Wie finde ich mit KI Antworten in unseren Firmenunterlagen?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in einem Ingenieurbüro in Aarau mit 30 Mitarbeitenden. Wenn jemand fragt: «Wie ist die Regelung für Reisespesen?» oder «Wo steht, welche Norm wir für dieses Bauteil verwenden?», beginnt eine Suche: im Intranet, auf dem Laufwerk, in Mails, in Protokollen. Oft landet sie bei einer Kollegin, die es «irgendwo gelesen hat». Die Information existiert, aber sie ist schwer zu finden. Das kostet täglich Zeit, die nirgends auftaucht.

KI verspricht Abhilfe: Man stellt eine Frage in normaler Sprache, und das System findet die passenden Stellen in den Unterlagen und formuliert eine Antwort. Das ist spannend. Aber es gibt Fallen: Das System kann veraltete Dokumente zitieren, vertrauliche Unterlagen zeigen oder eine Antwort erfinden, die nur plausibel klingt.

Hier sehen Sie, wie solche Systeme arbeiten, was Sie vorbereiten müssen und wie Sie sicher starten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Grundidee verstehen. Ein KI-Suchsystem liest Ihre Dokumente, zerlegt sie in Abschnitte und macht sie durchsuchbar. Bei einer Frage sucht es die passenden Abschnitte und lässt ein Sprachmodell daraus eine Antwort formulieren. Siehe Was bedeutet RAG bei einem Chatbot?.

1. Fragen sammeln. Notieren Sie 20 bis 30 Fragen, die im Alltag oft vorkommen. Sie zeigen, welche Dokumente wichtig sind, und dienen später als Test.

1. Bereich wählen. Beginnen Sie mit einem abgegrenzten Wissensgebiet, etwa Personalreglement, Spesen und IT-Anleitungen. Nicht mit «allem».

1. Unterlagen bereinigen. Entfernen Sie veraltete Fassungen und Dubletten, und prüfen Sie, dass gescannte Dokumente lesbaren Text enthalten. Siehe Dateiablage für KI ordnen.

1. Zugriffsrechte festlegen. Das System darf einer Person nur Antworten aus Dokumenten geben, die sie auch sonst lesen dürfte. Klären Sie das, bevor Sie starten. Siehe Zugriffsrechte bei Wissensdatenbanken.

1. Lösung wählen. Möglich sind eingebaute Funktionen Ihrer Bürosoftware, spezialisierte Werkzeuge oder ein eigener Chatbot. Fragen Sie nach Quellenangaben, Datenstandort und Zugriffskontrolle.

1. Mit den Testfragen prüfen. Stellen Sie die Fragen und bewerten Sie: Richtige Antwort? Richtige Quelle? Sagt das System «weiss ich nicht», wenn nichts passt? Siehe Wenn der Chatbot etwas nicht weiss.

1. Mit einer kleinen Gruppe testen. Lassen Sie fünf bis zehn Mitarbeitende zwei Wochen damit arbeiten und Rückmeldungen geben.

1. Pflege regeln. Bestimmen Sie, wer neue und geänderte Dokumente einspielt und wer Fehlantworten meldet und korrigiert.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie Testfragen und Bewertungsraster vor. Verwenden Sie allgemeine Beispiele, keine vertraulichen Inhalte.

Wir möchten in einem [Branche]-Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Schweiz eine KI-Suche für interne Unterlagen einführen.
Wissensgebiet für den Start: [z. B. Personalreglement, Spesenregelung, IT-Anleitungen].
Erstelle: 1. 25 typische Fragen, die Mitarbeitende dazu stellen würden (einfache Fragen, Fragen mit Ausnahmen, Fragen,
deren Antwort wahrscheinlich nicht in den Unterlagen steht, und Fragen mit falscher Annahme),
2. ein Bewertungsraster (richtig, teilweise richtig, falsch, erfunden, korrekt abgelehnt) mit Hinweisen zur Prüfung der Quelle,
3. eine Liste der Fragen an den Anbieter (Datenstandort, Zugriffsrechte, Quellenangaben, Protokollierung, Löschung).
Schreibe in einfacher Sprache und Schweizer Rechtschreibung. Erfinde keine Inhalte unserer Unterlagen.

Ergänzen Sie Branche, Grösse und Wissensgebiet. Die Fragen prüfen Sie anschliessend mit einer Fachperson aus Ihrem Team.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Antworten sind möglich: Auch mit Quellen kann das System Stellen falsch zusammenfassen oder Ausnahmen übersehen. Prüfen Sie wichtige Antworten im Original. Siehe Quellentreue prüfen.
• Zugriffsrechte: Ein System, das Personal- oder Lohndaten für alle zugänglich macht, ist ein Datenschutzproblem. Rechte müssen technisch durchgesetzt werden.
• Veraltete Unterlagen: Die Antwort ist so aktuell wie die Dokumente. Legen Sie Pflege und Prüftermine fest.
• Datenschutz: Wo werden die Unterlagen verarbeitet und gespeichert? Klären Sie Anbieter, Vertrag und Standort. Bei besonders schützenswerten Daten ist eine fachliche Prüfung angezeigt.
• Verbindlichkeit: Eine Antwort des Systems ersetzt kein Reglement. Rechtsverbindlich bleibt der Originaltext.
• Vertrauen kalibrieren: Zeigen Sie Mitarbeitenden, dass das System eine Hilfe ist und Fehler machen kann.
• Kosten und Aufwand: Rechnen Sie Einrichtung, Pflege und Lizenzen ein, siehe Kosten eines Chatbots.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Ingenieurbüro in Aarau startet mit dem Wissensgebiet «Reglemente und IT-Anleitungen». Frau Müller sammelt 25 Fragen und bereinigt die Unterlagen, vor allem veraltete Spesenreglemente. Eine Gruppe von sieben Personen testet zwei Wochen lang ein KI-Suchwerkzeug mit Quellenangaben.

Vorher: Suchen und Nachfragen kosten täglich Zeit. Nachher: Die meisten Fragen werden mit Quelle beantwortet. Beim Test findet das System beim Spesenreglement zwei Fassungen und nennt die ältere. Frau Müller bereinigt die Ablage. Bei einer Frage zu Lohnbändern zeigt das System Details, die nicht für alle bestimmt sind, was zum Stopp und zur Anpassung der Rechte führt. Erst danach wird die Suche für alle geöffnet.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine interne KI-Suche einführen möchten, kann Alpasana begleiten. Die KI-Beratung und digitale Transformation umfasst Prozessaufnahme, KI-Potenzialanalyse, Priorisierung von Vorhaben und einen Umsetzungsplan sowie die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung.

Projekte werden individuell offeriert; ein Pilot mit klarem Wissensgebiet ist ein guter Anfang.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür einen eigenen Chatbot?

Nicht unbedingt. Manche Bürosoftware bietet eingebaute Suchfunktionen mit KI. Prüfen Sie zuerst, was Sie schon haben.

Wie viele Dokumente braucht es?

Für den Start genügen die wichtigsten, in gutem Zustand. Mehr Dokumente helfen nur, wenn sie aktuell und sauber sind.

Wer haftet für falsche Antworten?

Ihr Betrieb bleibt für Auskünfte an Mitarbeitende und Kundschaft verantwortlich. Legen Sie fest, dass Originaldokumente gelten, und kennzeichnen Sie die Antworten als KI-gestützt.