebookLM: Quellen vorbereiten.
4. Notizbuch anlegen: Öffnen Sie NotebookLM im Browser, wählen Sie «Neues Notizbuch» und geben Sie ihm einen klaren Namen, zum Beispiel «Garantiebedingungen Lieferant X».
5. Quellen hinzufügen: Laden Sie Dateien hoch oder fügen Sie Links und Text ein. Welche Formate und Grössen möglich sind, steht in der Hilfe von Google und ändert sich.
6. Fragen stellen: Schreiben Sie Ihre Frage in das Chatfeld. Fragen Sie konkret: «Wie lange gilt die Garantie laut Vertrag? Nenne den Abschnitt.»
7. Fundstellen prüfen: Klicken Sie auf die kleinen Nummern an der Antwort. NotebookLM zeigt die Textstelle in der Quelle. Lesen Sie sie. Siehe auch NotebookLM: Antworten belegen.
8. Ergebnisse nutzen: Lassen Sie Zusammenfassungen oder Übersichten erstellen und übernehmen Sie sie erst nach der Kontrolle.

Vorlage zum Kopieren

Diese Fragen funktionieren gut, wenn Sie Ihre Quellen geladen haben:

Beantworte die folgende Frage ausschliesslich anhand meiner hochgeladenen Quellen: [Frage].
Nenne zu jeder Aussage die Quelle und die Stelle.
Wenn die Antwort nicht in den Quellen steht, schreibe «nicht in den Quellen enthalten».
Wenn Quellen sich widersprechen, nenne beide Aussagen mit Fundstelle.

Ersetzen Sie die Frage durch Ihre eigene, und fragen Sie bei Zahlen und Fristen zusätzlich nach dem Wortlaut der Textstelle.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Ihre Dokumente werden bei Google verarbeitet. Laden Sie Kundendaten, Personalunterlagen oder Verträge nur hoch, wenn Ihr Betrieb das ausdrücklich erlaubt. Informieren Sie sich in den Datenschutzhinweisen von Google, wie Ihre Quellen genutzt werden, und lassen Sie das im Zweifel von Ihrer IT prüfen.
• Fehler bleiben möglich. Auch mit Quellen kann die KI etwas falsch zusammenfassen oder eine Stelle übersehen. Lesen Sie wichtige Passagen selbst.
• Nur so gut wie die Quellen: Veraltete oder falsche Dokumente führen zu veralteten oder falschen Antworten.
• Scans und Tabellen: Schlecht lesbare Scans und komplexe Tabellen werden oft unvollständig verstanden.
• Urheberrecht: Laden Sie nur Dokumente hoch, die Sie nutzen dürfen.
• Funktionen ändern sich. Limits für Quellen, Länge und Funktionen werden von Google angepasst (Stand Oktober 2026).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeindeschreiberin in einer Gemeinde im Kanton Bern verwaltet Reglemente, Protokolle und Merkblätter. Bürgerinnen fragen oft nach Gebühren und Fristen.

Vorher: Sie blättert in mehreren Reglementen und braucht für jede Auskunft bis zu zehn Minuten.

Nachher: Sie legt ein Notizbuch mit den geltenden Reglementen an, die öffentlich sind. Auf die Frage nach der Frist für Baugesuche erhält sie die Antwort mit Fundstelle, öffnet sie, bestätigt den Wortlaut und antwortet der Bürgerin. Protokolle mit Personendaten lässt sie bewusst draussen. Pro Anfrage spart sie einige Minuten, und die Antwort ist belegt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Fragen an eigene Unterlagen im Arbeitsalltag nutzen möchte, übt das am besten an Praxisaufgaben. Die KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort decken Bürokommunikation und Google Workspace ab und üben den verantwortungsvollen Umgang mit KI-Ergebnissen, mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Kostet NotebookLM etwas?

Es gibt eine kostenlose Nutzung und erweiterte Angebote. Welche Funktionen und Grenzen gelten, steht auf der Google-Seite und ändert sich.

Kann NotebookLM Websites und Videos lesen?

Es lassen sich Webseiten und weitere Quellentypen hinzufügen. Welche genau unterstützt werden, entnehmen Sie der aktuellen Hilfe.

Erfindet NotebookLM nichts?

Es ist darauf angelegt, bei den Quellen zu bleiben, was Fehler seltener macht, aber nicht ausschliesst. Darum die Fundstellen anklicken.

Was ist der Unterschied zu ChatGPT oder Claude mit Dateien?

Alle drei können mit hochgeladenen Dateien arbeiten. NotebookLM ist auf Quellenarbeit mit Fundstellen ausgerichtet. Ein Vergleich mit Claude steht in Claude: mehrere Dateien befragen.